Beskyttelse af personlige data
Folkeskolen håndterer i en række sammenhænge oplysninger om de enkelte elever.
Det er vigtigt, at håndteringen af sådanne oplysninger sker på en måde, der sikrer integritet og sikkerhed om personoplysningerne, så elever og forældre har tillid til skolen.
Samtidig skal folkeskolens håndtering af oplysningerne være gennemsigtig, så det står klart for elever og forældre, hvornår der behandles personoplysninger, og hvilke oplysninger der behandles.
Med den nye persondataforordning har der vist sig et behov for at få præciseret reglerne for opbevaring og behandling af persondata. Denne folder har til formål, særligt for skoleområdet, at beskrive:
- forskellen på følsomme/fortrolige persondata kontra almindelige persondata
- hvilke IT-løsninger skolerne har til rådighed, og hvornår de anvendes i forbindelse med kommunikation og opbevaring af persondata
- hvem må have adgang til hvilke data
- hvilke data må indhentes, og i hvilket omfang må de gemmes
Hvad er følsomme og fortrolige personoplysninger?
Personoplysninger er oplysninger, der kan identificere en person.
Der skelnes i lovgivningen mellem almindelige personoplysninger - der
ikke er beskyttede - kontra oplysninger, der er fortrolige eller følsomme.
I Nyborg Kommuner skelner vi ikke mellem fortrolige og følsomme personoplysninger, da vi altid skal behandle og opbevare disse persondata varsomt og i sikre it-systemer – fremover benævnes disse data som ’følsomme’.
Tilsvarende skal vi, når vi kommunikerer med forældre, kollegaer og
eksterne samarbejdspartnere være opmærksomme på vores tavshedspligt og anvende sikre kommunikationskanaler, når indholdet er følsomt.
Tåler dine persondata at blive udsendt på et åbent postkort?
I praksis opfatter vi følsomme persondata som data, der ikke tåler at blive sendt ud på et ’åbent postkort’. Listen er lang, men for skoleområdet kan nævnes oplysninger som:
- CPR-nummer
- Beskyttet adresse
- Familiestridigheder
- Tvangsfjernelse af børn
- Misbrug
- Helbredsoplysninger
- Arbejdsløshed
- Separation- og skilsmisse
- Seksuel orientering
- Portrætbilleder
- Økonomi, gæld, løn
- Strafbare forhold
- Væsentlige sociale problemer
- Kontaktoplysninger med foto, telefonnummer, mail- og privatadresser
- Fremmøde og fravær
- Evalueringer af de enkelte elevers faglige udbytte og personlige
udvikling
- Karakterer og resultater i de nationale tests
- M.fl
De generelle principper for behandling af data
- Skal overholdes hver gang, der behandles personoplysninger.
Lovlighed
Formålet med behandlingen af data skal være lovlig. Det vil sige baseret på databeskyttelsesforordningen, anden lov eller
samtykke fra personen selv.
Rimelighed
Databehandlingen skal være rimelig og korrekt. Oplysningerne:
- Skal være tilstrækkelige, relevante og korrekte
- Skal være begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til
formålet
- Må ikke opbevares længere end nødvendigt
Gennemsigtighed
Den registrerede skal kunne gennemskue, hvad data bruges til.
Registrerede skal oplyses om:
- Rettigheder
- Formål med behandlingen af data
- Det legitime grundlag for behandlingen
- Tidspunktet for sletning af data
Syv hovedregler i databehandling
1. Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed: Borgerne ejer deres egne oplysninger, og det offentlige må kun have dem liggende og arbejde med dem, hvis der er et lovligt og rimeligt formål hermed, og hvis borgerne er informerede om, at det sker.
2. Formålsbestemthed: Behandling af data skal ske ud fra saglige og legitime formål. Hvis borgeren har givet tilladelse til databehandling ud fra ét formål, så gælder tilladelsen kun til dette formål.
