Microsoft Teams

• Udveksle filer, internt i afgrænsede permanente eller midlertidige Teams-grupper (f. eks. personalemødereferater)
• Redigering online i samme dokumenter inkl. deling af korrektur/rettelser (f.eks. løbende opgaveliste)
• Chat og "til stede" markeringer (så dine kolleger kan se om du er ledig)
• Reducering af antal mails (især de korte og hurtige)

Anmodning om Teams-oprettelse skal altid ske efter aftale med en chef/afdelingsleder og der skal forinden udnævnes en Teams-kontaktperson for afdelingen.   

• Opret en sag på Servicedesk under "Teams oprettelse".
• Vedhæft skemaet ved oprettelse af sagen i Servicedesk.

Man må ikke ændre navnet på Teamsgruppen, når den er oprettet.

• Standardgruppe: Beregnet til afdelingens egne ansatte, tidsubegrænset brug. 
• Projektgruppe: beregnet til tidsbegrænset (365 dage) tværgående projektsamarbejde med andre afdelinger. Ejere bliver varslet om udløb i god tid inden nedlukning og har mulighed for at forlænge. 
• Ekstern gruppe: beregnet til tidsbegrænset (365 dage) tværgående samarbejde, der inkluderer eksterne medlemmer. Ejere varsles om udløb inden nedlukning og har mulighed for at forlænge.

Teams-grupper skal altid have defineret ejerskaber og roller af hensyn til ansvaret for efterlevelse af persondatabeskyttelsen. Der skelnes mellem 3 forskellige roller: 

• Ejer (chef, afdelingsleder eller en udpeget Teamsgruppeansvarlig, der kan forestå den daglige administration) 
• Medlem (ansat i Nyborg Kommune – på tværs af organisationen) 
• Gæst (eksterne udenfor Nyborg Kommune) 

• Alle eksterne medlemmer (gæster) oprettes af IT-afdelingen. Ejere kan selv fjerne disse igen. 
• Alle eksterne skal underskrive en fortrolighedserklæring før tilmelding. Det er leder/ejers ansvar at journalisere fortrolighedserklæringen på en sag i KMD Nova. Har du spørgsmål eller behov for hjælp hertil kontaktes Digitalisering og I-sikkerhed via mail digitalisering-og-i-sikkerhed@nyborg.dk  
• Eksterne skal have udleveret et oplysningspligtsbrev. Du kan læse mere om oplysningspligt på INTRA eller kontakte Digitalisering og I-sikkerhed 
• Den leder og/eller ejer, som har ansvaret for samarbejdet, har ligeledes ansvaret for, at krav til informationssikkerheden identificeres og efterleves. (jf. Retningslinjer for Eksternt samarbejde) - herunder at sikre, at det eksterne medlem ekskluderes, når vedkommende ikke længere har en

Man må gerne deltage i Teamsgrupper, som ikke er oprettet af Nyborg kommune. I den forbindelse skal man dog overholde Nyborg kommunes regler. Dvs. selvom andre kommuner har opstillet andre regler for f.eks. fildeling i Teams – og der er tale om deres gruppe – så skal du efterleve Nyborg kommunes regler på området, og må ikke dele fortrolige/følsomme oplysninger.

Hvis man ikke længere skal bruge en gruppe, fordi projektet f.eks. er afsluttet, skal den lukkes. Man skal:

1. Journalisere alle relevante filer jf. journaliseringspligten
2. Slette filer og kanaler (man kan ikke slette kanalen ”generel”)
3. Advisere medlemmerne om at gruppen lukker
4. Opret en sag på Servicedesk under "Teams oprettelse"

Alle medlemmer orienteres om relevante indstillinger af f.eks. baggrunde, brug af høretelefoner, deling af skærm og sletning i retningslinjer for anvendelse af Teams som kommunikationskanal før ibrugtagning. 

Det er generelt ikke muligt at opnå decideret undervisning i anvendelsen af Microsofts produkter hos IT-afdelingen eller Digitalisering og I-sikkerhed. Da der er tale om almenkendte programmer og hver afdeling kan have individuelle behov for anvendelsen, henvises der i stedet til vores E-learningskanaler på INTRA, som alle ansatte har adgang til. Her findes der på flere sprog undervisningsvideoer og diverse materialer om, hvordan man generelt indstiller og anvender Teams-funktionaliteterne:  

• Schultz Campus – alle afdelinger har udpeget en kontaktperson – kan oplyses af din nærmeste leder eller hos vores Campus koordinator Lene Søby Hansen (lsoh@nyborg.dk).  
• Storyboard (tidl. Børsen Academy) indeholder online videokurser i alle Microsofts produkter herunder også grundlæggende brug af Teams for nye brugere. 
• Teams-forsiden Der er god assistance og inspiration via Microsofts egne materialer - der findes en short cut i nederste venstre hjørne af. Denne er især egnet til engelsksprogede brugere eller hvis du bruger Teams via Mobilen enheder.

Vær opmærksom på at videoerne kan oplyse om funktioner, som vi i Nyborg Kommune har andre anbefalinger og indstillinger til og som du måske finder anderledes håndteret end i tidligere ansættelser. 

Teams gruppe oprettelsesskema 

Fortrolighedserklæring – konsulent_rådgiver – MS Teams – Nyborg Kommune – ved behov for eksternt medlem.

Den kan med fordel udfyldes i samarbejde med konsulenten og sendes til underskrift via Penneo – læs mere om brug af Penneo på INTRA.  

Oplysningspligtsbrev-konsulent MS Teams – udleveres i forbindelse med underskrift af fortrolighedserklæringen. 

PowerPoint Præsentation Teams – leders værktøj til vidensdeling af retningslinjer og simple hints til at komme i gang. 

Retningslinjer for anvendelse af Teams som kommunikationskanal