Organisationsændringer fra 1. august 2023

Lokal proces vedr. Borgerservice, Ydelseskontoret og Jobcenter

Lokal proces vedr. Børne- og skoleafdelingen samt PPR 

Lokal proces vedr. Byrådssekretariat

Lokal proces vedr. den samlede kommunale ungeindsat

Lokal proces vedr. Familiehuset

Lokal proces vedr. HR

Lokal proces vedr. Kultur, Fritid og Turisme

Lokal proces vedr. Sundhed og Ældre

Lokal proces vedr. Teknik, Miljø og Erhverv

Lokal proces vedr. Ejendom og Service

Baggrunden er for det første, at der er en ledig direktørstilling, som vi skal have besat til august, og vi skal have bestemt os for, hvilke områder den ledige direktørstilling rummer. Den anden anledning er, at Kulturanalysen fra 2022 og arbejdet med at omsætte den i en strategi peger på, at der er noget, vi kan gøre anderledes og bedre. Den tredje anledning er, at Tim Jeppesen som ny kommunaldirektør kan bidrage med hans syn på organisation og ledelse i Nyborg Kommune.

Direktionen lægger nu dette forslag frem i organisationen. Det gør direktionen, fordi I på arbejdspladserne skal have mulighed for at drøfte forslaget. Fører de drøftelser til et behov for at sende kommentarer eller forslag, der skal kvalificere direktionens videre beslutninger, kan I det frem til onsdag 19. april 2023.

Formål

Nyborg Kommunes organisation skal understøtte kerneopgaven og skabe de bedst mulige rammer for, at fagligt stærke medarbejdere kan løse opgaverne i samspil med kolleger og borgere. Formålet med de justeringer, Direktionen her lægger op til er, at styrke det tværgående samarbejde, at udvikle samspillet med borgerne, at give en klar rolle- og ansvarsfordeling og sikre en entydig og gennemsigtig ledelsesstruktur.

Direktionen ønsker at skabe mere helhed i opgaveløsningen. Derfor foreslår vi, at

• skabe større afdelinger, der igennem mere entydigt ledelsesansvar og større faglige miljøer giver bedre mulighed for koordination og fokus. Større afdelinger skaber vi ved at sammenlægge nogle af de eksisterende afdelinger; Børn lægges sammen med Skole og Kultur til en ny afdeling for Dagtilbud og Skole, Jobcenter lægges sammen med Borgerservice til en ny afdeling for Borgerservice og Arbejdsmarked.
• der etableres nye faglige enheder. Det sker fx ved at etablere en ny afdeling på Kultur, Fritids og turismeområdet, etablere en ny Ungeenhed og etablere et nyt samarbejde på familieområdet.

Vi ønsker en tydelig, koordineret og retningsgivende understøttelse af organisationen. Derfor foreslår vi, at

• Sekretariatet får en større og tydeligere rolle ift. at udvikle en række af de interne servicefunktioner som kommunikation, juridisk bistand og politisk betjening.
• samle medarbejdere, der i dag arbejder med kommunikation og presse, i Sekretariatet. Decentrale kommunikationsmedarbejdere forbliver i afdelingerne.
• etablere en ny afdeling, som skal samle en række af funktionerne inden for ejendomsadministration.

Forslag er beskrevet nedenfor. 

Forslag til ændringer med udgangspunkt i helhed i opgaveløsningen

• Større enheder
  Vi skaber større afdelinger, der giver bedre muligheder for at arbejde i helheder og koordinere løsninger og indsatser. De giver også et mere entydigt ledelsesansvar. Som konsekvens reducerer vi antallet af afdelinger fra 10 til 9. Vi er opmærksomme på, at det ikke er alt, der kan løses ved hjælp af større enheder. Der er fortsat områder, hvor der er behov for tværfagligt samarbejde og øget koordinering. Der er flere eksempler på gode eksisterende samarbejder, der bidrager til fælles løsning af kerneopgaven. Det skal vi naturligvis fortsætte med.

• Ny afdeling for Kultur, Fritid og Turisme
  Vi etablerer en ny afdeling, Kultur, Fritid og Turisme, som samler Kultur og Fritid, Musikskole, Bibliotek, Bastionen, Visit Nyborg, Events, Marinaen og frivilligindsatserne. Udgangspunktet er, at der flere steder i organisationen i dag bliver arbejdet rigtigt godt med Kultur og Fritidsområdet bredt forstået. Vi ser, at der er nogle rigtig gode muligheder for at koordinere indsatserne bedre, så de i højere grad understøtter og styrker hinanden. Vi får, med den nye afdeling, mulighed for at tænke mere strategisk og sammenhængende. Kultur, Fritid og Turisme kommer til at indeholde en lang række spændende tilbud og aktiviteter for byens borgere, men det er også en afdeling, der giver vigtige bidrag til vores ambition om at skabe byliv, events og turisme som en del af det at udvikle Nyborgs brand og attraktionsværdi.

• Sammenhængende indsats til børn og familier
  Vi ønsker at gøre det lettere for de børn og forældre, der har brug for vores støtte, at vide, hvor de skal gå hen for at få den rette hjælp og indsats. I dag er vores indsats på dette område fordelt på tre afdelinger under tre chefer, og der er derfor ikke en fælles indgang.
  
