Oplysningspligt - borger
Kommunen har som dataansvarlig pligt til at orientere borgerne om, at kommunen behandler oplysninger om dem.
Det gælder både, når oplysningerne kommer fra borgeren selv, og når oplysningerne kommer andre steder fra, fx en anden myndighed eller en anden borger. Oplysningspligten betyder, at kommunen på eget initiativ har pligt til at give borgeren en række informationer, når der modtages og/eller indsamles oplysninger om vedkommende. Det er ikke tilstrækkeligt at have informationerne liggende på hjemmesiden. Borgerne har ret til at vide, hvilke oplysninger kommunen behandler om dem, til hvilket formål, om oplysningerne videregives, hvor længe oplysningerne behandles m.v. Desuden skal borgerne orienteres om deres rettigheder omkring ret til indsigt, ret til berigtigelse, klagemuligheder m.v.
Sådan håndterer du oplysningspligten
Der er udarbejdet en standardskrivelse (standard oplysningspligtsbrev), som skal udsendes til borgeren, når I behandler oplysninger om vedkommende. Skrivelsen skal udfyldes og tilrettes af hver enkelt afdeling/institution inden udsendelse, så den passer til de konkrete forhold. Det er markeringerne med gul, der skal udfyldes og tilrettes. I skal oplyse borgeren om, at kommunen er dataansvarlig, formålet med behandlingen, retsgrundlaget for behandlingen, hvilke typer af oplysninger, der behandles, kontaktoplysninger til databeskyttelsesrådgiveren m.v.
De nødvendige oplysninger er allerede indskrevet i ansøgningsskemaer. Når en behandling starter op via et ansøgningsskema, er oplysningspligten dermed allerede opfyldt. Men hvis I behandler oplysninger om en borger i andre situationer, er det efter omstændighederne nødvendigt at udsende standardskrivelsen til borgerens digitale postkasse. Det kan fx være, hvis en borger ringer til hjælpemiddelterapeuterne og mundtligt ansøger om et hjælpemiddel, hvis en borger skriver/ringer til sundhedsafdelingen og tilmelder sig et rygestopkursus, eller hvis Teknik- og Miljøafdelingen undersøger lovligheden af en bebyggelse på baggrund af en henvendelse fra naboen.
Oplysningspligten kan også opfyldes mundtligt. Hvis i oplyser borgeren mundtligt om indsamlingen, så skal der udarbejdes et notat, hvor dette fremgår. Heri skal noteres omfanget af informationen samt hvornår den er givet. Dette notat skal journaliseres i det relevante sagsbehandlingssystem. Oplysningspligten skal som det klare udgangspunkt opfyldes skriftligt, medmindre hensyn til modtageren taler for mundtlig opfyldelse.
Hvis I indsamler oplysninger direkte ved borgeren:
Indsamler vi oplysninger direkte ved borgeren, så skal vi oplyse borgeren herom. Eksempler herpå kunne være, at Nyborg Kommune indsamler kontaktoplysninger ifm. en konkurrence eller ansøgning om institutionsplads.
En underretning om indsamling af personoplysninger skal som udgangspunkt gives samtidig med, at Nyborgborg Kommune indsamler oplysninger, fx ved en kvitteringsskrivelse eller som blanket i en af webportalerne. Såfremt den registrerede uopfordret henvender sig til kommunen, så skal oplysningsskrivelsen gives snarest muligt, dog ikke senere end 10 dage.
Hvis I anvender oplysningerne til et andet formål end ved første indsamling, så skal Nyborg Kommune som det klare udgangspunkt underrette den registrerede herom, se dog afsnittet om undtagelser nedenfor.
Jeres oplysningsskrivelse til borgeren skal dokumenteres i det relevante sagssystem.
Hvis I indsamler oplysninger hos tredjepart:
Hvis Nyborg Kommune indsamler personoplysninger om den registrerede hos tredjemand, så skal vi underrette herom. Eksempler herpå kunne være, at Nyborg Kommune indsamler oplysninger om den registreredes skatteforhold fra Skattestyrelsen. I dette tilfælde kommer oplysningerne altså ikke fra den registrerede selv, men derimod tredjepart.
