Vores forsikringer

Kommunen har tegnet flere typer af ansvarsforsikringer

• Ansvarsforsikring for kommunale risici (Erhvervs- og Produktansvarsforsikring) herunder også ansvar ift. lov om aktiv beskæftigelsesindsats (LAB)
• Professionel ansvarsforsikring for kommuner
• Ansvarsforsikring for plejeanbragte børn
• Privatansvar/løsøre – Juulskov Huset

Alle skader som Nyborg Kommune forvolder mod 3. person eller dennes ejendele skal oprettes som ansvarsskade via X-net og vurderes af Nyborg Kommunes Forsikringskontor.

Eksempel

Hvis du som ansat i Nyborg Kommune kommer til at ødelægge noget i en borgers hjem, skal skaden oprettes i X-net uanset skadens omfang.  
De skader Forsikringskontoret anerkender, hvor beløbet er under 1000 kr. afholdes inden for afdelingens eget budget. 
De skader Forsikringskontoret anerkender, hvor beløbet er 1000 kr. eller over betales af forsikringspuljen. 

Det er vigtigt at holde sig for øje, at afdelingerne aldrig må vurdere en ansvarsskade selv, herunder at udbetale erstatning til skadelidte uden Forsikringskontorets accept og vurdering af sagen. Dette er en opstramning af hidtil procedure, men vi vurderer, at det er nødvendigt for at alle borgere behandles ensartet, og at der ikke udbetales erstatninger, som vi ikke har hjemmel til ifølge Erstatningsansvarsloven (EAL). Forsikringskontoret vil altid kræve dokumentation i form af kvitteringer og bede om alder på det ødelagte. Dette skal altid forelægge inden udbetaling af eventuel erstatning.  

Har en ansat, i jeres afdeling, lavet skade på en andens ting (3 mands), skal I anmelde skaden via X-net.

Efterfølgende vil sagen blive behandlet – enten af kommunens eget forsikringskontor, eller videresendt til kommunens forsikringsselskab Gjensidige.

Afdelingen modtager et brev fra Forsikringskontoret/forsikringsselskabet med afgørelsen og det videre forløb.

Bemærk

Ansvarsskader under 1.000 kr. skal afholdes inden for afdelingens/institutionens eget budget.

Ansvarsforsikringen dækker de økonomiske omkostninger, som vi kan blive pålagt, som erstatningspligtige for skader forvoldt på 3. person eller dennes ejendele. En ansvarsforsikring dækker dermed ikke skader, der forvoldes på egen person eller egne ting. Når man i forsikringssammenhæng taler om ansvar, handler det altid om det juridiske ansvar og ikke om det moralske ansvar.

Kommunen kan blive erstatningsansvarlig, hvis vi på grund af uagtsomhed, gennem forsømmelse eller med vilje, forvolder skade på 3. person eller dennes ejendele. Hvornår kommunen er erstatningsansvarlig, kan i nogle tilfælde fastslås ud fra lovgivningen, mens det i de fleste tilfælde vil være almindelig retspraksis, der afgør, om der er et erstatningsansvar. For at kunne blive erstatningsansvarlig gælder det dog altid, at der skal være tale om en skade eller begivenhed, hvor der kan fastsættes en økonomisk kompensation.

I forbindelse med afgørelse af erstatningsansvar tages der udgangspunkt i skyldsspørgsmålet. For at blive erstatningsansvarlig skal man have den beviselige skyld for en hændelse. Skylden får man, hvis man beviseligt har handlet anderledes, end den ’gode borger’ eller ’gode kommune’ ville have gjort. ’Den gode kommune’ laver ikke fejl, handler ikke uagtsomt, forsømmer ikke og handler ikke forsætligt for at skade andre. Har man handlet som ’den gode borger’ eller den ’gode kommune’, er der tale om et hændeligt uheld. Et hændeligt uheld udløser derfor ikke et erstatningsansvar.

Din leders ansvar og opgaver i forbindelse med erstatningssager

Ansvarsforsikring i forbindelse med kommunale aktiverings- og opkvalificeringstilbud – LAB kapitel 11, 13 og 14.

Vi har i Nyborg Kommune tegnet en ansvarsforsikring, der dækker det erstatningsansvar, som de plejeanbragte børn pådrager sig for skade, der er tilføjet tredjemands person eller ting i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregel (culpa), med de undtagelser, der er nævnt i de gældende betingelser.

Kontakt ansvarlig for ansvarsforsikringer, Annika R. Lassen tlf. 6333 7711, e-mail: arl@nyborg.dk 

Vi er klar over, at det nogle steder giver lidt udfordringer, og at det ikke altid er muligt at sidde sammen ved en pc og udfylde skadesanmeldelser. Derfor har vi udarbejdet et samtaleskema, der stemmer overens med de felter, der skal udfyldes på X-net. Samtaleskemaet kan anvendes af leder, medarbejder og arbejdsmiljørepræsentant.

Åbn samtaleskemaet her

Når anmeldelsen skal videre til Forsikringskontoret, SKAL den dog udfyldes og indsendes DIGITALT ved at leder, arbejdsmiljørepræsentant eller lign. logger ind på X-net. Dette samtaleskema er derfor udelukkende ment som et internt ”arbejdsdokument” i afdelingen/institutionen/enheden, og skal IKKE indsendes til Forsikringskontoret. Er der brug for hjælp kan Forsikringskontoret selvfølgelig altid kontaktes.

På InsuBiz X-net skal du vælge:

• Arbejdsskader EASY

Hvis der er tale om en krænkende handling skal I vælge 'JA' på første side hvor I bliver spurgt om der er tale om en krænkelsesregistrering. 

Vi har i Nyborg Kommune taget beslutning om, at vi anmelder alle arbejdsulykker i det elektroniske anmeldelsessystem EASY som ejes af AES og Arbejdstilsynet. 

Dette betyder, at vi anmelder flere arbejdsulykker end hvad loven foreskriver. Man har som arbejdsgiver "kun" pligt til at anmelde arbejdsulykker i EASY, hvis skadelidte har haft fravær eller hvis der er udsigt til udgifter efter loven. Da vi ikke altid har mulighed for at vurdere om der kommer fravær eller udgifter til behandling efterfølgende, har vi truffet denne beslutning. 

Proceduren skal sikre:

• en ensartet anmeldepraksis på alle kommunens arbejdspladser
• en reel og ordentlig behandling af de medarbejdere, der kommer til skade
• en mulighed for at lære af de ulykker og "nær-ved" ulykker, der finder sted på arbejdspladserne (videndeling på tværs af organisationen).

Hvad er en arbejdsskade?

Arbejdsskader omfatter pr. definition:

• Arbejdsulykker
  En personskade forårsaget af en hændelse eller en påvirkning, der sker pludseligt eller inden for 5 dage. Fx. at falde, være udsat for fysisk eller psykisk vold, få ødelagt briller, stik-skader og lign.
• Erhvervssygdomme
  En sygdom, som skyldes arbejdet eller de forhold, som arbejdet er foregået under. Der er medicinsk/lægelig dokumentation for sammenhængen mellem påvirkningen og sygdommen. Fx stress, slid efter gentagende ensartede løft og lign.

Hvem anmelder arbejdsskaden?

• Arbejdsulykker
  Arbejdsgiver/leder har pligt til at anmelde de arbejdsulykker, der sker på deres ansatte.
• Erhvervssygdomme
  Skadelidtes praktiserende læge skal anmelde til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring

Anmeldelse til Arbejdstilsynet

Arbejdsgiveren skal snarest og senest 14 dage efter første fraværsdag anmelde arbejdsulykker og forgiftningstilfælde, der er sket ved arbejde for arbejdsgiveren, såfremt ulykken eller forgiftningen har medført arbejdsudygtighed i 1 dag eller mere udover tilskadekomstdagen.

Arbejdsgiveren skal desuden anmelde arbejdsulykker i form af arbejdsrelateret fysisk vold, trusler og anden krænkende adfærd uden for arbejdstid, såfremt ulykken er relateret til arbejde for en arbejdsgiver, og den har medført arbejdsudygtighed i 1 dag eller mere udover tilskadekomstdagen. Anmeldelse skal ske senest 14 dage efter første fraværsdag.