  Vi ønsker derfor at samle de medarbejdere, der dels arbejder med de forebyggende indsatser på Børn og Familieområdet, dels arbejder med foranstaltninger bevilget af Børn og Familie, samt dem der arbejder på myndighedsområdet. De bliver alle organiseret i samme afdeling under den samme chef. Det giver mulighed for at samtænke de forskellige børnesyn, de forskellige metoder og udvikle fælles metoder. Ledelsesmæssigt giver det bedre muligheder for den strategiske udvikling og den fælles retning. Og det gør navigeringen på området bedre, både for vores fagprofessionelle og ikke mindst forældre og børn.
  
  
• Samling af dagtilbud og skole. Dagtilbud og skole er i dag fordelt på to chefer og to afdelinger. Indsatserne er funderet i Dagtilbuds- og Skolepolitikken ’Sammen om livsduelige børn og unge’ med opmærksomhed på vigtigheden i, at der er sammenhæng i barnets og familiens liv. Fra barnets første møde med dagpleje eller daginstitution til det sidste farvel til folkeskolen.
  
  En samlet organisering af dagtilbudsområdet og skoleområdet vil styrke helhed og sammenhæng i indsatserne, så alle overgange fra dagtilbud til skole, ved skoleskift, ved behov for særlige indsatser, ved ophør af skolegang mv. kan ses i et samlet forløb. En samlet organisering vurderer vi kan styrke det ledelsesmæssige ansvar og ledelsesmæssige styring i forbindelse med overgangen fra dagtilbud til skole – men også i forhold til det nuværende kendskab til børn med særlige udfordringer.
  
  En sammenlægning erstatter ikke det forpligtende samarbejde, der er i dag. Dette er fortsat en forudsætning for at lykkes med den fælles opgaveløsning på tværs af daginstitutioner og skoler.
  
  
• Bedre støtte til unge
  Vores ungeindsats er i dag delt mellem forskellige afdelinger og ledere. Den nuværende organisering er primært skabt ud fra lovgivning og adskilte opgaver, som lovgivningssøjlerne foreskriver. Det betyder, at vi har svært ved at skabe den sammenhængende og koordinerede indsats, der skal til for at hjælpe vores unge i uddannelse eller i arbejde.
  
  Vi etablerer derfor en sammenhængende, koordineret ungeindsats på tværs af uddannelses-, beskæftigelses- og socialområdet. Her samler vi vores fagspecialister, som så kan arbejde med fælles mål og udvikle en samlet plan for den unge. Med det initiativ vil vi forenkle og styrke indsatsen overfor de unge, der ikke tager den direkte vej efter folkeskolen. Vi etablerer en sammenhængende kontaktperson for den unge, så der kun skal være et kontaktpunkt til kommunen, så både de unge og forældrene har en oplevelse af en samlet indsats på tværs af forskellige kommunale indsatser.
  
  
• Sammenlægning af Jobcenter og Borgerservice
  Regeringen har varslet ændringer af de kommunale jobcentre. Det er endnu ikke klart, hvad ændringerne bliver, men meget tyder på at opgaven vedrørende de jobparate borgere skal løses et andet sted end i kommunerne. Det skal vi tage i betragtning.
  
  Samtidigt har vi mange borgere, der har kontakt til både Jobcentret og Ydelseskontoret i Borgerservice. For den enkelte borger opleves det som mange kontaktpunkter, der nogle gange opleves som kompleks og måske uoverskuelig. Flere kontaktpunkter skaber en del intern sagsbehandling, kommunikation og koordination.
  
  Vi vil gerne minimere denne kompleksitet og ønsker derfor at sammenlægge Jobcentret og Borgerservice. Det giver os mulighed for at etablere en samlet indgang for borgere, der eksempelvis har behov for forsørgelsesydelse og samtidigt har brug for råd og vejledning til at komme i beskæftigelse.
  
  
• Ændringer på sundhedsområdet
  Sundhedsplejen flyttes fra Børn til Social og Familie med placering tæt på børneområdet – børn og familie. Sundhedsplejen har naturlig placering i børn og familie i forhold til én indgang for borgerne samt de mange snitflader, der er til hele normal- og specialområdet for børn. Politisk flyttes det fra Sundhed- og Forebyggelsesudvalget til Social- og Handicapudvalget.
  
  Tandplejen flyttes fra børneområdet til Sundhed og Ældre som led i at styrke de forebyggende og sundhedsfremmende indsatser på tværs af hele organisation.
  
  
• Ældreområdet – myndighedsfunktion og hjælpemidler
  Administrativt er der i dag oprettet en fælles myndighedsafdeling i Socialafdelingen på tværs af socialområdet og ældreområdet i forhold til bevillinger og visitation.
  
  Myndighed og visitation vedrørende ældreområdet flyttes fra Socialafdeling til Sundhed og Ældre for at skabe større sammenhæng mellem myndighedsopgaver, visitation, økonomi, aktivitet, opfølgning og budgetansvar.
  
  Hjælpemidler flyttes politisk fra Ældreudvalget til Social- og Handicapudvalget, så der er sammenhæng mellem politisk udvalg, direktørområde og ansvarlig chef. Administrativt forbliver opgaven i forhold til hjælpemidler samlet under myndighedsfunktionen i Socialafdelingen.