3. Dataminimering og proportionalitet: Man må kun indsamle, gemme og arbejde med data som er tilstrækkelige, relevante og begrænsede til det, der er nødvendigt, dvs. ”need to know” og ikke ”nice to know”.
4. Datakvalitet: Personoplysninger skal være korrekte og ajourførte. Urigtige oplysninger skal slettes eller korrigeres. Personoplysninger skal derfor kunne opdateres eller slettes i alle it-systemer.
5. Opbevaringsbegrænsning: Personoplysninger skal slettes eller
anonymiseres, når man ikke længere har behov for at behandle
dem. Det skal derfor konkret afgøres i hvor lang tid forskellige
typer af personoplysninger skal gemmes og må behandles. Der skal være en slettepolitik og sletteprocedure, der sikrer dette. Den enkelte skoleledelse har ansvaret herfor.
6. Integritet og fortrolighed: Data må kun opbevares og behandles i systemer, som giver den nødvendige sikkerhed.
7. Sund fornuft: Brug din sunde fornuft og tag rimelige forholdsregler. Vurdér risiko og sandsynlighed for, at der kan ske brud på databeskyttelsen.
Sikre og usikre systemer
Hovedreglen er, at de kommunale it-systemer er sikre – men på forskelligvis – mens private eller webbaserede systemer sjældent er det. Der skal foreligge en databehandleraftale på systemerne, og der skal være procedurer, der sikrer, at data f.eks. ikke opbevares længere end de må, og at kun de relevante personer har adgang til data. Ansvaret for dette påhviler den enkelte skoleledelse.
- Pædagogiske platforme som Aula og MeeBook opfylder de tekniske sikkerhedskrav, men der skal være procedurer for, hvem der må se og bruge hvilke oplysninger. Den lokale skoleledelse har ansvaret herfor.
- FilR kan anvendes til sikker opbevaring af alle slags dokumenter.
Bemærk, at dokumenter gemt under ”Mine Filer” slettes ved ansættelsens ophør.
- Elevadministrationssystemet Tabulex Tea opfylder de tekniske sikkerhedskrav, men der skal være procedureregler for, hvem der må se og bruge hvilke oplysninger. Den lokale skoleledelse har ansvaret herfor.
- Kommunale mailsystemer opfylder som hovedregel sikkerhedskravene, mens web-baserede mailsystemer som hotmail, Gmail mv. ikke gør det. Aula og ”Send sikkert” i Outlook er den sikreste måde at kommunikere digitalt med forældrene på. Mellem medarbejdere i Nyborg Kommune kan du kommunikere sikkert med din nyborg.dk-mail.
- Sociale medier som Facebook, Twitter, Snapchat, YouTube m.v. opfylder generelt ikke sikkerhedskravene og må derfor ikke anvendes til personoplysninger. Dette gælder både tekst og billeder med mindre der er indhentet konkret skriftlig tilladelse.
- Webbaserede fildelingssystemer som f.eks. Google Drev, Dropbox, iCloud mv. opfylder generelt ikke sikkerhedskravene, og må kun anvendes i overensstemmelse med Nyborg Kommunes interne retningslinjer for indkøb og brug af filopbevaringssytemer i cloudløsninger. Det betyder bl.a., at der ikke må opbevares fortrolige og følsomme personoplysninger i fildelingssystemerne.
- KMD Sag/Nova (ESDH-system) opfylder sikkerhedskravene, hvis de forskellige sikkerheds- og procedureregler bliver fulgt.
Sikker kommunikation i Nyborg Kommune
Skolerne i Nyborg Kommune har en række IT-løsninger til rådighed, hvorfra kommunikation til forskellige målgrupper finder sted. I
nedenstående skitseres, hvilke IT-løsninger, der skal anvendes til sikker kommunikation - det vil sige kommunikation, der indeholder
følsomme persondata.
AULA:
Sikker kommunikation: Ja, til intern kommunikation med elever, forældre og kollegaer.
