Tolkebistand

Bestilling af tolk

Her finder du information om, hvordan du bestiller en tolk.

Nyborg Kommune har indgået en aftale med Språkservice DK om levering af tolkebistand.

Nyborg Kommune har mulighed for at få standardydelser såsom fremmødetolkning, telefontolkning, videotolkning og oversættelser.

Priserne kan ses i indkøbssystemet Acentio.

Bestilling af samtlige tolkeydelser kan ske via leverandørens bookingsystem, e-mail eller telefon. Alle bestillinger skal, uanset hvilken bestillingsform der benyttes, efterfølgende være tilgængelige og synlige i leverandørens bookingsystem.

Bestillinger via bookingsystem, e-mail og telefon afgives til leverandøren via følgende:

• e-mail: kontakt@sprakservice.dk
• telefon: +45 70 80 25 70

Telefoniske bestillinger kan afgives på arbejdsdage mellem kl. 6.00 – 24.00.

Det er muligt at afgive bestillinger via bookingsystem og e-mail døgnet rundt alle dage i året.

Du skal som ny bruger oprettet dig med dine Nyborg Kommune oplysninger på denne side: https://app.tolkeplan.dk/sprakservice/signup. Du skal bruge din afdelings EAN-nummer. De findes her: https://intranet.nyborg.dk/da/viden-og-vaerktojer/cvr-se-og-ean-numre/

Adgang til bookingsystemet sker via hjemmesiden: https://app.tolkeplan.dk/sprakservice/login

Hvis der er spørgsmål til bookingsystemet, priserne, ydelserne eller andre forhold vedrørende aftalen, er man meget velkommen til at kontakte Udbud og Indkøb på udbudogindkoeb@nyborg.dk.

Bekræftelse på ordre:

Når leverandøren har modtaget en bestilling, skal leverandøren fremsende en

ordrebekræftelse. Dette gælder dog ikke for akutbestillinger (se krav nedenfor).

Ved bestilling (både via bookingsystem, telefon og mail) skal der senest 30 minutter fra bestillingstidspunktet fremsendes en skriftlig ordrebekræftelse pr. mail til bestiller på modtaget bestilling, ligesom bestillingen skal være synlig i bookingsystemet.

Ved bestilling via mail senere end kl. 17, skal ordrebekræftelsen fremsendes seneste kl. 8.30 den førstkommende Arbejdsdag.

Ordrebekræftelse skal indeholde følgende oplysninger fra bestillingen:

• Navn på tolk (hvis en navngiven tolk er ønsket)
• Sprog og dialekt
• Bestiller/rekvirent
• Tolketype
• Dato, tidspunkt og varighed for tolkning
• Adresse på tolkested (kun relevant for fremmødetolkning)
• Bestillerens evt. kommentarer samt øvrige krav til tolkningen

For akutbestillinger gælder følgende frister for fremsendelse af ordrebekræftelsen, gældende fra opkaldstidspunktet:

• Akutfremmødetolkning: max 15 minutter fra modtaget bestilling.
• Akuttelefontolkning: max 15 minutter fra modtaget bestilling
• Akutvideotolkning: max 15 minutter fra modtaget bestilling
• Akut skriftlig oversættelse: max 15 minutter fra modtaget bestilling
• Telefonbesked: max 15 minutter fra modtaget bestilling

Bekræftelse af supplerende oplysninger Senest 3 arbejdsdage førend leveringstidspunktet, skal leverandøren fremsende supplerende oplysninger i henhold til tolkeydelsen.

Bekræftelsen af supplerende oplysninger skal som minimum indeholde følgende:

• Navn på tolk
• Tolkens ID-nummer
• Tolkens køn
• Sprog og dialekt
• Tolketype
• Dato, tidspunkt og varighed for tolkning
• Adresse på tolkested (kun relevant for fremmødetolkning)
• Bestiller/rekvirent
• Bestillingsdato
• Borgers CPR-nummer / identifikationsnummer
• Bestillerens evt. øvrige kommentarer samt øvrige krav til tolkningen
• Ordrenummer

Såfremt en bestilling foretages tre (3) eller færre arbejdsdage før leveringstidspunktet, skal

leverandøren hurtigst muligt, og inden for rammerne for henholdsvis bestilling af

akuttolkning, og Leverandørens aflysning af en tolkeydelse, meddele supplerende oplysninger til ordregiver.

I tilfælde hvor ordregiver ikke modtager supplerende oplysninger rettidig indgår

bestillingen som manglende levering i forbindelse med beregning af leverandørens dækningsgrad.

Ordregivers aflysning af en tolkeydelse:

Ordregiver kan uden modkrav afbestille en booket ydelse. Er ydelsen bekræftet af leverandøren og afbestilles denne senere end kl. 12 dagen før den bestilte tolkning skal finde sted, er leverandøren berettiget til at fakturere for et beløb, der svarer til 50 % af den bestilte ydelse. Såfremt en skriftlig oversættelse/telefonbesked er leveringsklar ved ordregivers aflysning, er leverandøren berettiget til at fakturere for det fulde beløb af den bestilte ydelse, forudsat at leverandøren fremsender det færdige materiale til ordregiver inden for tre (3) timer. Ved Ordregivers aflysning af en ordrebekræftet akuttolkning, er leverandøren berettiget til at få den fulde betaling for den bestilte akuttolkning. Ordregivers aflysning sker ved at kontakte leverandøren via dennes bookingsystem, telefonisk eller via mail. En telefonisk aflysning bekræftes efterfølgende via bookingsystemet, dog senest 30 minutter efter ordregivers telefoniske henvendelse (Ordregiver forventer, at leverandøren foretager registrering af den aflyste tolkning sideløbende med den telefoniske henvendelse).

En ordrebekræftet tolkning kan ikke aflyses ved meddelelse til den allokerede tolk.

 Leverandørens aflysning af en tolkeydelse:

Aflyser leverandøren en tolkeydelse, skal leverandøren give meddelelse herom til bestilleren pr. telefon senest 24 timer før planlagt tolkning, undtaget weekend, søn- og helligdage. Såfremt leverandøren modtager et autosvar, skal Leverandøren på anden vis sikre, at beskeden om aflysning kommer frem til bestiller eller bestillers afdeling. Aflysningen skal efterfølgende bekræftes pr. mail og registreres i bookingsystemet.

Brug af anden leverandør:

Ved mere end 5 minutters forsinkelse (eller ved udeblivelse) kan ordregiver/ sagsbehandler afvise Tolken, og dermed aflyses tolkeydelsen uden betaling. Ved forsinkelse på mere end 5 minutter, er ordregiver / sagsbehandler desuden berettiget til at rekvirere en anden Tolk eller en Tolk hos anden Leverandør. Såfremt tolkeydelsen aflyses, ved mere end 5 minutters forsinkelse, skal tolkeydelsen registreres som aflyst.