Forslag til ændringer med udgangspunkt i stabsfunktionerne

• Styrkelse af Sekretariatet
  Der arbejdes med indsatser for et mere fokuseret og professionelt sekretariat, der får tydeligt ansvar for at udvikle kvaliteten i vores interne service, helhed i opgaveløsningen og for at understøtte, at vi har en tydelig strategisk retning i organisationen.
  
  Kommunikation og presse samles i Sekretariatet for at sikre én fælles retning i hele organisationen med udgangspunkt i vores fælles kerneopgave. Det ønskes, at vi som kommune altid kommunikerer med én fælles stemme og bevæger os i en fælles retning. Ansvaret for afvikling af digitale borgermøder forankres i Sekretariatet.
  
  Der arbejdes med øget professionel betjening af det politiske niveau. Nuværende organisering, hvor dagsordensproduktion sker decentralt i tæt samarbejde med chef og sagsbehandlere fastholdes, men der sikres optimering af området ved større tværgående samarbejde.
  
  Det samme gør sig gældende ift. den juridiske bistand i organisationen. Også her fastholdes de juridiske medarbejdere decentralt, men Sekretariatet får en styrket opgave i at koordinere og udvikle den juridiske bistand.
  
  
• Professionalisering af kommunens ejendomsdrift
  Vedligehold og ansvar for Nyborg Kommunes bygningsmasse er i dag placeret på flere hænder. Det har medført en forskel i tilgangen til bygningsdrift, hvilket ikke er optimalt i forhold til økonomi og udnyttelse af kommunens bygninger. Vi ønsker, at medarbejderne har mulighed for at fokusere på deres kerneopgave, hvilket for manges vedkommende ikke handler om bygningsvedligeholdelse. Derfor samler vi ansvar og ressourcer i en enhed, som dermed kan prioritere opgaven med at få de bedst mulige faciliteter for kommunens medarbejdere.
  
  Facility Management er et håndværk, som efterhånden mange kommuner har indført, og det er med afsæt i denne metode, at den nye enhed skal arbejde. Erfaringer viser, at metoden ikke indføres på kort tid, men Nyborg Kommune er allerede langt i tankegangen. Enheden vil kunne indeholde funktioner som anlæg, indvendig og udvendig drift af bygninger, teknisk service, rengøring m.m.

Ikke kun organisation, også ledelse

Når vi i Direktionen taler om at gøre afdelinger større, samle flere ting under samme hat og koordinere, kan det godt lyde som en centralisering. Det er ikke hensigten. En ting er, hvordan vi organiserer os, en anden er, hvordan vi arbejder i organisationen.

I den nye organisation ønsker vi at dele meget mere. Vi vil dele viden, dele ud af vores faglighed og dele ledelse. Når vi deler ledelse betyder det, at ledere i Nyborg ikke skal samle, begrænse og være flaskehalse. Vi vil dele ledelse med flere, så vi sikrer, at der er styrke og kompetence i den daglige opgaveløsning ved decentrale ledere og medarbejdere, så de kan træffe de nødvendige beslutninger. Det lyder godt i de flestes ører; men det er ikke ‘bare lige’. Det kræver, at vores ledere er gode til at give slip og dele ud, og det kræver, at alle i organisationen læner sig ind over bordet og rækker ud efter opgaverne, kollegerne, ansvaret og borgerne. Det handler meget om kultur, tillid og tryghed; det er her guldet ligger begravet.

Det videre forløb, jeres input tages i betragtning

Forslag til organisationsændringer er sendt ud til information og drøftelse på arbejdspladserne. 

Lederne på alle arbejdspladser indkalder til drøftelser af Direktionens forslag til organisationsændringer på et ekstraordinært MED-møde.

I finder mere information om MED-processen, og muligheden for at give bemærkninger til Direktionens forslag her på siden.

Her kan du også læse de bemærkninger, vi har modtaget fra jeres afdelinger.

Direktionen træffer med udgangen af april 2023 den endelige beslutning om organisationsændringer. Herefter vil I modtage information om de næste faser i processen.

Meget skal falde på plads hurtigt; og noget skal have tid

Når Direktionen træffer sin endelige beslutning om organisationsændringer ved udgangen af april, er mål og retning klar i forhold til ledelsesreferencer.

Herefter kommer der en åben og involverende proces, hvor afdelingscheferne frem mod 1. august 2023 arbejder sammen med arbejdspladserne om, hvordan målet for organisationsændringer nås. Her indgår også afklaring af fysisk placering i lokaler mv.

En stor del af organisationsændringerne forventes at være klar til 1. august 2023, men der vil også være ændringer, som kræver en længere tidsmæssig proces, og derfor først træder i kraft senere.

Når Direktionen melder den endelige beslutning om organisationsændringer ud, vil der også blive informeret om de tidsmæssige processer.

Direktionen påtænker at gennemføre en organisationsændring i Nyborg Kommune, og i processen har du, som medarbejder mulighed for komme med input og bemærkninger.

Din leder står til rådighed

I en organisationsændring kan der opstå usikkerhed og spørgsmål. Du har derfor modtaget skriftligt materiale, som du kan orientere dig i. Derudover står din leder naturligvis til rådighed til at besvare spørgsmål.

Der afholdes ekstraordinært MED-møde

Der afholdes et ekstraordinært MED-møde eller personalemøde med MED-status i alle afdelinger snarest muligt og senest 19. april 2023, som er jeres deadline for at indsende input til organisationsændringen.