Da det er Forsikringskontoret, der foretager anmeldelser til Arbejdstilsynet er det vigtigt at ledere får anmeldt ulykken hurtigt i InsuBiz X-net, så vi kan overholde fristerne. 

Hvis der indtræffer alvorlige ulykkestilfælde og forgiftninger, skal det stedlige arbejdstilsyn dog straks underrettes. Den nærmeste leder/chef er ansvarlig for straks at underrette Arbejdstilsynet i disse situationer.

Hvad er en arbejdsskade?

Arbejdsskader omfatter pr. definition:

• Arbejdsulykker
  En personskade forårsaget af en hændelse eller en påvirkning, der sker pludseligt eller inden for 5 dage. Fx. at falde, være udsat for fysisk eller psykisk vold, få ødelagt briller, stik-skader og lign.
• Erhvervssygdomme
  En sygdom, som skyldes arbejdet eller de forhold, som arbejdet er foregået under. Der er medicinsk/lægelig dokumentation for sammenhængen mellem påvirkningen og sygdommen. Fx stress, slid efter gentagende ensartede løft og lign.

Hvem anmelder arbejdsskaden?

• Arbejdsulykker
  Arbejdsgiver/leder har pligt til at anmelde de arbejdsulykker, der sker på deres ansatte.
• Erhvervssygdomme
  Skadelidtes praktiserende læge skal anmelde til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring

Anmeldelse til Arbejdstilsynet

Arbejdsgiveren skal snarest og senest 14 dage efter første fraværsdag anmelde arbejdsulykker og forgiftningstilfælde, der er sket ved arbejde for arbejdsgiveren, såfremt ulykken eller forgiftningen har medført arbejdsudygtighed i 1 dag eller mere udover tilskadekomstdagen.

Arbejdsgiveren skal desuden anmelde arbejdsulykker i form af arbejdsrelateret fysisk vold, trusler og anden krænkende adfærd uden for arbejdstid, såfremt ulykken er relateret til arbejde for en arbejdsgiver, og den har medført arbejdsudygtighed i 1 dag eller mere udover tilskadekomstdagen. Anmeldelse skal ske senest 14 dage efter første fraværsdag.

Da det er Forsikringskontoret, der foretager anmeldelser til Arbejdstilsynet er det vigtigt at ledere får anmeldt ulykken hurtigt i InsuBiz X-net, så vi kan overholde fristerne. 

Hvis der indtræffer alvorlige ulykkestilfælde og forgiftninger, skal det stedlige arbejdstilsyn dog straks underrettes. Den nærmeste leder/chef er ansvarlig for straks at underrette Arbejdstilsynet i disse situationer.

Når ulykken er anmeldt til nærmeste leder, og lederen har anmeldt ulykken til Forsikringskontoret, vil skadelidte modtage et brev fra Forsikringskontoret med oplysninger om rettigheder og sagens videre behandling samt kopi af anmeldelsen. Ikke alle ulykker anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES). Forsikringskontoret vurderer i hver enkelt sag, om ulykken skal anmeldes til, AES jf. nedenstående lovgivning.

Hvis Forsikringskontoret vurderer, at ulykken skal sendes til AES videresendes sagen til Howden (kommunens forsikringsmægler), der administrerer den del af kommunens arbejdsskadesager. Howden vil herefter tage stilling til, om ulykken skal anmeldes til AES. Howden vil orientere skadelidte om, hvad der sker i sagen, og de indhenter efter behov yderligere oplysninger.

Hvis Forsikringskontoret vurderer, at ulykken ikke skal sendes til AES, sendes sagen ikke ud af huset. Den forbliver registeret i InsuBiz. Det er meget vigtigt i disse tilfælde, at både skadelidte og leder er opmærksomme på, om skadelidte længere tid efter skadedatoen får fravær eller stadig har smerter/mén efter ulykken. Hvis dette er tilfældet kontaktes Forsikringskontoret igen med henblik på at få ulykken anmeldt til Howden og evt. AES.

Hvis der er behov for behandling, er det vigtigt at kontakte Forsikringskontoret før behandlingen påbegyndes. Her opfordres skadelidte også altid til at kontakte egen læge for at sikre korrekt behandling. Forsikringskontoret har brug for at vide, hvilke og hvor mange behandlinger, behandleren forventer skadelidte har brug for.

Det er vigtigt, at skadelidte undersøger med Forsikringskontoret om udgifterne til behandlingen kan dækkes inden de starter op. Dette beder vi om for at undgå at skadelidte pludselig står med udgifter som forventes dækket, men der ikke er dækning for efter Arbejdsskadesikringsloven.

Når Forsikringskontoret har godkendt behandlingen og antallet heraf, kan skadelidte få betalt følgende:

• Helbredende behandling hos bl.a. læge, fysioterapeut og kiropraktor. Dog er det en betingelse, at sygesikringen giver tilskud til behandlingen. (yder nr.)
• Transport til og fra disse behandlinger (offentlige transportmidler eller egen bil).
• Helbredende og smertestillende medicin og hjælpemidler.

Skadelidte skal selv dokumentere sine udgifter med regning, billet og/eller oplysning om antal kørte kilometer i egen bil.

Vær opmærksom på, at der kun betales udgifter til behandling, der har en egentlig helbredende og ikke kun lindrende virkning. Vi foretager en konkret vurdering i det enkelte tilfælde.

Bemærk at arbejdsskadeforsikringen ikke dækker svie og smerte, tabt arbejdsfortjeneste eller skade på ting, fx tøj.

Hvis skadelidte modtager tilskud fra Sygeforsikring danmark, skal dette tilskud modregnes i Nyborg Kommunes betaling af behandlinger mv. Skadelidte skal derfor kontakte Forsikringskontoret, hvis han/hun modtager tilskud til behandlinger fra Sygeforsikring danmark.

Husk at kontakten altid skal gå gennem Forsikringskontoret, da Nyborg Kommune er selvforsikret.

Opfølgning er vigtig!

Det fremgår af arbejdsskadesikringsloven, at kommuner kan være selvforsikret ift. Arbejdsulykker. Det betyder, at vi ikke skal tegne arbejdsskadeforsikring hos et forsikringsselskab. Vi har derfor samme pligter som et forsikringsselskab, som bl.a. er at beskytte personfølsomme oplysninger i sagen om tilskadekomne mod uvedkommende (eksempelvis arbejdsgiverne).

Da Nyborg Kommune er selvforsikret, vil ulykken være rettidigt anmeldt i henhold til "Lov om arbejdsskadesikring", når den er anmeldt til nærmeste leder. Hvis Forsikringskontoret har valgt ikke at videresende sagen til Howden, vil skadelidte efterfølgende kunne anmode kommunen om at anmelde ulykken. Der gælder en forældelsesfrist på 30 år for anmeldelse af ulykken til AES. Både leder og skadelidte skal derfor som ovenfor nævnt være opmærksomme på, om ulykken på et senere tidspunkt skal anmeldes til AES.

Pr. 1. januar 2025 træder der en ny voldsskadeforsikring i kraft. Forsikringen giver ansatte, der er ansat til at varetage bestemte undervisnings- og omsorgsopgaver, lettere adgang til erstatning, hvis de bliver udsat for vold af de borgere, de drager omsorg for.

Forsikringen dækker erstatningsposterne:

• Tabt arbejdsfortjeneste – Dækker forskellen mellem fuld løn og eventuel nedsat løn
• Svie og smerte – Udgør 230 kr./dag (maks. 88.500 kr. pr. skadesag)
• Erstatning for tab af erhvervsevne – Dækker forskellen mellem arbejdsskadesikringsloven og erstatningsansvarsloven

Kriterier og dækning for forsikringspligten

Arbejdsgiver skal opfylde to kriterier for at være forsikringspligtige.