Beskrivelse: Lukket IT-miljø, hvor brugerne logger på via Unilogin – mulighed for at ’steppe-up’ med ekstra kode for indhold, der betragtes som "følsomt"
OUTLOOK:
Sikker kommunikation: Kun sikker ved kommunikation til kollegaer i Nyborg Kommune med @nyborg.dk som mail-efternavn.
Beskrivelse: Almindeligt mailsystem, der ved udsendelse af mails uden for firewall er ”hackbart” og svarer til et åbent postkort.
Outlooks ’Send Sikkert-knappen’
Sikker kommunikation: Sikker mail.
Beskrivelse: Udfyld modtagerens CPR, CVR eller sikkermailadresse i adressefeltet og tryk ’Send Sikkert’ (modtages i eBoks ved anvendelse af CPR/CVR).
Sikker opbevaring af data i Nyborg Kommune
I nedenstående er oplistet de IT-løsninger, hvori skolerne har adgang til opbevaring af data. Herudover vil en række administrative medarbejdere på skolerne skulle forholde sig til, hvornår dokumenter, breve og øvrige data skal journaliseres og/eller arkiveres.
*) Ved journalisering forstås sikker opbevaring af (dokumenter, brev m.m.) som led i en ’administrativ sagsbehandling’, og som muliggør behandling af klagesager og anmodning om aktindsigt.
**) Dog kan karakterer, standpunktskarakterer og standpunktsudtalelser uden indehold af helbredsoplysninger tillades.
***) Anvendelse af øvrige systemer som f.eks. OneDrive kræver forudgående godkendelse i overensstemmelse med Nyborg Kommunes interne retningslinjer for indkøb og brug af filopbevaringssytemer i cloudløsninger.
Centrale anbefalinger om opbevaring og videregivelse af persondata
- Gem ikke persondata på egen pc, på kommunale serverdrev eller i mail, men kun i sikre systemer. Gem dem aldrig på eksterne serverdrev, usb-nøgler m.v.
- Slet gamle mails. Der må ikke ligge mails med følsomme persondata i mailsystemet længere end én måned. Gamle mails skal arkiveres sikkert, hvis de skal bevares.
- Send kun følsomme personoplysninger via Aula, e-Boks eller Send Sikkert i Outlook (f.eks. afgørelser om specialundervisning, underretninger, testresultater og helbredsoplysninger).
- Slet gamle oplysninger om tidligere elever i FilR minimum én gang om året. Offentliggør kun personoplysninger (tekst og billede) efter konkret tilladelse fra forældre.
- Skriv ikke personfølsomme oplysninger i overskriften for kalenderaftaler og heller ikke i selve kalenderaftalen. Kalendere er åbne for alle.
Offentliggørelse af billeder
Datatilsynet ændrede praksis i september 2019. Spørgsmålet, om der vil kunne offentliggøres et billede på internettet uden samtykke fra den berørte person, beror nu på en helhedsvurdering af billedet og formålet med offentliggørelsen. Der vil være mulighed for at offentliggøre nogle portrætbilleder uden samtykke. Det skal konkret vurderes, om kommunen har grundlag for at offentliggøre billedet,
samt om personen på billedet ikke med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket.
Hvis disse behandlingsgrundlag ikke er til stede, skal behandlingsgrundlaget være samtykke. Selvom der ikke er krav om
indhentelse af samtykke, skal personen på billedet som udgangspunkt orienteres om, at man vil offentliggøre billedet, så personen har mulighed for at gøre indsigelse.
Når institutionen tager et billede/optager en video af et barn, er der tale om behandling af personoplysninger. Det kræver ikke samtykke
fra forældrene, da der er tale om almindelig myndighedsudøvelse. Men
nogle forældre bryder sig ikke om, at deres børn figurerer på billeder. Det er derfor en god idé at bede forældrene om at tage stilling til spørgsmålet om billeder/video, når barnet starter i institutionen. Et ønske fra forældrene om, at der ikke skal tages billeder af barnet, skal respekteres, og det er derfor vigtigt, at personalet får spurgt forældrene, hvordan de forholder sig til brug af billeder af deres børn.