Formålet med mødet er, at give alle medarbejdere mulighed for at drøfte den varslede organisationsændring, og hvilke konsekvenser ændringen kan få på arbejdspladsens arbejdsforhold, personaleforhold, samarbejdsforhold og arbejdsmiljøforhold.

Input til organisationsændringen

Alle lokale MED-udvalg har mulighed for at indgive deres bemærkninger til organisationsændringen. Bemærkningerne videreformidles som udgangspunkt via jeres leder.

Koordinationsgrupperne har mulighed for at mødes inden 19. april 2023 ved behov, grupperne har også mulighed for at indgive deres bemærkninger.

Hvis du, eller en given gruppe medarbejdere, har behov for at indgive bemærkninger uden om det lokale MED-udvalgsmøde, har I ligeledes mulighed for at indsende jeres bemærkninger.

Alle tilbagemeldinger og bemærkninger kan skrives i nedenstående skema eller i fritekst. Jeres input skal sendes i Word-format vedhæftet en mail til personalekonsulent Anne Persson: tilbagemeldinger@nyborg.dk senest 19. april 2023.

Alle input vil løbende blive offentliggjort for hele organisationen på Nyborg Kommunes intranet for at sikre mest mulig gennemsigtighed i processen. Du skal derfor sikre, at jeres input er i et læsbart format.

Input modtaget efter 19. april 2023 vil ikke blive taget i betragtning. Hvis I ikke har input, skal I naturligvis ikke sende noget.

Jeres input tages i betragtning

Ved ekstraordinært Hovedudvalgsmøde 24. april 2023 drøftes indkomne tilbagemeldinger fra de lokale MED-udvalg. 

Efterfølgende behandler Direktionen jeres input inden endelig beslutning om organisationsændring 26. april 2023.

Relevante input behandles desuden af de respektive chefer i det videre forløb med organisationsændringerne.  

Det videre forløb

Efter endelig beslutning om organisationsændringen vil I løbende modtage relevant information om de næste faser i processen frem til organisationsændringen er fuldt indfaset.

Direktionen påtænker at gennemføre en organisationsændring i Nyborg Kommune, og i processen har du, som personaleleder, ansvar for at der sker den nødvendige MED-inddragelse af dine medarbejdere. Det betyder, at du skal bidrage til at  sikre løbende, åben og klar kommunikation så processen bliver god og ordentlig for alle involverede.

I dette dokument gennemgås dit ansvar i den kommende proces.

For at klæde dig bedst muligt på til processen, vil du få grundig orientering af din chef inden for de næste dage. Derudover står cheferne til rådighed for at understøtte dig og svare på dine spørgsmål undervejs.

Du skal stå til rådighed

Når medarbejdere berøres af en organisationsændring, kan der opstå usikkerhed og spørgsmål. Du er derfor ansvarlig for grundigt at sætte dig ind i det fremsendte materiale om organisationsændringen, så du i videst muligt omfang kan besvare spørgsmål, og medvirke til at bevare ro i afdelingen og fortsat fokus på kerneopgaven.

Du skal indkalde til ekstraordinært MED-møde

Som formand for jeres lokale MED-udvalg eller personalemøde med MED-status er du ansvarlig for at indkalde til et ekstraordinært MED-møde snarest muligt og senest 19. april 2023, som er jeres deadline for at indsende input til organisationsændringen.

Det er et krav, at I afholder MED-mødet uanset om jeres afdeling umiddelbart er berørt af den kommende organisationsændring eller ej.

Inden MED-mødet skal du sikre dig, at alle dine medarbejdere har fået mulighed for at sætte sig ind i materialet omkring organisationsændringen (sendt til alle brugere 27. marts 2023). Hvis du har medarbejdere, der ikke er på kommunens mail-system, er du ansvarlig for at viderebringe materialet til dem på anden vis.

Formål med MED-mødet

Formålet med mødet er, at give alle medarbejdere mulighed for at drøfte den varslede organisationsændring, og hvilke konsekvenser ændringen kan få på arbejdspladsens arbejdsforhold, personaleforhold, samarbejdsforhold og arbejdsmiljøforhold.

Input til organisationsændringen

Du er ansvarlig for at videreformidle dit MED-udvalgs input til den kommende organisationsændring. Dette betyder, at du skal samle medarbejdernes input, du kan vælge at bruge i skemaet herunder.

Tilbagemeldinger skal sendes pr. mail til personalekonsulent Anne Persson: tilbagemeldinger@nyborg.dk senest 19. april 2023. Alle input vil løbende blive offentliggjort for hele organisationen på Nyborg Kommunes intranet for at sikre mest mulig gennemsigtighed i processen. Du skal derfor sikre, at jeres tilbagemeldinger er i et læsbart format, og at det sendes som vedhæftet Word-dokument.

Input modtaget efter 19. april 2023 vil ikke blive taget i betragtning. Hvis dine medarbejdere efter jeres MED-møde ikke har input, skal du naturligvis ikke sende noget.

Sideløbende med de lokale MED-møder, har koordinationsgrupperne mulighed for at mødes med henblik på at indsende deres input. En given medarbejdergruppe kan på samme vis sende deres bemærkninger uden om det lokale MED-møde.

Jeres input tages i betragtning

Ved ekstraordinært Hovedudvalgsmøde 24. april 2023 drøftes indkomne tilbagemeldinger fra de lokale MED-udvalg. 