1. Afdelingen skal være registreret under bestemte branchegrupper i CVR-registret
2. De ansatte skal udføre lovbestemte undervisnings- og omsorgsopgaver

Hvordan opnår man erstatning

For at opnå erstatning, skal voldsskaden foreløbig anerkendes som en arbejdsulykke. Det er Forsikringskontoret, der laver den foreløbige vurdering.
Desuden kræves det, at den tilskadekomne er fraværende grundet hændelsen og har modtaget lægelig behandling (f.eks. lægekonsultation, kiropraktik behandling m.m.).

Forsikringen gælder hvis arbejdsgiveren opfylder de to kriterier for forsikringspligt og har sikret sine ansatte efter voldsskadeforsikringsordningen, vil forsikringen dække personer, som er ansat ved P-enheden til at udføre arbejde på arbejdspladsen, uanset om arbejdet er lønnet eller ulønnet, varigt, midlertidigt eller forbigående. Det gælder således både for fastansatte, vikarer, frivillige og personale, der er ansat til at varetage andre opgaver end de primære arbejdsfunktioner på arbejdspladsen. Forsikringen gælder ikke for pårørende og ikke for kollegaer, der har overværet episoden, eller vold udøvet af pårørende eller kollegaer i mellem. Det afgørende for, om en skade er omfattet af ordningen, vil således være, om der er tale om en uagtsom eller forsætlig handling, der efter dansk rets almindelige regler vil medføre, at skadevolder bliver erstatningsansvarlig. Dvs. der skal have været til hensigt at udøve vold. I loven er der også fastlagt, at fastholdelsessituationer er dækket. 
Forsikringskontoret foretager en konkret vurdering fra sag til sag.

Arbejdsgivers orienteringspligt

Arbejdsgiver har pligt til at orientere ansatte om erstatningsmuligheden.
Tilskadekomne kan fremsætte sin anmodning efter § 5. stk. stk. 2 direkte til Forsikringskontoret eller til tilskadekomnes arbejdsgiver, som skal videregive anmodning til Forsikringskontoret uden unødigt ophold. Tilskadekomnes anmodning til arbejdsgiver har samme retsvirkning for til skadekomne som en anmodning direkte til forsikringsselskabet. Det er tilskadekomne, der skal rejse kravet.
 
Branchekoder der er omfattet af forsikringsdækningen

• 879910 Drift af døgninstitutioner for børn og unge
• 873010 Drift af døgninstitutioner for personer med fysisk handicap
• 872010 Drift af døgninstitutioner for personer med psykiske handicap
• 852020 Undervisning på specialskoler for børn med funktionsnedsættelser
• 871010 Drift af plejehjem
• 881020 Dagcentre m.v.
• 889990 Andre sociale foranstaltninger uden institutionsophold
• 879990 Drift af andre former for institutionsophold
• 881030 Revalideringsinstitutioner
• 86100 Hospitalsdrift
• 873020 Drift af beskyttede boliger o. lign.
• 881030 Revalideringsinstitutioner
• Byrådet har pr. 17.12.2024 besluttet at udvide forsikringsdækningen til også at gælde for Juulskov Huset (879010)

Krænkende handlinger kan medføre en arbejdsskade enten i form af en arbejdsulykke eller en erhvervssygdom.

En enkeltstående krænkende handling, der har medført fysisk eller psykisk personskade, er en arbejdsulykke. Arbejdsgiveren skal anmelde den som en arbejdsulykke, hvor man tilvælger krænkelse.

Der er tale om krænkende handlinger, når en eller flere personer groft eller flere gange udsætter en eller flere andre personer for mobning, seksuel chikane eller anden nedværdigende adfærd i arbejdet. Adfærden skal opfattes som nedværdigende af den eller de udsatte. Det er personens oplevelse af de krænkende handlinger, der er central.

Krænkende handlinger er en samlet betegnelse for mobning, seksuel chikane og andre måder, som krænkelser kan forekomme på i arbejdet.

Der kan både være tale om aktive handlinger og om at undlade at handle. Krænkende handlinger i relation til arbejdet kan fx omfatte:

• Sårende bemærkninger
• Angreb mod eller kritik af ansattes privatliv
• At blive råbt ad eller latterliggjort
• Fysiske overgreb eller trusler herom
• Krænkende telefonsamtaler
• Krænkende skriftlige meddelelser, SMS, billeder og videoer, herunder på sociale medier
• Ubehagelige drillerier
• Nedvurdering, fx på grund af alder, køn, kønsidentitet, seksuel orientering, etnicitet eller religiøs overbevisning

Bemærk, at listen ikke er udtømmende.

Hvorvidt de krænkende handlinger indebærer en risiko for ansattes sikkerhed eller sundhed afhænger af omfanget af de krænkende handlinger, herunder af den tidsmæssige udstrækning. Desuden afhænger det af karakteren af de krænkende handlinger, herunder af den sammenhæng, som de indgår i.

Hvis de krænkende handlinger ikke har en særlig grov karakter, skal de have stået på over en vis tid og med en vis hyppighed for at udgøre en risiko. Hvis de ikke har en tidsmæssig udstrækning og hyppighed, skal de for at udgøre en risiko have en særlig grov karakter.

Forsikringskontoret kan ikke vurdere, hvornår en medarbejder føler sig krænket og derfor opfordrer vi til at anmelde de krænkelser, hvor medarbejderen føler sig påvirket af hændelsen.

Skaden anmeldes som en almindelig arbejdsskade, men Christina skal orienteres om at skaden er sket ifm. udlånet til lægevagten

Er en borger kommet til skade under tilbud om vejledning og opkvalificering eller virksomhedspraktik, skal I anmelde ulykken via X-net. 

I skal udfylde enten blanketten vedrørende LAB kapitel 11-13 eller LAB kapitel 14. Den skal vedhæftes som bilag på anmeldelsen X-net.

Blanket LAB kap. 11-13

Blanket LAB kap. 14

Nyborg Kommune har forsikringspligten, uanset hvad, ved borgere udsendt efter kapitel 11 og 13.

Borgere udsendt efter kapitel 14 er dækket af Nyborg Kommunes arbejdsskadeforsikring. Det er en betingelse for erstatning, at skaden ikke er dækket af en anden forsikring. Dvs. har virksomheden tegnet en arbejdsskadeforsikring, så skal den bruges. Da det ikke er lovpligtigt for enkeltmandsvirksomheder at tegne en arbejdsskadeforsikring, så dækker Nyborg Kommunes arbejdsskadeforsikring ved borgere udsendt efter kapitel 14, hvis enkeltmandsvirksomheden ikke har tegnet en sådan forsikring.

Borgere udsendt efter kapitel 12 skal dækkes af virksomhedens lovpligtige arbejdsskadeforsikring, da det er lovpligtigt at tegne en arbejdsskadeforsikring på sine ansatte og en borger i løntilskud er ikke ansat af Nyborg Kommune. Det gælder også enkeltmandsvirksomheder. 

Bekendtgørelse af lov om arbejdsskadesikring

Du kan se loven om arbejdsskadesikring her

En elev, der er sendt i praktisk erhvervsorientering m.v., iværksat af skolen eller af den kommunale ungeindsats i samarbejde med skolen, og som kommer til skade i forbindelse med arbejdet eller under arbejdets forhold, vil som udgangspunkt være omfattet af Arbejdsskadesikringsloven.

Anmelderpligten

Jf. BEK nr 990 af 27/09/2019

"§ 18. Den institution, der har iværksat den praktiske erhvervsorientering m.v., anmelder skaden digitalt til Børne- og Undervisningsministeriet, jf. vejledningen herom på ministeriets hjemmeside uvm.dk under statens selvforsikring. Ved anmeldelsen skal institutionen anvende ministeriets elektroniske anmeldelsessystem insubiz.

Stk. 2. Anmeldelsen skal være indgivet senest 6 måneder efter, at skaden er indtruffet."

Nyborg kommunes byråd besluttede i 2018, at forsikre frivilligt arbejde på lige fod med de ansatte i kommunen.  