I skal oplyse borgeren om indsamlingen så tidligt som muligt efter indsamlingen. Udgangspunktet er derfor som ved indsamling hos den registrerede, at det skal ske ikke senere end 10 dage efter indsamlingen. I nogle tilfælde sker indsamlingen som led i et sagsforløb, hvor man med sikkerhed ved, at der vil være kontakt til den registrerede i fremtiden – i disse tilfælde kan fristen rykkes til 30 dage. Nyborg Kommune bestræber sig dog på, at hovedreglen en 10-dages overholdes. Hvis i påtænker at strække fristen udover hovedreglen på 10 dage, så skal IT og Digitalisering kontaktes.
Hvis I anvender oplysningerne til et andet formål end ved første indsamling, så skal Nyborg Kommune som det klare udgangspunkt underrette den registrerede herom, se dog afsnittet om undtagelser nedenfor.
Jeres oplysningsskrivelse til borgeren skal dokumenteres i det relevante sagssystem.
Undtagelser fra oplysningspligten:
Det gælder for så vidt både direkte og indirekte indsamling, at der ikke skal ske oplysning om indsamling, hvis den registrerede allerede er bekendt med de oplysninger, som er omfattede af oplysningspligten.
Der skal endvidere ikke oplyses om indsamlingen af personoplysninger, hvis den registreredes interesse i oplysningerne vurderes at burde vige for afgørende hensyn til private eller offentlige interesser. Private hensyn vedrører ikke udelukkende den registrerede, hvorfra vi har indsamlet oplysninger, men også andre personer, fx tilfælde, hvor man vil forstyrre socialt arbejde vedr. mindreårige, ved at oplyse en forældre om indsamling af personoplysninger.
Offentlige interesser omfatter b.la statens sikkerhed, efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af strafbare forhold, fx hvis man indsamler oplysninger, der kan have betydning for politivirksomhed – i dette tilfælde oplyser man altså heller ikke den registrerede om hverken indsamling eller videregivelse.
Oplysningspligten gælder desuden ikke, når Nyborg Kommune viderebehandler personoplysninger til nye formål, og viderebehandlingen sker på baggrund af ministerielle regler, dvs. hvis det er besluttet, fx ved en bekendtgørelse, at en behandling af specifikke oplysninger kan rummes indenfor samme formål, så skal man ikke oplyse den registrerede om indsamling igen.
IT og Digitalisering skal kontaktes forud for brug af undtagelsesreglerne.
Særlige punkter ift. indirekte indsamling:
Der skal ikke gives en oplysningsskrivelse, hvis meddelelse af de pågældende oplysninger viser sig umulige eller vil kræve en uforholdsmæssigt stor indsats, dvs. en proportionalitetsvurdering. I sådanne tilfælde må i foretage en afvejning af på den ene side konsekvensen ved manglende oplysning om indsamling og på den anden side den arbejdsbyrde, som pålægges kommunen for at oplyse om indsamling. Afvejningen skal tage udgangspunkt i de i bestemmelsen nævnte eksempler, fx arkivformål i samfundets interesser, videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål. Denne afvejning bør som det klare udgangspunkt tages i fællesskab med IT og Digitalisering.
Derudover skal der ikke ske oplysning om indsamling i de tilfælde, hvor indsamling eller videregivelse er udtrykkeligt fastsat i EU-retten eller national ret, som fastsætter passende foranstaltninger til beskyttelse af den registreredes legitime interesser, fx når Nyborg Kommune videregiver personoplysninger efter reglerne i arkivloven og lov om Danmarks Statistik eller videregivelse af økonomiske oplysninger til Skattestyrelsen. Beslutning herom bør som det klare udgangspunkt tages i fællesskab med IT og Digitalisering.
Afslutningsvist skal den registrerede ikke oplyses om indsamlingen, hvis personoplysningerne skal forblive fortrolige som følge af reglerne om fortrolighed, herunder forvaltningslovens § 27. Beslutning herom bør som det klare udgangspunkt tages i fællesskab med Digitalisering og I-sikkerhed.
Såfremt undtagelsesbestemmelserne anvendes i de enkelte afdelinger, skal dette registreres. Vurdering af undtagelsesbestemmelsernes anvendelse foretages løbende på ledelsesniveau i de enkelte afdelinger efter konsultation med IT og Digitalisering.
Husk at I altid skal kunne dokumentere, at I har iagttaget oplysningspligten, også ved mundtlig opfyldelse. Dette kan I fx gøre ved at skrive et notat på borgerens sag i fagsystemet, hvoraf fremgår, at oplysningsbrev er sendt til borgeren og samtidig journalisere det brev, som I har sendt.
Tilrettet af IT og Digitalisering 31. maj 2024