GDPR oprydningsrapport

Hvorfor anvender vi et scanningsværktøj og månedlige rapporter?

For at leve op til gældende GDPR-regler har Nyborg Kommune en retningslinje, der bestemmer, at ledere og medarbejdere ikke må have mails eller dokumenter med følsomme personoplysninger liggende i Outlook eller almindelige drev mere end 30 dage. Hvis de skal opbevares længere skal de overføres til relevant fagsystem.

Kan scanningsværktøjet også scanne mit H-drev, Onedrive eller andre drev?

Nej, desværre ikke. Men det forventes at på et senere tidspunkt vil scanningsværktøjet også kunne scanne vores drev. Der vil blive meldt yderligere info ud, når det bliver aktuelt.

Hvad sker der, når jeg vinger en mail af til ”sletning”?

Når du vinger en mail af til sletning, vil den om natten bliver overført til din ”Slettet Post”, hvor den kan genskabes i 30 dage. Herefter slettes den permanent.

Hvad sker der, når jeg ”fejlklassificerer” en mail?

Du kan - ikke et krav - vinge ”fejlklassificeret” af, når du vurderer, at mailen ikke indeholder ”følsomme” personoplysninger. Dermed bliver leverandøren bag scanningsværktøjet opmærksom på, at de bør fintune robotten, så den type mails ikke rammes fremadrettet.

Hvad sker der, når jeg ”dispenserer” en mail?

Når du markerer en mail til ”dispensation”, så placeres mailen i fanen ”Dispensation”, og bliver ikke slettet før du fjerner fluebenet igen. Funktionen anvendes i de særlige tilfælde, hvor du har et arbejdsbetinget behov for, at den må ligge i Outlook mere end 30 dage.

Hvorfor ændrer rapporten sig ikke, når jeg sletter i Outlook?

Oprydningsværktøjet scanner Outlook og skaber et ”NU-billede” (en rapport). Rapporten påvirkes ikke løbende i takt med at du sletter i Outlook, derimod skal du foretage sletning, fejlklassificering og dispensering via rapporten, der så vil opdatere Outlook fra dag til dag.

Hvor tit modtager jeg en mail med link til scanningsrapporten?

Alle Outlook-brugere vil modtage en mail med link til scanningsrapporten månedligt.

Hvorfor får jeg gammel data i rapporten?

Du kan opleve, at din rapport er længere end normalt - og det kan der være flere grunde til. For det første er det et stykke tid siden, vi sidst kørte scanningsværktøjet. For det andet kan det skyldes, at der er blevet svaret på en gammel mailtråd, hvor den oprindelige mail blev slettet for længe siden.

Hvor ofte skal jeg gennemgå min scanningsrapport?

Der er ikke krav til, hvor ofte du gennemgår din rapport. Men jf. Nyborg Kommunes ”Retningslinjer for anvendelse af mail og anden kommunikation”, så er det den ansattes ansvar at sikre, at der ikke findes mails med følsomme personoplysninger i Outlook, der er mere end 30 dage gamle.

Hvorfor finder jeg mails, der ikke er ”følsomme”?

Der ses en tendens til, at robotten bag scanningsværktøjet finder flere mails, der er ”falsk positive”. Det er en kendt udfordring, som vi må leve med. Men hvis du fejlklassificere disse typer mails, vil den med tiden blive bedre til at udsøge de ”rigtige” mail

Hvad er omfattet af scanningsudtrækket?

Udtrækket søger på alle dine mapper i Outlook, herunder Indbakke, Slettet Post, Kladder etc.

Hvordan Sletter, Dispenserer og Fejlklassificerer jeg?

Se ”Quickguide til GDPR oprydningsrapport”

Kan scanningsværktøjet tage højde for Modulus 11-opslag?

Der søges både efter 10-cifrede tal og dem med bindestreg, altså modulus 11. Der bruges "start- og stop-ord", som er med til at give en høj sandsynlighed for, at det fundne nummer også er et CPR-nummer. F.eks. optræder ord som fakturanummer og ordrenummer som stop-ord, mens ord som personnummer og cpr-nummer optræder som start-ord. 

Scannes der billeder/vedhæftninger for at fange håndskrevne cpr numre?

Når vi scanner billeder og scannede filer, køres disse filer igennem en proces, der hedder OCR (Optimal Caracter Optimization), der konverterer sådanne filer til maskinlæsbare tekstformater, der efterfølgende kan indgå i rapporten. I nogle tilfælde er kvaliteten på billedet dog ikke god nok til, at der kan komme et brugbart tal eller tekst ud af det.

Hvorfor får jeg fejl ved login?

Det kan skyldes, at du bruger din skoleprofil (@nybs.dk): "was not found in the directory 'Nyborg Skoler". Login skal altid foretages ved hjælp af din nyborgmail (@nyborg.dk)  

Hvor kan jeg få hjælp?

Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp til din oprydningsrapport, så er du velkommen til at kontakte IT og Digitalisering via dpo@nyborg.dk