Når man taler om arbejdsskadeforsikring i forbindelse med frivilligt arbejde i kommunalt regi, skelnes der mellem frivilligt arbejde og frivillig indsats.

Ved frivilligt arbejde forstås, at der består et tjeneste-antagelsesforhold mellem arbejdstageren og arbejdsgiveren. Endvidere har arbejdet nytteværdi for arbejdsgiveren. Der vil typisk være en form for vagtplan for arbejdet således, at hvis den frivillige melder afbud, indkaldes en anden frivillig. Ligeledes vil der ofte være tale om, at hvis den frivillige ikke udførte opgaven, skulle den i stedet udføres af kommunens medarbejdere. Eksempler på frivilligt arbejde er fx eventfrivillige, frivillige på Bastionen, der har faste vagter i baren under arrangementer, eller frivillige på aktivcentrene, der har faste skemalagte aktiviteter.

Frivillig indsatsopgaver er opgaver, der udføres, uden at de er på arbejde i lovens forstand. Der er ingen instruktionsbeføjelse, og indsatsen har ikke en egentlig nytteværdi. Der er ikke en vagtplan, og hvis den frivillige melder afbud, bliver aktiviteten aflyst. Der er således tale om en form for ekstra indsats, som normalt ville blive udført af kommunen. Eksempler på frivillig indsats er fx besøgsvenner og frivillige, som arrangerer aktiviteter og er med til at skabe stemning på plejecentrene eller ledsager de ældre på gåture. Det kan også være frivillige på Bastionen, der på egen hånd vælger at udføre et stykke arbejde, hvor de ikke instrueres.  

Det er udelukkende Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES), der kan vurdere:

• Om der er tale om frivilligt arbejde eller frivillig indsats
• Om Nyborg Kommune har sikringspligten i en konkret situation

AES træffer kun afgørelser i konkrete sager. Det betyder, at Forsikringskontoret ikke kan afgøre om en tænkt skade vil være dækket på forhånd.

Vi anbefaler derfor altid, at frivillige selv har en privat ulykkesforsikring, da vi på forhånd ikke kan garantere, om en eventuel ulykke i forbindelse med det frivillige arbejde vil være dækket af arbejdsskadeforsikringen.

For at en ulykke kan dækkes, skal den kunne anerkendes som en arbejdsulykke af AES. Vurderingen sker efter arbejdsskadesikringsloven, som også gælder for ansatte i Nyborg Kommune.

Ansatte kan få sygdom med COVID-19 anerkendt som arbejdsskade. Derfor skal sygdomstilfælde med COVID-19 anmeldes via X-net når begge nedenstående punkter er opfyldt:

Der er mange af os, der arbejder hjemmefra. 

Kontakt venligst Christina Fuglsig vedr. arbejdsulykke, vold og trusler, tlf. 6333 7706, e-mail: chfu@nyborg.dk 

Kommunen har en bygnings- og løsøreforsikring, der dækker de fleste skader på kommunens bygninger i forbindelse med fx brand, indbrud, storm mv.

Når der er sket en skade på en bygning eller løsøre er det vigtigt, at I følger nedenstående vejledning.

VIGTIGT: Ved personfare skal personer altid bringes i sikkerhed først, og der tages de fornødne forholdsregler. Hvor der ikke er personfare følges nedenstående procedure.

1. Stands og begræns skaden.
   Luk for vand, varme, gas og/eller el alt afhængig af skadens type og omfang. 
   
   Kontakt evt. håndværker, der kan hjælpe med at standse skaden.
   
   Sikring af inventar og afhjælpning af skadens omfang og det beskadigede således, at skaden ikke breder sig, eks. optørring af vand ved vandskade.
   
   
2. Kontakt evt. BELFOR Skadeservice
   BELFOR kan hjælpe med skademinimering, affugtning ved vandskader og sikring af inventar. 
   Døgnvagt tlf. 7026 9329, e-mail: mail@ssg.dk
   
   Du kan læse mere om BELFOR i afsnittet 'Gode råd og regler'.
   
   
3. Kontakt Forsikringskontoret
   Det er vigtigt, at Forsikringskontoret bliver orienteret om skaden og omfanget for at kunne vurdere, om der skal rekvireres en taksator.
   
   
4. Fotodokumentation
   Tag billeder af skadeområdet, beskadigede ting og årsagen til skaden.
   
   
5. Kontakt evt. Teknik- og Miljøafdelingen for assistance vedrørende udbedring af beskadigede bygningsdele og installationer.
   
   
6. Anmeld skaden via X-net
   Forsikringskontoret sørger herefter for at vurdere og behandle skadesanmeldelsen.

OBS: Ved skader på lejede bygninger skal ovenstående punkt 1 og 4 følges, herefter skal udlejer/bygningsejer kontaktes. Skader på bygningsdele skal håndteres og betales af udlejer/bygningsejer.

HUSK ikke at udbedre skaden før, I har fået en godkendelse af Forsikringskontoret eller vores forsikringsselskab Gjensidige. 

Skader på løsøre skal i første omgang håndteres og betales af lederen af de enkelte afdelinger. Herefter sendes en samlet oversigt over skadens udgifter til Forsikringskontoret til refusion, hvis skaden anerkendes som dækningsberettiget.

Dokumentation for årsag til skaden

For at Forsikringskontoret kan behandle skadesanmeldelsen, er det vigtigt at have dokumentation for årsagen til skaden. Det kunne typisk være billede dokumentation og en vurdering fra håndværker eller teknisk afdeling.

Bygning eller løsøre?

I nogle tilfælde kan det være svært at definere, hvad der er bygning, og hvad der er løsøre. Dette er især vigtigt at få afklaret, når der er tale om skader på lejede bygninger.

Der findes en fordelingsvejledning til at kunne adskille bygning og løsøre. I kan læse Fordelingsvejledningen her på intranettet. 

Anmeldelse af bygningsskade

For at anmelde en bygningsskade til Forsikringskontoret skal I kende:

• årsagen til skaden
• omfanget af skaden
• estimeret beløb for udbedring af skaden. I kan hente hjælp hos Teknik- og Miljøafdelingen og håndværkere.

Anmeldelse af skade på løsøre

For at anmelde en skade på løsøre til Forsikringskontoret skal I vide:

• årsagen til skaden
• hvad der er blevet ødelagt
• hvor mange ting er ødelagt
• hvor meget har tingene kostet (indkøbspris og gerne kvitteringer)
• hvor gamle er tingene. I kan hente hjælp til estimering af beløb hos de afdelinger i kommunen, der har med løsøret at gøre.
• skade på IT-udstyr, kabler, internetforbindelser osv. – kontakt IT-afdelingen
• skade på IP-telefoner og inventar – kontakt Intern Service
• skade på diverse ting kontakt evt. leverandør

Behandling af anmeldelse af bygning- og løsøreskader

Regninger for udført arbejde i forbindelse med udbedring af skaden skal i første omgang betales af afdelingen selv. Når hele skaden er opgjort, sendes kopi af de betalte fakturaer og en endelig opgørelse til forsikring@nyborg.dk 

Herefter vil det samlede beløb for skaden blive omkonteret, til den konto I ønsker og sagen afsluttes, hvis skaden anerkendes som dækningsberettiget.

Nyborg Kommune har tegnet forsikring hos Gjensidige og her gælder en selvrisiko på kr. 50.000 (Niveau 2023 - indekseres årligt). 

Det betyder, at hvis de samlede skadeudgifter overstiger kr. 50.000, bliver sagen sendt videre til Gjensidige. De vil herefter evt. sende en taksator ud til stedet, vurdere skaden og orientere om det videre forløb.

Hvis skaden ikke overstiger kr. 50.000, vil Forsikringskontoret vurdere om skaden er dækningsberettiget. I vil modtage et brev om skaden er anerkendt eller ej og en beskrivelse af det videre forløb.

Hvis skaden ikke er dækningsberettiget skal skadeudgifterne dækkes af afdelingens eget budget.