Efterfølgende behandler Direktionen jeres input inden endelig beslutning om organisationsændring 26. april 2023.

Relevante input behandles desuden af de respektive chefer i det videre forløb med organisationsændringerne.  

Det videre forløb

Efter endelig beslutning om organisationsændringen vil I løbende modtage relevant information om de næste faser i processen frem til organisationsændringen er fuldt indfaset.

Ved spørgsmål til MED-processen er du velkommen til at kontakte personalekonsulent Anne Persson pr. mail aper@nyborg.dk eller pr. telefon 6333 7773.

Kære alle

Jeg har tidligere er informeret om, arbejdes der på flere lokalerokader både på og omkring Rådhuset, men også i forhold til placering af decentrale funktioner og afdelinger.

Rokadeplanen har til formål at optimere arealanvendelsen i kommunens ejendomme og samtidig skabe bedre rammer for indsatsen omkring familier, afdelingerne Center for Fællesskabende Pædagogik (CFP), beskæftigelse, Den Kommunale Ungeindsats, Dagplejen og tilhørende sekretariatsfunktioner. Vi ønsker, at der skabes overskuelige indgange for borgerne ved at styrke både tilgængelighed og sammenhæng i indsatsen.

Herudover har planen også til opgave at løse den presserende opgave med at skabe fysisk plads til Familieindgangen, der er finansieret med 4 mio. kr. fra Staten under forudsætning af, at der i 2025 etableres en fysisk enhed.

Byrådet har nu truffet beslutning i sagen og vi er klar til at realisere den.

Overblik over planlagte kommende ændringer:

Faglige gevinster:

• Ved at Borgerservice og Strategisk Udvikling og Erhverv inkl. Sekretariat for Kultur, Fritid og Turisme bytter lokale styrkes GDPR-håndtering i Borgerservice og pladsbehovet i Udviklingsenheden imødekommes. Samtidig skabes der ca. 10 ekstra pladser til evt. fremtidigt behov. Borgerservice får bedre rammer til borgerkontakt og GDPR, mens Strategisk Udvikling og Erhverv inkl. Sekretariat Kultur, Fritid og Turisme opnår øget synergi.
• Ejendomscenter samles ved ’Landmanden’ i Stendamsgade. Personalet samles på én lokation og samtidig frigiver det plads i Teknik og Miljø, Nørrevoldgade 9, der i dag har pladsmangel til nye ansatte, mødelokaler og samtalezoner.
• Et centralt element i rokaden er, at borgerrettede funktioner omkring familier samles i Jobcenterets nuværende lokaler på Ringvej 3B. Den fysiske nærhed styrker det tværfaglige samarbejde og muliggør helhedsorienterede indsatser, hvilket øger både kvalitet og effektivitet.
• Jobcentret samles på Ringvej 3A, hvilket muliggør en gruppebaseret tilgang i overensstemmelse med kravene i beskæftigelsesreformen. Lokalerne tilpasses med undervisningsfaciliteter, der imødekommer behovet for fleksible og samarbejdsbaserede arbejdsgange. Samlingen af beskæftigelse, socialområdet og familie-indsatsen styrker mulighederne for tidlig, tværfaglig indsats - særligt over for familier i sårbare positioner.
• Afdelingerne Center for Fællesskabende Pædagogik (CFP), beskæftigelse, Den Kommunale Ungeindsats og tilhørende sekretariatsfunktioner samles på Ringvej 3A og B for at skabe en fælles og mere overskuelig indgang for borgerne, hvilket styrker både tilgængelighed og sammenhæng i indsatsen.
• Det nye lokalefællesskab, der foreløbigt kaldes "Familiernes Hus", kommer til at rumme CFP Center for Fællesskabende Pædagogik, Familieindgangen, Familiehuset, Familien Først, Sundhedsplejen, børneterapeuter, jordmoderkonsultationen og Børn og Skoles administration. Der etableres faste arbejdspladser til ca. halvdelen af medarbejderne, mens resten bliver fleksible pladser, da mange arbejder ude af huset det meste af tiden. Det forventes, at samlingen fører til markante synergieffekter og styrket sammenhæng i arbejdet med familierne. Samtidig er den tætte placering af beskæftigelsesområdet en væsentlig fordel, da beskæftigelse er en vigtig beskyttelsesfaktor for børn, unge og voksne.

Ejendomsmæssige og økonomiske gevinster

• Flytningen af Familiehuset til Ringvej 3B frigør bygningen på Dyrehavevej 43, som herefter kan sælges og dermed bidrage til finansieringen.
• Flytningen af sundhedsplejen, børneterapeuter og jordmoderkonsultationen til Ringvej 3B frigør plads i dagplejehuset på Provst Hjortsvej, hvilket giver mulighed for, at Dagplejens administration kan flytte dertil. Dette frigør plads til Hjemmeplejen i Ullerslev, hvilket styrker både dagpleje og ældrepleje.
• Ringvej 3A og 3B er ejet af kommunen og rummer i dag ca. 130 ansatte. Med den nye indretning kan op mod 230 medarbejdere samles, hvilket svarer til en arealoptimering på 45 % - fra 33 til 18 m² pr. ansat (inkl. fællesarealer). Bygningen er velegnet til administration med borgerkontakt, og der er planlagt nødvendigt vedligehold i 2025 (udskiftning af tag og lofter). Derfor giver det god mening at bruge ejendommen så effektivt som muligt. Behovet og muligheden for udvidelse af parkeringspladser ved ejendommen er vi opmærksomme på.

