Sådan bruger du sikkerhedsenhederne i KMD Nova
Nyborg Kommunes ansatte skal som hovedregel kun have adgang til de sager, som de har brug for adgang til for at udføre deres arbejdsopgaver. Dette princip følger af persondataretten.
Det er dog ikke praktisk muligt og heller ikke hensigtsmæssigt at afgrænse de ansattes adgang til sager helt så restriktivt.
Udgangspunktet er derfor, at hver afdeling har sin egen sikkerhedsenhed, som afdelingens sager journaliseres på.
Fx bruger Socialafdelingens ansatte sikkerhedsenheden ”Social”, og Borgerservice ansatte bruger sikkerhedsenheden ”Borgerservice”. Der er oprettet særskilte sikkerhedsenheder til kommunens institutioner, så hver enkelt skole, daginstitution og social institution har sin egen sikkerhedsenhed.
Men det er vigtigt at pointere, at disse afdelingsspecifikke sikkerhedsenheder kun skal bruges til personsager.
Alle administrative sager, der ikke er personsager, skal ALTID journaliseres på sikkerhedsenheden ”Nyborg Kommune”. Denne sikkerhedsenhed benyttes til alle administrative/generelle sager, som fx politikker, retningslinjer og lign. Dette sikrer, at alle i organisationen har adgang til at se de generelle administrative sager, og at der ikke oprettes dobbeltsager. Sikkerhedsenheden ”Nyborg Kommune” benyttes også af Teknik- og Miljøafdelingen til de sager, som ikke indeholder følsomme personoplysninger.
Sikkerhedsenheden ”Nyborg Kommune” skal også benyttes til dagsordenspunkter, da de medarbejdere, der arbejder med at samle dagsordenen i dagsordenssystemet, ellers ikke kan tilgå dagsordenspunkt og bilag. Hvis et dagsordenspunkt (fx pga. følsomme personoplysninger eller fortrolighed) oprettes på en anden sikkerhedsenhed end ”Nyborg Kommune”, skal de medarbejdere, der arbejder med at samle dagsordenen i dagsordenssystemet, have brugerstyret adgang.
Der kan i særlige tilfælde benyttes brugerstyret adgang, hvor kun udvalgte medarbejdere har adgang til sagen. Det benyttes fx ved MUS-sager og helt fortrolige sager. Det er sårbart, idet ingen kan se sagen, hvis de personer, der har fået brugerstyret adgang, stopper deres ansættelse.
Personsager
Afdelingens/institutionens sikkerhedsenhed benyttes.
Administrative sager
Sikkerhedsenheden ”Nyborg Kommune” benyttes, hvis sagen ikke indeholder følsomme personoplysninger.
Det er meget vigtigt, at administrative sager med fx politikker, retningslinjer og lign. ikke journaliseres på de afdelingsspecifikke sikkerhedsenheder, da de i så fald ikke kan fremfindes af Sekretariatet og andre, der måtte have brug for det.
Personalesager
Sikkerhedsenheden ”Personale” benyttes til alle personalesager. Sagerne oprettes automatisk via snitfladen mellem SD Personaleweb og Nova.
Kun medarbejdere i HR og Personale samt Lønadministrationen har adgang til sikkerhedsenheden ”Personale” og dermed personalesager via Nova.
Chefer, ledere og sekretærer skal tilgå personalesagerne via SD Personaleweb.
MUS-sager
Sikkerhedsenheden ”Ingen” benyttes, og der gives adgang til leder og pågældende medarbejder via ”brugerstyret adgang”. Se særskilt vejledning herom på intranettet.
Fortrolige sager
Der kan i helt særlige tilfælde benyttes brugerstyret adgang i fortrolige sager. Sikkerhedsenheden ”Ingen” benyttes, og der gives adgang til de relevante ansatte via ”brugerstyret adgang”.