Varighed og udbetaling af skadesomkostninger

En skade kan tage lang tid at udbedre, og det er derfor vigtigt, at al materiale og kommunikation, der omhandler skaden går igennem Forsikringskontoret. Dvs. tilbud, korrespondance om skadeårsager osv. skal sendes til forsikring@nyborg.dk 

Dette vil alt sammen blive journaliseret på skadenummeret, som I modtager, når I anmelder skaden på X-net.

Når hele skaden er opgjort og udbedret, og I har modtaget samtlige fakturaer, skal I:

• lave en samlet opgørelse inkl. moms over alle udgifter med angivelse af hvilket kontonummer, I ønsker beløbet overført til
• sende samtlige fakturaer i én samlet PDF. Dette sendes til forsikring@nyborg.dk. Husk at henvise til skadenummeret, da dette gør det meget nemmere for Forsikringskontoret.

Bygningsskader i forbindelse med indbrud og hærværk

Får I skader på bygningen i forbindelse med indbrud eller hærværk, skal skaden anmeldes som en bygning- og løsøreskade som beskrevet ovenfor.

• anmeld til politiet, inden I rører ved noget
• anmeld skaden til Forsikringskontoret via X-net
• følg proceduren med anmeldelse af bygningsskader

Indbrudstyveri – tyveri af løsøre

Nyborg Kommune er selvforsikret på løsøreindbrudstyveri. Dvs. hvis I får stjålet noget fra aflåste bygninger, skal dette meldes til Forsikringskontoret via. X-net.

Herefter vurderes skaden og I vil modtage brev om afgørelse. Hvis skaden anerkendes, bliver det stjålne erstattet fra en central forsikringspulje.

Hvis skaden ikke anerkendes, dækker afdelingen selv udgifterne.

For at anmelde tyveri på løsøre til Forsikringskontoret, skal I vide:

• hvad der er blevet stjålet
• hvor mange ting der er stjålet
• hvor meget de har kostet
• hvor gamle er tingene

Hovedregel: Forsikringen dækker ikke ved simpelt tyveri. ”Tyveri uden for bygning eller fra ulåst bygning eller lokale”. Der findes undtagelser bl.a. låste cykler (med godkendt lås). 

HUSK at anmelde tyveri til politiet.

Ansat ødelægger inventar eller bygning

Dette skal ikke anmeldes til Forsikringskontoret. Hvis man som ansat ødelægger bygninger eller inventar, der tilhører Nyborg Kommune
(herunder andre afdelingers ting) er der ingen forsikringsdækning.
Afdelingerne aftaler indbyrdes hvem, der betaler for skaden.

Husk at sørge for at få renset tagrender og tagnedløbsbrønde. Husk også at frostsikre udvendige vandhaner. 
 
Disse opgaver ligger hos den enkelte afdeling, og skal betales af egen konto til decentral bygningsvedligeholdelse.

Nyborg Kommunes egen driftsafdeling, Vej, Park og Natur, tilbyder også denne type ydelser mod beskeden betaling.

Skulle I have behov for hjælp til ovennævnte eller anden udvendig vedligeholdelse (grøn, sort eller grå), er I velkommen til at kontakte Vej og Park. 

En skade der opstår pga. tilstoppede tagrender mv. eller frostsprængte rør udendørs eller i uopvarmede rum er ikke dækket af forsikringen.

Årsaftale ved varmt arbejde

Aftale ved enkeltstående varmt arbejde

Kontakt ansvarlig for bygnings- og løsøreforsikringer, Annika R. Lassen tlf. 6333 7711, e-mail: arl@nyborg.dk 

Ved akutte skader uden for almindelig arbejdstid kan Tina Andersen kontaktes på tlf. 5159 9103.

Nyborg Kommune har tegnet Årsentrepriseforsikring hos Gjensidige. Nedenfor ses et uddrag af hvad forsikringen dækker og ikke dækker. Det er vigtigt, at I læser policen igennem, så I ved hvilke klausuler og undtagelser, vi har på vores police.

For at se alle dækninger og undtagelser se police og betingelser her

Risikobeskrivelse

Nybyggeri, om- og tilbygning, vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder.                                                                      

Uddrag fra Policen:

Årsentreprise - farlige arbejder (112)

Entrepriseforsikringen dækker ikke entreprise, hvori der indgår følgende farlige arbejder:

• Sprængningsarbejder
• Ramning eller nedvibrering af pæle og spuns
• Optrækning og opvibrering af pæle og spuns
• Grundvandssænkning
• Undermuring/understøbning
• Nedbrydningsarbejder

Farlige arbejder (120)

I grundlaget for forsikringen indgår, at der ikke skal udføres:

• Sprængningsarbejder
• Ramning eller nedvibrering af pæle og spuns
• Optrækning og opvibrering af pæle og spuns
• Grundvandssænkning
• Undermuring/understøbning
• Indgriben i eksisterende bygningers bærende konstruktioner
• Afstivningsarbejder
• Nedbrydningsarbejder
• Udgravning langs bygningers fundamenter.

For sådanne entrepriser skal der tegnes særskilt entrepriseforsikring.

Det er bygherrerådgiver, der skal rådgive jer om der indgår farlige arbejder i entreprisen.

Udfyldelse af entreprisebegæring – hvis årsentreprisen ikke kan omfatte entreprisen

For at tegne en særskilt entrepriseforsikring skal I udfylde dette skema.

Forsikringskontoret vil herefter tage kontakt til Gjensidige.

Gjensidige kræver at modtage skemaet senest 1 måned inden entreprisens start.

Her finder du en guide til entrepriseforsikringen

Kontakt ansvarlig for entrepriseforsikringer, Annika R. Lassen tlf. 6333 7711, e-mail: arl@nyborg.dk 

Her kan du se proceduren for anmeldelse af brilleskader for kommunens ansatte.

Hvis et hjælpemiddel er anvendt under arbejdet og hjælpemidlet bliver beskadiget som følge af arbejdet eller arbejdets forhold, kan udgifterne til reparation og evt. fornyelse af hjælpemidlet betales. Har man ikke været udsat for en arbejdsskade og udgifterne til hjælpemidlet skal dækkes kræver det:

• At hjælpemidlet er af en type, der bliver dækket efter de almindelige regler (briller, proteser og lignende)
• At hjælpemidlet blev brugt under arbejde
• At hjælpemidlet er beskadiget som følge af arbejdet  

Eksempler på anerkendte brilleskader:

• Gartner fik dækket briller, som blev ramt af et stykke træ og gik i stykker: Karsten var gartner og anvendte læsebriller til at læse ugesedler og arbejdsplaner. Han havde lagt sine briller i en taske. Tasken blev ramt af et stykke træ, mens Karsten stablede brænde. Brillerne blev erstattet.
• Briller, der gik i stykker på grund af løs skrue, blev ikke betalt: Mens Lise arbejdede, faldt hendes briller af og gik i stykker. Brillerne faldt af på grund af en løs skrue i brillestangen. Lises briller blev ikke erstattet, da den løse skrue og beskadigelsen af brillerne ikke skyldtes arbejdet eller arbejdets forhold

Brilleskader, der er sket i arbejdstiden for kommunens ansatte, skal hurtigst muligt anmeldes til Forsikringskontoret.

Brilleskader skal indberettes som arbejdsskader via X-net.

Inden den elektroniske arbejdsskadeanmeldelse udfyldes, skal der udfyldes 2 særskilte skemaer. ’Brilleskadeskema’ skal leder og skadelidte (medarbejder) udfylde.

Optikerskema skal optikeren udfylde. Begge skemaer skal scannes enkeltvis og uploades til den elektroniske anmeldelse, når den udfyldes.

Kvittering for de ødelagte briller skal også scannes og uploades.

Kontakt venligst Christina Fuglsig vedr. brilleskade for ansatte, tlf. 6333 7706, e-mail: chfu@nyborg.dk 

Hvis jeres bil har fået en skade, eller har lavet en skade på andres ting eller bil, skal skaden anmeldes til Forsikringskontoret.