Tidsplan

Rokadeplanen gennemføres med udgangspunkt i en midlertidig flytning af medarbejdere til Rådhuset, Elverhøj og skoler.

Jobcentret flyttes til Ringvej 3A efter færdiggørelsen af indretningen, hvorefter Ringvej 3B klargøres til Familiernes Hus.

Øvrige flytninger sker løbende og den samlede rokade forventes afsluttet i oktober 2025.

Økonomi

Byrådet har 24. juni 2025 besluttet, at udgiften til lokalerokaden, der udgør 3,6 mio. kr., finansieres af salgsindtægter fra huset på Dyrehavevej 43 og merindtægt ved salget af Avlsgården.

Opmærksomhedspunkter:

Vigtige opmærksomhedspunkter, der vil indgå i rokadeplanen:

1. Fysiske rammer: Behov for arbejdsro, funktionelle mødefaciliteter og plads til specialudstyr.
2. Principper for nyindretning af administrative arbejdspladser (vedhæftet her).
3. Fortrolighed: Samtaler skal kunne foregå diskret og respektfuldt.
4. Borgerperspektiv: Miljøet skal være trygt og imødekommende - især for sårbare familier.
5. Trivsel: Fokus på sociale relationer og mulighed for både samarbejde og ro.

Mvh

Tim

Kære alle

I min sidste hilsen til jer 1.6.2023, lovede jeg, at vi ville udarbejde et samlet overblik over flyttekabalen og lægge her på intranettet.

Vi kan høre, at I naturligt er optaget af processen, og at nogle efterlyser information og status for opgaven. Flytterokaden hænger sammen som en kæde og er forbundet med de tiltag og mindre justeringer, der skal ske på de enkelte lokationerne.

Der arbejdes intenst med opgaven, og i vedlagte bilag fremgår status på implementeringen af denne rokade, herunder hvordan lokalerne er fordelt, og hvordan flytningerne indbyrdes er afhængige af hinanden.

Se bilaget her

Hvis der er noget, som ikke fremgår, eller I har spørgsmål hertil, skal I være velkommen til at kontakte jeres chef.

Det korte overblik ser således ud:

Kultur, Fritid og Turisme

Samles i lokalerne hvor Visit Nyborg er i dag. Dette forventes at ske hurtigt og inden for de næste par uger.

Børn og Skole

Der er lagt en fælles plan for udnyttelse af Ringvej, hvor afdelingerne Børn og Skole, Social og Familie og Arbejdsmarked og Borgerservice placeres. 

PPR flyttes til Ringvej i tilknytning til Børn og Skole.

Der er netop lagt gulvtæppe i det lokale, hvor medarbejdere fra nuværende børneafdelingen skal placeres.

Der er p.t. nogle mindre lokalemæssige ændringer, der skal tilpasses, inden den fysiske lokalerokade kan finde sted. 

Arbejdsmarked og Borgerservice

Ungeindsatsen samles midlertidig på Ringvej og vil ske i etaper. Den nærmere plan er under udarbejdelse.

Ydelseskontor flyttes til Ringvej. Den nærmere plan er under udarbejdelse.

Der er p.t. nogle mindre lokalemæssige ændringer, der skal være styr på, inden den fysiske lokalerokade kan finde sted.

Borgerservice forbliver i nuværende lokaler på rådhuset. Der ændres ikke på indretningen af rummet, da det er for omfattende med evt. etablering af et mødelokale, som der tidligere har været foreslået.

Social og Familie

Nuværende Socialafdeling forbliver på Ringvej, men indgår i den samlede lokalerokade på Ringvej.

Der pågår p.t. en række analyser, bl.a. af fremtidig organisering af Familiehuset. Beslutningen heraf vil have indflydelse på lokalefordelingen, og det er derfor ikke muligt at sige mere om fysisk placering p.t.

Sundhed og Ældre

Sundhedsfremme og Forebyggelse forventes at flytte til PPR’s nuværende lokaler på Skaboeshusevej. Lokalerne besigtiges af personalet i uge 24, hvorefter der lægges en plan for flytningen.

Visitationen, der flyttes fra Socialafdelingen, placeres i Arkaden, hvor der bliver frigivet plads som følge af, at ’Sundhedsfremme og Forebyggelse’ flytter.

Der er endnu ikke lavet et plan for fordeling af arbejdspladser i Arkaden. De nærmere detaljer og tidsplan for flytningen afklares de kommende uger. 

Økonomi og Digitalisering

Udbud og Indkøb samt Digitalisering og I-sikkerhed flyttes fra lejemålet i Nørregade til 1. sal på rådhuset, hvor Ydelseskontoret er placeret p.t. De 2 enheder flyttes, når Ydelseskontoret er flyttet til Ringvej.

Teknik, Miljø og Erhverv

Det er ønsket, at hele den nye afdeling kan samles i ejendommen i Nørrevoldgade. Erhverv og Vækst flyttes fra lejemålet i Nørregade til Nørrevoldgade.

Der afklares p.t. flere muligheder, og endelig plan er derfor ikke på plads.

