Udbud og Indkøb
Velkommen til Udbud og Indkøbsfunktionen i Nyborg Kommune, vi står klar til at hjælpe jer med stort og småt relateret til indkøb.
Vores primære opgaver omhandler at udarbejde indkøbsaftaler, rådgive omkring indkøb og udbudsregler, sikre indarbejdelse af politiske beslutninger i Nyborg Kommunes indkøb, implementere aftaler, følge op på aftalerne samt sikre at aftalerne fungerer som de skal og er understøttet i størst muligt omfang af e-handel.
Nyborg Kommune er med i indkøbsfælleskabet KomUdbud - Kommunalt Udbudsfællesskab - er et samarbejde mellem 15 jyske og fynske kommuner. Formålet med samarbejdet er gennem fælles udbud at opnå økonomiske besparelser for de enkelte kommuner. Visionen er derfor at skabe Danmarks mest effektive, professionelle og forpligtende offentlige udbudsfællesskab.
Udbud og indkøbsfunktionen i Nyborg Kommune er organisatorisk placeret i Økonomi og Digitalisering, og består af en række dedikerede medarbejdere der er nærmere præsenteret nedenfor.
Bliv klogere på Udbud og Indkøb
Få overblik og viden om indkøbsaftaler, kontrakter, produkter, procedurer for indkøb, udbud og meget mere ved at kontakte Udbud og Indkøb på mail:
Hvem er vi?
Cecilie Lindegaard Hansen, konstitueret leder / udbudskonsulent
Kontaktinfo: ceh@nyborg.dk Tlf.: 6333 7728
- Gennemførelse af projektledelse af lokale udbud m.v.
- Udarbejdelse af udbudsmateriale og evalueringsmodeller
- Udvikle produkt- og branchekendskab til marked som udbud omhandler
- Udarbejde løsningsmodeller for gennemførelse af udbud
- Aftaleindgåelse og opfølgning, herunder implementering af aftalerne internt i kommunen
- Konsulentbistand til afdelinger og institutioner omkring indkøb og udbud
- Løbende opdatering af viden i forhold til udbudsregler og lovgivning indenfor området
- Besvarelse af spørgsmål vedrørende udbuds- og konkurrenceregler
- Løbende ajourføring af den samlede udbudsstrategi for kommunen
- Optimering af Nyborg kommunes indkøbsaftaler
- Deltagelse i tværgående arbejds- og brugergrupper
- Implementering af KL’s nye indkøbsstrategi 2020-2024
- Samarbejde med KomUdbud, Fællesindkøb Fyn, eksterne leverandører og samarbejdspartnere
- Beslutningsoplæg til direktionen og det politiske niveau
- Netværk og vidensdeling
Adnan Cerimagic, Udbudskonsulent
Kontaktinfo: adce@nyborg.dk Tlf.: 6333 7791
- Gennemførelse af projektledelse af lokale udbud m.v.
- Udarbejde løsningsmodeller for gennemførelse af udbud
- Aftaleindgåelse og opfølgning, herunder implementering af aftalerne internt i kommunen
- Konsulentbistand til afdelinger og institutioner omkring indkøb og udbud
- Løbende opdatering af viden i forhold til udbudsregler og lovgivning indenfor området
- Support for Acentio indkøbsløsning og kontraktstyring
- Support for E-katalog på Acentio
- Samarbejde med KomUdbud, eksterne leverandører og samarbejdspartnere
- Deltagelse og koordinering i udbud afviklet via KomUdbud
- Support for Nyborg Kommune Møbellager -Genbrugsportal
- Netværk og vidensdeling
Katrine-Marie Borg Burmeister, Udbudskonsulent
Kontaktinfo: kabur@nyborg.dk Tlf.: 2460 1547
- Gennemførelse af projektledelse af lokale udbud m.v.
- Særligt fokus på udbud og aftaler indenfor IT-området
- Udarbejdelse af udbudsmateriale og evalueringsmodeller
- Udarbejde løsningsmodeller for gennemførelse af udbud
- Aftaleindgåelse og opfølgning, herunder implementering af aftalerne internt i kommunen
- Aftaleindgåelse under tærskelværdier
- Konsulentbistand til afdelinger og institutioner omkring indkøb og udbud
- Løbende opdatering af viden i forhold til udbudsregler og lovgivning indenfor området
- Samarbejde med KomUdbud, eksterne leverandører og samarbejdspartnere
- Deltagelse og koordinering i udbud afviklet via KomUdbud
- Netværk og vidensdeling
Vildana Zubcevic, Kontrakt- og analysekonsulent
Kontaktinfo: vizu@nyborg.dk Tlf.: 6333 7792
- Udbud og aftaleindgåelse under tærskelværdier
- Implementering og kontraktstyring af indgåede indkøbsaftaler
- Ansvar for Nyborg Kommunes indkøbs- og kontraktstyringsløsning herunder
- arbejde med tiltag der skal sikre en høj e-handelsgrad
- vedligeholdelse af indkøbssystem og varekataloger
- support
- Rådgivning og support af Nyborg Kommunes afdelinger i forhold til udbudsregler og kontraktoverholdelse
- Controlling og understøttelse af udbudskonsulenterne med indkøbsanalyser af på vare- og tjenesteydelse området
- Overvågning af compliance for indgåede aftaler
- Samarbejde med KomUdbud omkring fælles aftaler og kontraktstyring
- Ansvar for ledelsesrapportering på indkøbsområdet
- Kontakt med interne som eksterne samarbejdspartnere på indkøbsområdet
- Arbejder med grønne tiltag, indkøbsadfærd samt udvikling og optimering af processer
Tina Birgitte Jensen, Kørsels- og logistikkoordinator
Kontaktinfo: tbje@nyborg.dk Tlf.: 6333 7784
- Implementering, opfølgning på aftaler og fakturakontrol, der hører under befordringsområdet, samt analyse og optimering på brug af aftaler og udvikling og effektivisering af området.