Hvis der er en modpart, skal føreren oplyse modparten om ejeren af bilen. Pr. 1. januar 2025 er det Protector forsikring - Police nr. 3826597. Skyldsspørgsmålet skal ikke diskuteres på stedet efter uheldet. Der kan tages billeder af skaderne for dokumentation. Tilkald politiet for at der optages rapport - dette hjælper os ved bevisførelsen. 

Det er altid føreren af bilen, der skal udfylde skadeanmeldelsen. Hvis føreren ikke har adgang til X-net, kan nedenstående skema benyttes og afleveres til nærmeste leder. 

Skadeanmeldelsesblanket til motorkøretøjer

Hvis jeres bil skal på værkstedet efter et uheld, skal I bede værkstedet tilkalde en taksator, som laver en rapport over skadens omfang. Rapporten skal sendes til vores forsikringsselskab. Når køretøjet er repareret skal værkstedet sende regningen til forsikringsselskabet.

Afdelingen vil derefter modtage en faktura fra forsikringsselskabet på kr. 10.000 kr. som er beløbet på selvrisikoen hos det forsikringsselskab som Nyborg Kommune har tegnet forsikring hos. 

Flyer til biler - undskyld!

Når en bil får en glasskade, skal skaden anmeldes til Forsikringskontoret.

Vi har ingen glasforsikring på biler, hvorfor det er kaskoforsikringen, der bruges til dækning af udgiften.

Forsikringskontoret giver besked, når bilen kan køres på værksted. Værkstedet skal være godkendt og skal kontakte vores forsikringsselskab, inden de kan påbegynde reparationen.
Efter reparationen betaler forsikringsselskabet direkte til værkstedet.

Skaden betyder, at forsikringsselskabet opkræver jer en selvrisiko.

Er udgiften til skaden mindre end jeres selvrisiko skal skaden registreres i insuBiz X-net, men ikke anmeldes til forsikringsselskabet. Christina skal have et overslag over reparationsprisen når skaden anmeldes. I skal bede værkstedet tilkalde en taksator, som laver en rapport over skadens omfang. Rapporten skal sendes til Forsikringskontoret, da vi vurderer glasskader under selvrisiko. Når køretøjet er repareret skal værkstedet sende regningen til Forsikringskontoret.  

Ansatte, der benytter egen bil i arbejdstiden og i arbejdsøjemed, skal være indforstået med selv at bære udgiften ved uheld. Det er den ansattes bilforsikring, der dækker ved skader. Nyborg Kommune hæfter ikke for udgifter efter skader sket med privat bil. Det vil sige, at kommunen hverken dækker selvrisiko, forhøjelse af forsikringspræmie eller værkstedsregninger, hvis den ansatte ikke har tegnet kaskoforsikring. 

Ved uheld, hvor den ansatte kommer til skade, er den ansatte dækket af kommunens selvforsikringsordning på arbejdsskadeområdet.

Nedenstående sætning kan bruges, hvis det skal dokumenteres, at den ansatte er informeret om risici ved kørsel i egen bil i arbejdstiden og i arbejdsøjemed:

"Jeg bekræfter, at jeg er blevet vejledt om, at jeg selv eller min bils forsikring skal betale alle udgifter ved evt. uheld under kørsel i egen bil i arbejdstiden eller i arbejdsøjemed, da Nyborg Kommune ikke hæfter for udgifter efter skader sket med privat bil." 

Når der køres med borgere, er borgeren dækket af bilens lovpligtige ansvarsforsikring. Vær opmærksom på, at Forsikringskontoret ikke kan tage stilling til, om I må køre med borgeren — det skal afklares gennem afdelingens leder. Fra et forsikringsmæssigt synspunkt er både den ansatte og borgeren dækket i tilfælde af et uheld.

Hvis den frivillige udfører ”frivilligt arbejde” er vedkommende dækket af kommunens erhvervsansvars- og arbejdsskadeforsikringer på lige fod med kommunens ansatte.

Hvis den frivillige udfører ”frivillig indsats” er vedkommende dækket af kommunens ulykkesforsikring og erhvervsansvarsforsikring, idet Nyborg Kommune har truffet beslutning om, at frivillig indsats skal forsikringsdækkes, jf. servicelovens § 18a. Nyborg Kommune har ikke tegnet en ulykkesforsikring ved et forsikringsselskab for at dække frivillig indsats, men frivillig indsats er omfattet af kommunens selvforsikring (ulykke og ansvar).

Frivillige vil derfor altid være forsikringsdækket uanset, om der er tale om frivilligt arbejde eller frivillig indsats. Det skal imidlertid konkret vurderes, om den frivillige er omfattet af arbejdsskadesikringsloven eller om den frivillige er omfattet af kommunens ulykkesforsikring.

Det er kun Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, der kan vurdere om skaden er dækket af arbejdsskadeforsikringen og derfor opfordrer vi til at folk, der ikke er ansat i Nyborg Kommune er dækket af en privat forsikring. 

Hver gang du køber, omregistrerer, skrotter eller sælger et motorkøretøj, er det meget vigtigt, at Forsikringskontoret får besked, så vi kan holde styr på vores motorkøretøjer og kan sikre korrekt og lovpligtig forsikringsdækning.

Herunder finder du nogle skemaer, der skal udfyldes i den forbindelse. Det er vigtigt, at alle felter bliver udfyldt.

I skal altid huske at sende en kopi af registreringsattesten til forsikring@nyborg.dk. 

Køb - Til indregistrerede - Skal altid registreres med 'ejer' Nyborg Kommune og afdelingen som bruger 

Køb - Til ikke indregistrerede

Salg/skrotning af motorkøretøj

Kontakt venligst Christina Fuglsig vedr. motorkøretøjsforsikring, tlf. 6333 7706, e-mail: chfu@nyborg.dk 

Søfartsstyrelsen har udstedt en bekendtgørelse om forsikring ved ulykke under søtransport af passagerer.

Kontakt ansvarlig for søfartspassageransvarsforsikring, Annika R. Lassen tlf. 6333 7711, e-mail: arl@nyborg.dk 

Byrådet og alle ansatte ved Nyborg Kommune er på alle udenlandske tjenesterejser for kommunen dækket af kommunens rejseforsikring. Du kan læse mere om dækningerne på policen. Denne kan fremsendes efter behov af Forsikringskontoret.

Hvordan skal jeg forholde mig, hvis jeg skal ud og rejse?

Du sender en e-mail til forsikring@nyborg.dk eller et brev med følgende oplysninger:

• Hvem der skal ud at rejse. Husk Cpr.nr.
• Rejsemål
• Dato for ud- og hjemrejse

Herefter vil du modtage et blåt forsikringsbevis med nogle vigtige telefonnumre.

Skal du have elever med?

Har du elever, der skal ud og rejse, skal du sende samme oplysninger nævnt ovenfor og oplyse afdelingens EAN nr., så sender forsikringsselskabet regningen dertil. Når forsikringen er betalt, vil du modtage en kopi af policen og en kvittering på, at der er betalt. Dette skal du medbringe på rejsen. 

Skal I køre i kommunens bil?

Hvis I skal køre i en af kommunens biler, skal I huske at have det røde kort med til bilen. Læs mere om kortet her

Kontakt venligst Christina Fuglsig vedr. rejseforsikring, tlf. 6333 7706, e-mail: chfu@nyborg.dk 

Brand

ABA-anlæg

Varmt arbejde

Bygning

Forebyg skimmelsvamp

Tjek el installationer

Pas på din skole

Pas på din skole - vær sej, sig nej til hærværk

Risikostyring Faktablade

Faktablade vedr. Risikostyring 

Gode råd til at undgå skader

https://www.gjensidige.dk/erhverv/risk-management

Nyborg Kommune har indgået aftale med BELFOR Denmark A/S vedr. skadeservice.