Orientering
Hvorvidt, om der skal ske orientering inden offentliggørelse af billeder afhænger af formålet. Er formålet at vise personen, skal der ske
orientering, omvendt hvis formålet er at vise situationen fx et billede af en flok børn på tur med børnehaven eller skolen, vil der ikke skulle
ske orientering inden offentliggørelse.
Samtykke
Der skal indhentes samtykke til offentliggørelse af billeder, såfremt personerne på billedet med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Samtykke skal kunne dokumenteres og der må ikke
være tvivl om, hvilke billeder, der er givet samtykke til. Et samtykke kan altid trækkes tilbage, hvilket indebærer, at billedet ikke må benyttes fremadrettet. Hvis billedet f.eks. er trykt i en pjece, skal pjecen ikke trækkes tilbage, men der må ikke laves nye pjecer med billedet.
Når noget går galt: Ved sikkerhedsbrud
Kontakt Digitalisering og I-sikkerhed på mail: dpo@nyborg.dk
Læs mere om databeskyttelse på hjemmesiden:
www.nyborg.dk/da/OmKommunen/Databeskyttelse
Spørgsmål
Har du yderligere spørgsmål til beskyttelse af personoplysninger i skolerne, kan du kontakte Digitalisering og I-sikkerhed på mail:
digitalisering-og-i-sikkerhed@nyborg.dk
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange på skolen må inddrages i behandlingen af den enkelte elevs personoplysninger?
Folkeskolens behandling af elevers personoplysninger må kun
ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål, og behandlingen
skal være relevant og begrænset til, hvad der er nødvendigt for
formålet med opgaveløsningen. Det er derfor ikke tilladt at afsøge, orientere sig i, tjekke op på eller videregive personoplysninger om de enkelte elever, hvis det ikke er nødvendigt for den konkrete opgavevaretagelse omkring eleven. Det gælder også, selv om man rent teknisk måtte have adgang til oplysningerne.
Adgangen til at udveksle personoplysninger om den enkelte elev
afhænger derfor af, om de enkelte medarbejdere har brug for oplysninger om eleven til varetagelse af medarbejderens arbejdsopgave i regi af skolen. Det kan f.eks. være berettiget, at de lærere, som underviser samme klasse, får adgang til oplysninger på individniveau om eleven (f.eks. testresultater), navnlig hvis lærerne
arbejder sammen i team, ligesom læreren kan drøfte spørgsmål
om de enkelte elever med skolens pædagogiske leder.
Har forældre ret til at vide, hvilke oplysninger skolen behandler om barnet?
Forældremyndighedens indehaver har som udgangspunkt ret til at
få oplyst, hvilke oplysninger skolen har registreret om barnet. Det
kaldes ”indsigtsret”. Forældremyndighedsindehaveren har ret til at få at vide, hvilke oplysninger, der behandles om barnet, formålet med behandlingen, hvor oplysningerne kommer fra og hvor længe de vil blive behandlet. Forældremyndighedsindehaverens ret til indsigt kan begrænses, hvis dennes interesse i at få kendskab til oplysningerne ”bør vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser”,
herunder hensynet til barnet selv. Hvis skolen ikke vil give indsigt
i skolens oplysninger om barnet, kan forældrene klage til Datatilsynet.
Hvor længe må følsomme personoplysninger om
et barn/en elev ligge i de forskellige systemer, og
hvem har ansvaret for at slette dem?
Persondata må være registreret i de forskellige systemer, så
længe det er fagligt relevant og i overensstemmelse med formålet med registreringen. Typisk slettes data senest 10 år efter, at
barnets undervisningspligt er opfyldt. Bemærk, at eksamensbeviser og nødvendige data for at udstede sådanne beviser skal gemmes.