Venlig hilsen 
Tim Jeppesen, kommunaldirektør

Etablering af den nye organisation

I alle afdelinger bliver der lige nu arbejdet med at etablere den nye organisation. Det er afdelingschefen, der har det overordnede ansvar i de enkelte afdelinger, men i alle afdelinger er det en opgave vi skal løse i fællesskab og dialog. Hver uge drøfter vi på chefmøde, hvordan det går i afdelingerne og hjælper hinanden der hvor vi kan.

For hver afdeling har vi udarbejdet en beskrivelse af tidsplaner, processer og aftaler og dem har vi lagt ud på intranettet, så alle kan følge med i, hvad der sker i egen og andres afdelinger. Beskrivelserne opdateret løbende.

Overordnet er der ved at være lavet aftaler om processen de fleste steder. Nogen er selvfølgelig længere end andre, nogle steder er vi på plads inden sommerferien, andre steder bliver det til 1. august, men der er også steder, hvor det først bliver lidt senere. Men alt dette kan I se i de beskrivelser, der er lagt ud på intranettet.

Lokaler

Den sidste brik vi har manglet at få på plads i lokale-puslespillet, var samlingen af Teknik, Miljø og Erhverv i den røde bygning i Nørrevoldgade. I stedet for at dele afdelingen og flytte nogen til Landmanden eller den tidligere politistation forsøger vi nu at få plads til alle i huset i Nørrevoldgade. Det vil klart være det bedste, men det skal ikke ske på bekostning af ordentlige arbejdsforhold. Men vi prøver altså lige nu at finde løsninger, så vi ikke skal bruge Landmanden og den tidligere politistation.

Der udarbejdes et samlet overblik med tidsplan for flytning og den indbyrdes rækkefølge. Når den er klar lægges den på intranettet, så alle kan se, hvornår man ’står for tur’. Der vil ske flytninger både før og efter sommerferien.

Økonomisk opbremsning

Som I ved skal vi alle tage en opgave på os ift. at bremse op i vores forbrug i år. Byrådet har nu vedtaget en handleplan, som betyder at vi skal tænke os godt om inden vi forbruger og evt. udskyde eller reducere udgifterne i år. Det betyder at vi skal holde vakante stillinger ledige i 6 måneder (undtagen skoler, dagtilbud og ældre). Der kan være særlige grunde til at en stilling ikke skal holdes ledig i 6 måneder men i stedet besættes nu. I disse tilfælde er det den enkelte chef, der kan dispensere. Hvis en chef dispenserer, skal vedkommende informere hele chefgruppen, så alle i chefgruppen ved hvorfor og kan forklare det, hvis der skulle være spørgsmål til det.

Beslutningen om at forsøge at udskyde eller reducere udgifterne skal vi også forsøge at efterleve ved interne arrangementer. Derfor har vi valgt at aflyse Aktivitetsdagen og vi har i chefgruppen valgt at reducere vores chefseminar i august. Her ændrer vi arrangementet, så det i stedet for to dage med overnatning bliver en enkelt dag. På den måde kan vi halvere udgifterne. Men vi er en ny chefgruppe og vi får en ny direktør, så derfor vil vi gerne fastholde et arrangement. I efteråret er der også planlagt seminarer for Hovedudvalget og den store ledergruppe. Begge arrangementer gennemføres, men med nyt og billigere program og andre og billigere lokaliteter.

Vi skal finde en god balance i at fastholde at vi gerne vil skabe en god arbejdsplads, hvor vi VIL hinanden og samtidigt være ansvarlige ift. vores økonomi. Den balance er jeg helt tryg ved at I lokalt er gode til at finde.

Ny direktør og chef

Vi er i proces med ansættelse af en ny direktør til områderne ’Børn og Skole, Arbejdsmarked og Borgerservice samt Social og Familie’ og en ny chef til ’Kultur, Fritid og Turisme’. Det ser rigtigt fint ud og vi forventer, at ny direktør og chef kan tiltræde 1.8.2023.

Kære alle

Som I ved sker der i forbindelse med organisationsændringerne en ændret fordeling af ansvarsområderne i chefgruppen. Ændringen betyder, at der er 2 chefstillinger som falder bort:

Stillingen som børnechef nedlægges. Derfor fratræder børnechef Torben Birk Rosbach nu i gensidig forståelse med Nyborg Kommune. Det skal understreges, at Nyborg Kommune har været glade for samarbejdet med Torben. Kommunen takker Torben for en stor og væsentlig ledelsesmæssig indsats på dagtilbudsområdet og for hans bidrag til det tværgående samarbejde.

Stillingen som borgerservicechef nedlægges. Betina Østergreen varetager stillingen indtil 1. august 2023, hvor hun fratræder i gensidig forståelse. Også i forhold til Betina skal det understreges, at Nyborg Kommune er glade for samarbejdet. Kommunen takker Betina for en stor og væsentlig ledelsesmæssig indsats på fagområdet og for hendes bidrag til det tværgående samarbejde.

Til sidst vil jeg også orientere om, at Lone Mørup har valgt at fratræde sin stilling som pressechef. Stillingen vil blive slået op til efteråret med besættelse 1. januar 2024.

Med venlig hilsen

Tim Jeppesen, kommunaldirektør

Kære alle

Direktionen har på baggrund af 70 henvendelser med bemærkninger fra ansatte og arbejdspladser, samt drøftelser i chefgruppen besluttet at ændre vores organisation fra 1. august 2023.