Formål

Formålet med regelsættet er, at

skabe et ensartet administrationsgrundlag tværgående i afdelinger/institutioner

sikre kommunens værdier bedst muligt

sikre en klar adskillelse mellem kommunale midler og ikke-kommunale midler

præcisere kommunalt ansattes ansvar ved eventuel bortkomst/tyveri af ikkekommunale midler, der opbevares i boformer, aktivitetscenter, væresteder mv.

begrænse risikoen for kommunens erstatningspligt

sikre borgernes og personalets retssikkerhed i forhold til håndteringen af ikkekommunale midler

Ikke-kommunale midler

Definition af værdier tilhørende andre (ikke-kommunale midler)

Midler, der tilhører beboere i plejehjemsboliger, ældreboliger, beboere/børn og unge på døgninstitutioner og botilbud og borgere i eget hjem.

Private opsparinger og indtægter ved særlige arrangementer, hvor beløbene på et senere tidspunkt skal bruges til bestemte formål som fx rejser, udflugter, ekskursioner, klassefester ol.

Midler tilhørende fælles kost- og aktivitetskasser (indkøb for brugere og medspisende personale).

Afdelingens/institutionens kaffekasse, gavekasse og lignende.

Hvem er omfattet?

Disse regler omfatter alle kommunale afdelinger, institutioner og tilbud, hvor kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen.

Hovedregel for opbevaring og administration af ikke-kommunale
midler

Hovedreglen er, at der ikke må opbevares og administreres ikke-kommunale midler (bankbøger, check, kontanter og lignende) på kommunale institutioner/tilbud.

Hovedreglen kan dog ikke følges i alle tilfælde. Når der undtagelsesvis opbevares og administreres ikke-kommunale midler på kommunale institutioner/tilbud, skal der derfor altid oprettes en skriftlig aftale mellem midlernes ejer og kommunen (leder eller anden bemyndiget person). Aftalen skal fastlægge dispositionsrettens omfang, midlernes opbevaring og registrering og alle andre forhold af sikkerhedsmæssig betydning, herunder tilsynsansvar og ansvarsplacering. Type af skriftlig aftale kan være beskrevet i uddybende regler for de enkelte områder.

Indsamlinger til mindre arrangementer/indkøb mv., eksempelvis besøg på museer, i teater, specielle/mindre indkøb mv., der forventes afviklet inden for en kortere periode (1-2 uger) er ikke omfattet af regelsættet om skriftlig aftale.

Ansvar

Som hovedregel har kommunen ikke pligt til at opbevare ikke-kommunale midler. Den ansvarlige skal derfor nøje overveje, om kommunen overhovedet skal udsættes for risiko for erstatningspligt.

Det har principielt ingen betydning for ansvarsplaceringen, om ikke-kommunale midler i kommunens varetægt er bogført i kommunens regnskab eller ej.

Vælger en institution at opbevare ikke-kommunale midler for beboere mv. skal forsikringsforholdene i tilfælde af tyveri, bortkomst mv. være afklarede og fyldestgørende. Det er institutionslederens ansvar at sikre dette.

Registrering af ikke-kommunale midler

I det omfang en institution eller ansat administrerer midler tilhørende enkeltpersoner eller en gruppe af personer (fx en kostkasse for en gruppe af beboere) skal der udarbejdes fælles retningslinjer for registrering af disse i den enkelte institution. I de tilfælde er ledelsen af den pågældende institution ansvarlig for, at Økonomiafdelingen
underrettes med henblik på udarbejdelse af retningslinjer, som minimum skal fastlægge følgende: 1. Regnskabsføring og kassebog, 2. Eftersyn/kontrol af institutionsledelsen og 3. Opbevaring og forsikring.

Formål

Formålet med retningslinjer omkring opbevaring og registrering af midler er,
1) at beskytte borgere/beboere/børn mfl. mod misbrug
2) at beskytte medarbejdere mod uberettiget mistanke

Hvordan registreres midlerne?

Der skal altid udstedes kvittering til beboere/børn mv. i kommunale tilbud for modtagelse af værdier til opbevaring. Opbevarede midler registreres på kort, som er dertil indrettet. Enhver form for ind- og udbetaling skal påføres kortene. Hvis beboere/børn mv. ikke selv er i stand til at kvittere for ind- eller udbetaling, skal to af personalet i
forening afgive kvittering herfor. Der skal foreligge bilag for samtlige udgifter, der afholdes uden personlig kvittering. Beboere mv. i kommunale tilbud kan til enhver tid forlange at se en kopi af sit kort.

Afsluttede kort skal opbevares i henhold til reglerne for kassation. Mindst en gang om måneden skal saldi ifølge kortene afstemmes med
de faktiske beholdninger.

Væsentlige midler skal i videst mulig omfang indsættes på konti i pengeinstitutter, således at der højest opbevares 3.000 kr. i kontanter.

Ved dødsfald udfærdiger lederen af den givne institution en redegørelse til skifteretten indeholdende oplysninger om de opbevarede midler. Midlerne udleveres til skifteretten mod kvittering herfor.

Midler som administreres for klienter

Midler, som administreres for klienter enten som følge af klientens eget ønske eller som følge af udvalgsbeslutning, skal registrantbogføres på mellemregningskonto.

Forholdet skal fremgå af klientens sagsmappe. Der skal til enhver tid kunne redegøres for mellemregningen med de enkelte klient.

Erstatningspligt

Ved bortkomst, tyveri og lignende

Som hovedregel er ejeren af de ikke-kommunale midler, der er i kommunens varetægt, selv erstatningspligtig i forbindelse med tyveri og hændelige uheld.
Hvis kommunen eller kommunens ansatte er skyld i ’det hændelige uheld’, kan ejeren kræve erstatning af kommunen.
Såfremt en kommunal ansat ved fejl, sløseri, forsømmelser eller anden skødesløs opbevaring/administration af betroede midler, er skyld i, at midlerne bortkommer, stjæles eller på anden måde mistes, vil kommunen, som arbejdsgiver, som udgangspunkt hæfte for erstatningskravet over for ejeren.
Som eksempler på bortkomst kan nævnes situationen, hvor kommunen, uden undskyldende omstændighed, fejlagtigt udbetaler beløb, der derved mistes.

Kommunens eventuelle ansvar kan i vidt omfang begrænses ved nærmere aftale med de ikke-kommunale midlers ejer, fx ved at opbevaring sker på ejerens regning og risiko.

Ved kriminelle dispositioner

Som hovedregel hæfter kommunen ikke for kommunalt ansattes kriminelle dispositioner over ikke-kommunale midler.
Kommunen kan dog blive idømt erstatningsansvar overfor ejeren af midlerne, såfremt kommunen ikke i rimeligt omfang har forsøgt at sikre midlerne mod kriminelle handlinger.

Mistanke om tyveri

Rettet mod personale

Bliver der af ejeren af ikke-kommunale midler eller dennes pårørende rettet mistanke mod kommunalt ansat personale om kriminelle handlinger fx tyveri, bedrageri mm., der er begået i tjenesten fra/mod ejeren, tager den stedlige leder kontakt til ejeren/pårørende.
Det er herefter lederens ansvar at orientere chefen for området og sammen fastlægge den videre behandling af sagen, herunder eventuel politianmeldelse, idet det er en politimæssig opgave at efterforske og konstatere, om der er begået kriminelle handlinger.
Lederen har ansvaret for i samarbejde med chefen for området og personaleafdelingen, at vurdere den ’mistænktes’ fortsatte ansættelsesmæssige forhold.

Rettet mod pårørende 

Bliver personalet opmærksom på tyveri eller misbrug udøvet af pårørende til beboer/borger i en kommunal institution/bosted/plejehjem mv., kontakter personalet straks sin leder, som herefter koordinerer den videre indsats med chefen for området.

Forsikring af kontante midler

Nyborg Kommune har ingen forsikring, der dækker ikke-kommunale midler (penge eller pengerepræsentativer), der opbevares på institutioner/tilbud mv.

Opbevaring af ikke-kommunale midler

Nyborg Kommune kan blive idømt erstatningsansvar overfor ejer af ikke-kommunale midler, såfremt kommunen ikke i rimeligt omfang har forsøgt at sikre midlerne mod kriminelle handlinger. Derfor er det vigtigt at Nyborg Kommunes retningslinjer for opbevaring af ikke-kommunale midler overholdes.