Elevsager, herunder elevplaner m.v., skal ikke gemmes, med
mindre det vurderes relevant. Der skal altså foretages en konkret
vurdering. Kræver det konkret samtykke (tilladelse) fra forældrene, hvis man registrerer oplysninger om et barns sociale, personlige eller læringsmæssige udvikling (herunder specialundervisning) på egen
pc eller i skolens digitale læringsplatform?
Skal forældrene informeres om registrering?
Det kræver ikke tilladelse fra forældrene at registrere oplysninger,
hvis det sker som del af den opgave, som man skal løse. Men forældrene skal som hovedregel informeres om, hvilke oplysninger
der registreres. Sådanne oplysninger må alene blive gemt i sikre
systemer og således ikke på ens egen pc. Data skal slettes igen,
når de ikke længere er relevante at opbevare.
Må man have en klasse-/gruppeliste med navne,
adresser, telefonnumre og mailoplysninger på
skolens internetside, i læringsplatformen eller i
Aula – eller kræver det årligt samtykke fra forældrene?
En klasseliste indeholder persondata. Det kræver derfor samtykke
fra forældrene at offentliggøre sådanne. Det anbefales at sådanne
oplysninger ikke placeres på en offentlig tilgængelig hjemmeside,
men kun i lukkede systemer (f.eks. intranet eller Aula) og at der
indhentes samtykke.
Må en skole føre en løbende oversigt over, hvilke
støttetiltag der er igangsat for de forskellige elever (f.eks. specialundervisning, støtte til fysiske
handicap, igangsatte underretninger)?
Ja, så længe det sker i et sikkert system, så længe data er
ajourførte, og så længe forældrene er informeret om de data, der
registreres.
Hvis man får en mail fra en forældres hotmail-adresse vedr. deres barns specialundervisningsbehov, må man så svare, eller skal man
svare via Aula eller til e-Boks?
Svar skal sendes via sikker mail dvs. via Aula eller ”Send sikkert”
i Outlook.
Hvad er reglerne for opbevaring og sletning af
data eller billeder af børn/elever på mobiltelefon
og iPad?
Opbevaring og anvendelse af portrætbilleder kræver skriftligt
samtykke fra forældrene. Billeder skal altid gemmes i et sikkert
system, som hovedregel i Aula eller FilR. Portrætbilleder skal
hurtigst muligt overføres til et sikkert system - hvor samtykke også
registreres - og bør slettes straks efter på den mobile enhed.
Skoleledelsen sikrer procedurer for sletning af billeder på mobile
enheder.
Er lærere og pædagoger omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om journal- og notatpligt?
Forvaltningsloven omfatter alle offentlige myndigheder, også skoler og institutioner. Men den sigter mod forvaltningsvirksomhed,
hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse. Faktisk forvaltningsvirksomhed som f.eks. undervisning, pædagogiske aktiviteter,
pasning mv. er ikke omfattet af forvaltningsloven. Det betyder
f.eks., at en lærer eller en pædagog ikke er omfattet af reglerne
om f.eks. notatpligt, journalisering m.v. så længe det handler om
den almindelige praksis. Men når der træffes beslutning, hvor der
udøves myndighed, gælder lovens bestemmelser. F.eks. når der
træffes beslutning om underretning, igangsættelse af specialpædagogiske tiltag, disciplinære foranstaltninger og henvendelser
vedr. mobning m.v.
Hvordan må personoplysninger om medarbejdere behandles? – Må en oversigt over hvem, der
er fraværende pga. sygdom eller barns sygdom
f.eks. hænge i personalerummet, så alle kan
se det?
Personoplysninger om sygdom må ikke være offentligt tilgængelige. Men det må gerne fremgå, hvem der er tilstede, og hvem der
ikke er, så længe årsagen ikke fremgår.