- Koordinator af specialkørsler, der køres af Fynbus, herunder indmelding af budget og opfølgning.
- Deltage i netværksmøder med øvrige fynske kommuners kørselskoordinatorer.
- Analyse og overblik over Nyborg Kommunes bilflåde, herunder strategi for udskiftning af biler, overgang til emissionsfri bilflåde, beregning af TCO samt udvikling og optimering af området.
- Kontraktopfølgning, fakturakontrol, dialog og koordinering med leverandør indenfor aftaleområdet vintertjenester.
- Kontraktopfølgning, fakturakontrol, dialog og koordinering med leverandør indenfor aftaleområdet hjælpemiddeldepot.
- Indgå i tæt samarbejde med udbudskonsulenter og indkøbscontroller i forhold til kommende udbud og eksisterende aftaler på logistikområdet.
- Løbende understøttelse af Nyborg Kommunes afdelinger omkring spørgsmål relateret til logistikområdet.
Marike Hougaard Madsen
Kontaktinfo: mamad@nyborg.dk Tlf.: 6333 7969
- Ansvarlige for E-handel, analyse og implementeringen her af
- Dataanalyse af indkøbsmønstre samt udvikling og optimering af processer
- Projektansvarlig og tovholder på servicehunde
- Gennemførelse af projektledelse af lokale udbud m.v.
- Løbende opdatering af viden i forhold til udbudsregler og lovgivning indenfor området
- Deltagelse og koordinering i udbud afviklet via KomUdbud
- Aftaleindgåelse og opfølgning, herunder implementering af aftalerne internt i kommunen
- Konsulentbistand til afdelinger og institutioner omkring indkøb og udbud
- Indhentning af tilbud samt indgåelse af aftaler under tærskelværdien
Vejledninger
Udbuds- og indkøbspolitikken blev godkendt politisk i 2021, og gælder ved kommunens indkøb af varer og ved indgåelse af kontrakter om tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Udbuds- og indkøbspolitikken giver et overblik over relevant lovgivning, der skal overholdes, hvilket opsummeres i vejledningen her.
Derudover beskriver Udbuds- og indkøbspolitikken de fokuspunkter, der skal indarbejdes i kommunens konkurrenceudsættelse. Her fylder bæredygtighed og professionalisering af indkøb meget, hvilket også afspejles i de tiltag, som Udbud og Indkøb arbejder med, og som skal videreføres i den indkøbsadfærd, der er i Nyborg Kommune.
Kontakt altid Udbud og Indkøb, hvis I skal indkøbe en vare eller tjenesteydelse, der ikke er en aftale på, så får I den hjælp, I har brug for. For bygge- og anlægsopgaver kontaktes Teknik- og Miljøafdelingen.
I Acentio Indkøbsløsning er al information om kommunens indkøbsaftaler for vare og tjenesteydelser samlet. Alle ansatte har ”kigge" adgang i Acentio Indkøbsløsning og kan tilgås direkte fra ens computer, men skal man have mulighed for at indkøbe i systemet, skal der gives autorisation
For hver aftale er der angivet information om, hvilket produktområde aftalen dækker, kontaktoplysninger, eventuelle leveringsgebyrer og øvrige relevante oplysninger. De aftaler, hvor der kan e-handles, er markeret med et ikon af en indkøbsvogn.
Alle varekøb, der kan e-handles, skal e-handles via Acentio Indkøbsløsning.
Alle ansatte i Nyborg Kommune har "kigge" adgang til Mercell og kan tilgås direkte fra ens computer.
Fordelene ved at e-handle er, at
- alle aftalevarer er samlet ét sted.
- der kan afsendes ordre til flere leverandører på én gang.
- det er nemt at genbestille varer via favoritlister.
- der spares tid, når al indkøb kan samles i én ordre – fri for mails og telefonopkald.
- du får besked om indkøb er under beløbsgrænse for leveringsgebyr.
- du sikrer, at indkøbene sker til laveste aftalte priser.
- der sikres kontinuerlig fakturakontrol, idet den enkelte indkøbsordre og indkomne faktura skal matche hinanden, for at betaling kan finde sted.
Du ønsker at indkøbe/indgå en kontrakt på varer eller tjenesteydelser.
Med denne vejledning kan du orienterer dig om hvad for nogle regler gælder lige præcist til dit behov.
Hent den her: Udbud og kontrakter på varer og tjenesteydelser
Denne vejledning henvender sig til den person eller personer, som er blevet udpeget til at deltage i en brugergruppe vedrørende et udbud eller tilbudsindhentning af varer eller tjenesteydelser i samarbejde med kommunens indkøbsafdeling.
Du har måske ikke deltaget i en brugergruppe før og kan i den forbindelse have nogle spørgsmål til, hvad du kan/skal bidrage med i den sammenhæng.
Vi vil med denne informationsskrivelse gerne orientere dig om, hvad det indebærer at være brugergruppemedlem i forbindelse med udbud/tilbudsindhentning af varer/tjenesteydelser:
- hvorfor det er så vigtigt for os i Indkøb & Udbud at få din hjælp, når vi skal gennemføre et udbud/tilbudsindhentning
- hvad vi forventer af dig, og
- hvad du kan forvente af os
Hent den her: Velkommen som brugergruppemedlem
Dette er en kort vejledning om indkøb af køretøjer i Nyborg Kommune.
Hent den her: Procedure ved indkøb af køretøjer
Dette er en kort vejledning om Procedure ved køb af legeredskaber i Nyborg Kommune.
Hent den her: Procedure ved køb af legeredskaber