Hvor må ikke-kommunale midler opbevares?

Opbevares der ikke-kommunale midler i en af kommunens
tilbud, skal disse opbevares i et godkendt, aflåst pengeskab, værdiskab eller sikringsskab, som til enhver tid lever
op til standarderne for skabe til beskyttelse af penge og pengerepræsentativer imod
indbrud

Hvor må ikke-kommunale midler ikke opbevares?

Gitterskabe, pladeskabe, arkivskabe, depotrum, pengekasser, brandskabe, dataskabe mv. kan ikke benyttes til beskyttelse af penge og pengerepræsentativer.
I forsikringsmæssig sammenhæng sidestilles disse med ”almindelig gemme” – fx en aflåst skrivebordsskuffe. Det betyder at de ikke sikrer tilstrækkeligt imod tyveri og indbrud. Opbevares midler i disse dækker forsikringer ikke.

Kommunale midler

Definition af kommunale midler

Midler, der tilhører kommunen. Det gælder både penge og pengerepræsentativer.

Hvem er omfattet?

Disse regler omfatter alle kommunale afdelinger, institutioner og tilbud, hvor der på et hvilket som helst tidspunkt opbevares kommunale penge eller pengerepræsentativer.

Hovedregel for opbevaring og administration af kommunale midler

Hovedreglen er, at der ikke bør opbevares og administreres kommunale midler i form af penge eller pengerepræsentativer (check, kontanter, gavekort og lignende) på kommunale institutioner/tilbud, hvor det ikke er strengt nødvendigt.

Se Forsikring og Pensions hjemmeside:
http://www.forsikringogpension.dk/virksomheder/fpsikring/tyveri/Documents/Kapitel%2010%20-
%20V%C3%A6rdiopbevaringsenheder.pdf

Ind- og udbetalinger bør i videst mulige omfang foretages ved bankoverførsler eller lignende.

Hovedreglen kan dog ikke følges i alle tilfælde. Når der undtagelsesvis opbevares og administreres kommunale midler i form af penge eller pengerepræsentativer i kommunens afdelinger, institutioner, tilbud mv., skal midlerne opbevares og registreres efter gældende regler.

Registrering og afstemning af kommunale midler

En forskudskasse eller afdelingskasse mv. skal afstemmes regelmæssigt, dog minimum én gang om måneden. Kontantbeholdningen skal af hensyn til sikkerhed i forbindelse med opbevaring og transport begrænses til et beløb, der er absolut nødvendig for den daglige drift. Som hovedregel vil det sige, at kontantbeholdningen maksimalt må være på 5.000 kr. Undtagelser fra hovedreglen skal på forhånd aftales med Økonomiafdelingen.

BEMÆRK – Der vil maksimalt blive dækket beløb fra forsikringen i henhold til denne regel.

Alle Institutioner (centrale og decentrale) skal afregne til Nyborg Kommunes hovedkonto mindst én gang om måneden. Hvis der modtages indbetalinger så kontaktbeholdningen overstiger den aftalte maximale beløbsgrænse, skal der inden for to dage ske en afregning til Nyborg Kommunes hovedkonto.

Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelse

Den enkelte afdelingskasse skal udarbejde en forretningsgangsbeskrivelse, der som minimum skal fastlægge følgende:

1. Hvilke indbetalinger kassen må modtage
2. Hvilket kvitteringsmateriale der skal anvendes (såfremt der sker indbetalinger til kassen)
3. Om der anvendes kasserapport
4. Hvor ofte kassen skal afstemmes – dog mindst én gang om måneden
5. Hvor ofte der skal afregnes til Nyborg Kommunes hovedkonto – dog mindst én gang om måneden
6. Bilagsbehandling i øvrigt
7. Hvilke udgifter kassen må afholde
8. Tilladt størrelse for eventuelle kasseforskud
9. Hvor stor en kontantbeholdning der maximalt må være. Beløb over 5.000 kr. skal aftales med Økonomiafdelingen.
10. Hvorledes at kontantbeholdningen kan opbevares forsvarligt. Se regler om forsvarlig opbevaring nedenfor.

Forretningsgangen skal godkendes af Økonomiafdelingen, som også fører tilsyn med, at den etablerede forretningsgang følges.

Særligt om egne udbetalinger og bilag

Uanset beløbsstørrelse må ingen godkende udbetalinger til sig selv. Bed altid din nærmeste leder om at godkende de udbetalinger, du behøver.

Andre eksempler på kvitteringer og bilag, som man ikke selv må godkende:

1. Bilag for en person, man har nære familiære relationer til.
2. Bilag fra eget firma.
3. Bilag vedrørende egne rejser og repræsentationer mv.

Opbevaring af kommunale midler

For opbevaring af kommunale midler gælder de samme regler som for ikkekommunale midler. Se afsnit 2.9, 2.9.1 og 2.9.2.

Transport af kontanter

Generelt

Transport af penge øger risikoen for tyveri og røveri. Der er derfor mange gode grunde til at nedbringe risikoen for dette blandt andet personalets sikkerhed, økonomisk tab og følgeskaber mv.

Hvis ikke fastlagte regler og procedurer for transport af penge overholdes , stiger risikoen for tyveri og røveri.

Der henstilles derfor til, at følgende retningslinjer fra Det Kriminalpræventive Råd tages til efterretning og efterleves:

1. Udvælg personer til pengetransport med omhu (vær opmærksom på at unge under 18 år ikke må deltage i pengetransporter).
2. Følg omhyggeligt de forholdsregler og arbejdsgange som er aftalt for pengetransport – hver gang.
3. Revider jævnligt arbejdsgangene og kontroller, at de følges.
4. Hold regler, rutiner og arbejdsgange hemmelige for uvedkommende.
5. Skab mulighed for at værdier kan overnatte sikkert, så transporten kan foretages i dagstimerne.
6. Transport bør altid ske via befærdede og oplyste gange, veje mv.
7. Varier brugen af de tasker mv., som i bruger til transport af penge.
8. Medbring altid et kommunikationsmiddel - helst en mobiltelefon.
9. Hav en fast aftale om hvem der ringes til, hvis der opstår problemer, så denne person altid har telefonen åben, når der transporteres penge.
10. Skift ofte afgangstid, rute og rutiner.

Særligt for transport til fods

Transport til fods bør altid foretages af mindst to personer – en der transporterer værdierne og en der observerer.

Observatøren går først ud og tjekker, at alt er som det skal være inden transportøren går ud. Under transporten går observatøren i en tilpas afstand efter transportøren, således at denne kan observere og slå alarm uden at blive inddraget i eventuelle episoder.

Ved transport af penge til fods bør følgende retningslinjer efterleves:

1. Brug befærdede og oplyste veje.
2. Gå mod trafikken.
3. Gå tæt på bygninger.
4. Hold værdier nærmest bygninger.
5. Ved den mindste mistanke om fare, søg da ind i nærmeste bygning og/eller tilkald hjælp.

Særligt for transport i bil

Transport i bil bør altid foretages af mindst to personer – en der holder værdierne og en der observerer. Den, der observerer går først ud og tjekker, at alt er som det skal være med og omkring bilen, inden medarbejderen, der bærer værdierne, går ud. Observatøren kører bilen.

Ved destinationen bliver observatøren siddende i bilen, hvorfra der er overblik og eventuelle episoder kan ses og alarmeres omkring.

Ved transport i bil bør følgende retningslinjer efterleves:

1. Brug befærdede og oplyste veje.
2. Kør direkte til din destination uden ophold.

Er uheldet ud?

Skulle det utænkelige ske, at en røveri eller lignende finder sted, følg da følgende retningslinjer:

1. Forhold dig roligt.
2. Gør som røveren siger.
3. Behold en evt. skriftlig trussel
4. Udløs alarm hurtigst muligt, men uden fare for dig selv.
5. Læg mærke til røverens påklædning, stemmeføring, sprog, våben mv.
6. Læg mærke til røverens flugtmetode og rute.