Microsoft Teams
Få hjælp og inspiration til positiv anvendelse af Teams i din hverdag. Uanset om det er til projektrelaterede opgaver eller til den daglige arbejdsdag, kan Teams gøre det nemmere at samarbejde på tværs i forbindelse med udveksling og redigering af dokumenter.
Regler for brugen af TEAMS
- Udveksle filer, internt i afgrænsede permanente eller midlertidige Teams-grupper (f. eks. personalemødereferater)
- Redigering online i samme dokumenter inkl. deling af korrektur/rettelser (f.eks. løbende opgaveliste)
- Chat og "til stede" markeringer (sĂĄ dine kolleger kan se om du er ledig)
- Reducering af antal mails (især de korte og hurtige)
Anmodning om Teams-oprettelse skal altid ske efter aftale med en chef/afdelingsleder og der skal forinden udnævnes en Teams-kontaktperson for afdelingen. Â
- Opret en sag pĂĄ Servicedesk under "Teams oprettelse".
- Vedhæft skemaet ved oprettelse af sagen i Servicedesk.
Man må ikke ændre navnet på Teamsgruppen, når den er oprettet.
- Standardgruppe: Beregnet til afdelingens egne ansatte, tidsubegrænset brug.Â
- Projektgruppe: beregnet til tidsbegrænset (365 dage) tværgĂĄende projektsamarbejde med andre afdelinger. Ejere bliver varslet om udløb i god tid inden nedlukning og har mulighed for at forlænge.Â
- Ekstern gruppe: beregnet til tidsbegrænset (365 dage) tværgående samarbejde, der inkluderer eksterne medlemmer. Ejere varsles om udløb inden nedlukning og har mulighed for at forlænge.
Teams-grupper skal altid have defineret ejerskaber og roller af hensyn til ansvaret for efterlevelse af persondatabeskyttelsen. Der skelnes mellem 3 forskellige roller:Â
- Ejer (chef, afdelingsleder eller en udpeget Teamsgruppeansvarlig, der kan forestĂĄ den daglige administration)Â
- Medlem (ansat i Nyborg Kommune – pĂĄ tværs af organisationen)Â
- Gæst (eksterne udenfor Nyborg Kommune)Â
- Alle eksterne medlemmer (gæster) oprettes af IT-afdelingen. Ejere kan selv fjerne disse igen.Â
- Alle eksterne skal underskrive en fortrolighedserklæring før tilmelding. Det er leder/ejers ansvar at journalisere fortrolighedserklæringen pĂĄ en sag i KMD Nova. Har du spørgsmĂĄl eller behov for hjælp hertil kontaktes Digitalisering og I-sikkerhed via mail digitalisering-og-i-sikkerhed@nyborg.dk Â
- Eksterne skal have udleveret et oplysningspligtsbrev. Du kan læse mere om oplysningspligt pĂĄÂ INTRA eller kontakte Digitalisering og I-sikkerhedÂ
- Den leder og/eller ejer, som har ansvaret for samarbejdet, har ligeledes ansvaret for, at krav til informationssikkerheden identificeres og efterleves. (jf. Retningslinjer for Eksternt samarbejde) - herunder at sikre, at det eksterne medlem ekskluderes, når vedkommende ikke længere har en
Man må gerne deltage i Teamsgrupper, som ikke er oprettet af Nyborg kommune. I den forbindelse skal man dog overholde Nyborg kommunes regler. Dvs. selvom andre kommuner har opstillet andre regler for f.eks. fildeling i Teams – og der er tale om deres gruppe – så skal du efterleve Nyborg kommunes regler på området, og må ikke dele fortrolige/følsomme oplysninger.
Hvis man ikke længere skal bruge en gruppe, fordi projektet f.eks. er afsluttet, skal den lukkes. Man skal:
- Journalisere alle relevante filer jf. journaliseringspligten
- Slette filer og kanaler (man kan ikke slette kanalen ”generel”)
- Advisere medlemmerne om at gruppen lukker
- Opret en sag på Servicedesk under "Teams oprettelse"
Datasikkerhed
Alle medlemmer orienteres om relevante indstillinger af f.eks. baggrunde, brug af høretelefoner, deling af skærm og sletning i retningslinjer for anvendelse af Teams som kommunikationskanal før ibrugtagning.Â
Vejledninger og links
Det er generelt ikke muligt at opnĂĄ decideret undervisning i anvendelsen af Microsofts produkter hos IT-afdelingen eller Digitalisering og I-sikkerhed. Da der er tale om almenkendte programmer og hver afdeling kan have individuelle behov for anvendelsen, henvises der i stedet til vores E-learningskanaler pĂĄ INTRA, som alle ansatte har adgang til. Her findes der pĂĄ flere sprog undervisningsvideoer og diverse materialer om, hvordan man generelt indstiller og anvender Teams-funktionaliteterne: Â
- Schultz Campus – alle afdelinger har udpeget en kontaktperson – kan oplyses af din nærmeste leder eller hos vores Campus koordinator Lene Søby Hansen (lsoh@nyborg.dk). Â
- Storyboard (tidl. Børsen Academy) indeholder online videokurser i alle Microsofts produkter herunder ogsĂĄ grundlæggende brug af Teams for nye brugere.Â
- Teams-forsiden Der er god assistance og inspiration via Microsofts egne materialer - der findes en short cut i nederste venstre hjørne af. Denne er især egnet til engelsksprogede brugere eller hvis du bruger Teams via Mobilen enheder.
Vær opmærksom pĂĄ at videoerne kan oplyse om funktioner, som vi i Nyborg Kommune har andre anbefalinger og indstillinger til og som du mĂĄske finder anderledes hĂĄndteret end i tidligere ansættelser.Â
Teams gruppe oprettelsesskemaÂ
Fortrolighedserklæring – konsulent_rådgiver – MS Teams – Nyborg Kommune – ved behov for eksternt medlem.
Den kan med fordel udfyldes i samarbejde med konsulenten og sendes til underskrift via Penneo – læs mere om brug af Penneo pĂĄ INTRA. Â
Oplysningspligtsbrev-konsulent MS Teams – udleveres i forbindelse med underskrift af fortrolighedserklæringen.Â
PowerPoint Præsentation Teams – leders værktøj til vidensdeling af retningslinjer og simple hints til at komme i gang.Â
Retningslinjer for anvendelse af Teams som kommunikationskanal
IT og Digitalisering, 4. november 2024
Har du brug for yderligere hjælp?
Oprettelse og teknisk hjælp:
- IT og Digitalisering via. Servicedesk
Brug af TEAMS:
- Digitaliseringskonsulent Isa Egholm Bering Kristensen, iech@nyborg.dk
- I-sikkerhedskonsulent Helena Pedersen Schou, hmps@nyborg.dkÂ