Jeg vil personligt gerne takke for de mange bemærkninger, og de mange, der har inviteret mig til dialog for at fortælle mig om synspunkter på direktionens forslag og organisationen i det hele taget. Alt er blevet set, hørt og forstået.

Med direktør Torben Kelm Danielsens opsigelse i sidste uge kom der lige en ting mere vi skulle tage stilling til.

Direktionen har efter grundige overvejelser besluttet at reducere direktionen til 3 direktører. Det fremgår også af vedhæftede orientering om organisationsændringer fra 1. august 2023.  

Da Torben Kelm Danielsen indtil udgangen af maj måned 2023 primært arbejder med overdragelse af opgaver, vil Anders Sørensen fra i dag og indtil udgangen af juli 2023 varetage direktøransvaret for Teknik- og Miljøafdelingen sammen med hans øvrige direktørområder. Jeg varetager direktøransvaret for Socialafdelingen og Jobcenter indtil den nye direktør tiltræder, forventeligt 1. august.

Direktører og direktørområder er formelt et politisk anliggende, og derfor er ændringerne i direktørernes ansvarsområder med forbehold for politisk beslutning 15. maj 2023.

I denne mail vedhæfter jeg det samlede notat fra direktionen om organisationsændringerne. Dette notat kan i finde på Intra sammen med notater om:

Overordnet ændring i organisationen

Detaljeret beskrivelse af de nye afdelinger

Lokalekabalen

Spørgsmål og svar på de indkomne bemærkninger fra organisationen

I de næste måneder skal vi sammen konkretisere de nye afdelinger og det nye samarbejde. Det bliver spændende; vi håber på en spændende og inddragende proces, og opfordrer alle til at involvere sig.

Med venlig hilsen

Tim Jeppesen, kommunaldirektør

Kære alle

Som tidligere nævnt træffer direktionen i morgen 26. april 2023 beslutning om ændringer i vores organisation. Direktionen træffer beslutning på grundlag af

1. De høringssvar der er indkommet i perioden frem til 19. april 2023.
2. En drøftelse af høringssvarene med chefgruppen torsdag i sidste uge.
3. Hovedudvalgsmøde afholdt i går, mandag.

Jeg vil gerne kvittere for de mange konstruktive og grundige høringssvar, der er kommet. Der er både positive bemærkninger til direktionens forslag, samt kritiske og bekymrede kommentarer. Begge dele er velkomne.

Når direktionen har truffet beslutning, vil vi selvfølgelig gerne melde ud så hurtigt som muligt. Det er dog ikke alene en direktionsbeslutning om ny organisation vi gerne vil melde ud:

1. Vi vil gerne lave et samlet skriv om organisationsændringerne og den inddragelsesproces, der kommer frem mod 1. august 2023, hvor den nye organisation træder i kraft.
2. Vi vil gerne respondere på alle indsendte bemærkninger.
3. Vi vil gerne sige noget om lokale-kabalen, altså hvor bliver de enkelte afdelinger placeret.

Vi arbejder nu på højtryk, men skal bruge et par dage efter direktionsmødet i morgen. Derfor forventer vi at kunne melde ud i organisationen tirsdag 2. maj 2023 om de tre ovenstående punkter.

Mvh Tim

Kære alle

Lige om lidt udløber fristen for indsendelse af kommentarer til Direktionens forslag til organisationsændringer pr. 1. august 2023.

Der kommer løbende høringssvar ind, tak for det. Det er en lidt stram tidsplan, men mit indtryk er, at alle ledere har nået at få indkaldt til møder og har drøftet forslaget. Alle høringssvar kan læses på vores intranet.

Nogle af de tilbagemeldinger jeg har fået går på, at forslaget til organisationsændringer er relativt overordnet. Nogle af jer savner konkret bud på, hvordan de enkelte afdelinger bliver organiseret, og kommer til at arbejde. Derfor er der nogen, der oplever, at det er svært at give et høringssvar.

Jeg synes det er rigtigt, at Direktionens forslag ER et overordnet forslag til, hvordan vi får mere helhed i opgaveløsningen gennem vores organisering. Vi har fra direktionens side ikke udarbejdet en meget detaljeret beskrivelse af indhold og proces i de enkelte afdelinger, fordi vi ønsker at decentrale ledere og medarbejdere skal involveres i opgaven med at aftale struktur, organisering og arbejdsforhold.  Det betyder så, at ikke alt er velbelyst i direktionens forslag; men det er næsten nødt til at være sådan, hvis der skal være plads til, at I decentralt har en reel indflydelse. Så når Direktionen d. 26.4. beslutter de overordnede linjer, kan vi begynde det konkrete arbejde i de enkelte afdelinger.

Det er derfor vigtigt for mig at understrege, at der lige om lidt kommer en åben og involverende proces, hvor afdelingscheferne arbejder sammen med jer om, hvordan målet for organisationsændringer nås. Cheferne involverer jer også i opgaver som fx fysisk placering i lokaler.

En stor del af organisationsændringerne forventes at være klar til 1. august 2023. Men der vil nok også være ændringer, som kræver en længere tidsmæssig proces, og derfor først træder i kraft senere. Det skal vi nok være mere præcise på, når vi melder beslutningerne ud.

Mvh Tim