Sikker kommunikation - Nyborg Intranet

Når man sender en almindelig mail svarer det til, at man sender et åbent postkort.
Når man sender en e-mail krypteret, svarer det til, at mailen ligger i en lukket kuvert.

Alle medarbejdere i Nyborg Kommune sender sikkert, når de sender til hinandens nyborg.dk-mailadresser.

Læs mere om, hvordan man kan sende sikkert nedenfor og i Retningslinjer for anvendelse af mails og anden digital kommunikation”. Der er også udarbejdet en vejledning til ”Sådan kommunikerer du sikkert”, der beskriver alle muligheder for sikker kommunikation. Find den under punktet "Vejledninger" længere nede.

Borgere retter henvendelse på flere forskellige måder til kommunen, fx telefon, brev, mail, SMS og Facebook.

Kommunen kan ikke forhindre borgere i at sende følsomme og fortrolige personoplysninger via forbindelser som ikke er sikre, f.eks. ikke sikker mail og SMS. Fortrolige og følsomme personoplysninger kan fx være henvendelser som indeholder CPR-nr., helbredsoplysninger eller oplysninger om en persons økonomi. Som medarbejder i kommunen kan du dog i stedet opfordre borgerne til at benytte sikre kanaler, når borgerne skriver til kommunen. Du må i sådan en situation også kun svare borgerne tilbage via. en sikker mail, som går til e-Boks/digital post, så du ikke tilbagesender de følsomme og fortrolige personoplysninger.

Kommunens ansvar ved håndtering af persondata

Det er kommunens ansvar, at der aldrig sendes følsomme og fortrolige personoplysninger via ikke sikre forbindelser.

En borger kan ikke give samtykke til, at kommunen sender en mail med følsomme og fortrolige personoplysninger via. almindelig ukrypteret mail.

Læs også om de registreredes rettigheder og hvordan disse håndteres i Nyborg Kommune.

Tilrettet af IT og Digitalisering 7. februar 2023

Sikker e-mail

Der er forskellige måder, hvorpå du kan sende sikker mail, alt afhængig af om du skal sende mail til en borger, en virksomhed eller en offentlig myndighed.

Send sikkert til borgere

Det er muligt at sende mails til borgere i Outlook via. funktionen ”Send Sikkert”. Læs nærmere under ”Retningslinjer for anvendelse af mails og anden digital kommunikation”. For vejledning til at bruge ”Send sikkert” se længere nede under ”Vejledninger”.

Send sikkert til virksomheder

Det er muligt at sende mails til virksomheder i Outlook via. funktionen ”Send Sikkert”. Læs nærmere under ”Retningslinjer for anvendelse af mails og anden digital kommunikation”. For vejledning til at bruge ”Send sikkert” se længere nede under ”Vejledninger”.

Send sikkert til ansatte i andre offentlige myndigheder

Det er muligt at sende mail til en offentlig myndigheds digitale postkasse, sikre postkasse eller via. ”Direkte adressering”. Læs nærmere under ”Retningslinjer for anvendelse af mails og anden digital kommunikation”.

Kontrol af modtagere ved "Send Sikkert"

Det er muligt at kontrollere den modtager, du gerne vil sende sikkert til. Dette gør du ved at benytte knappen "Kontrollér modtagere", som er placeret ved siden af "Send Sikkert"-knappen i Outlook. Ved brug af funktionen "Kontrollér modtagere" har du mulighed for at se, hvem der tilhører det skrevne CPR-nummer eller CVR-nummer, som du ønsker at sende til. Det vil ligeledes fremgå, hvis vedkommende, som du ønsker at sende til, er fritaget for Digital Post.

Du kontrollerer modtagere på følgende måde:

Udfyld emne- og modtagerfelt. Der skal ikke bruges bindestreg ifm. CPR-nummeret.
Tryk på "Kontrollér modtagere"
Tjek om navnet på modtageren stemmer overens med det indtastede CPR- eller CVR-nummer
Hvis der er overensstemmelse mellem modtager og CPR-/CVR-nummer, kan du sende mailen ved brug af "Send Sikkert" funktionen

Sletning af mails i Outlook

Kommunen må kun opbevare følsomme persondata i Outlook og på fildrev i max 30 dage eller så længe, der er et arbejdsbetinget behov. Det er lederens ansvar at vurdere, hvornår der er tale om et arbejdsbetinget behov. Derfor skal alle medarbejdere løbende slette mails med følsomme personoplysninger i Outlook.

Der skal foretages sletning både i indbakken, kladder, sendt post, slettet post og eventuelle egne mapper. Vær også opmærksom på eventuelle afdelings- eller institutionspostkasser.

Det er meget vigtigt, at journalpligtige mails journaliseres, inden der foretages sletning.

Byrådsmedlemmers håndtering af mails

Byrådsmedlemmer, der modtager mails fra borgere indeholdende følsomme personoplysninger, skal videresende mailen til rette afdeling, der sørger for at besvare henvendelsen via en sikker forbindelse. Det aftales med chefen, om afdelingen selv svarer på henvendelsen, eller om afdelingen blot sørger for at sende svaret for byrådsmedlemmet via en sikker forbindelse.

Byrådsmedlemmet skal ikke selv besvare henvendelsen, da byrådsmedlemmer ligesom kommunens medarbejdere ikke må sende mails med følsomme personoplysninger.

Byrådsmedlemmet kan sende et kort svar til borgeren, hvor der kvitteres for modtagelse af henvendelsen, og hvor det oplyses, at borgeren vil modtage svar i sin e-Boks/digitale postkasse eller pr. brev, hvis borgeren er fritaget for digital post. Det er meget vigtigt, at når der trykkes ”besvar”, skal borgerens oprindelige mail med de følsomme personoplysninger slettes, inden kvitteringsmailen sendes til borgeren.

Byrådsmedlemmer, der modtager SMS med følsomme personoplysninger, må ikke svare på borgerens henvendelse via SMS. Byrådsmedlemmet kan godt skrive tilbage med besked om, at borgeren skal henvende sig til en afdeling i kommunen. Hvis byrådsmedlemmet ønsker selv at svare på henvendelsen, må byrådsmedlemmet ringe til borgeren og drøfte sagen telefonisk.

Politikerne kan fortsat besvare mails og SMS fra borgere direkte, hvis der er tale om generelle forespørgsler eller politiske spørgsmål uden følsomme personoplysninger.