Chefgruppens arbejdsgrundlag 2025

Nyborg Kommunes chefgruppe består af direktionen og chefer med reference til direktionen jf. det overordnede organisationsdiagram, som du finder her.

Direktionssekretær Mette Rahbek Larsen understøtter chefgruppen og deltager i chefgruppens møder.

Chefgruppens formål er:  

1. Udøve overordnet strategisk ledelse

I samarbejde med direktionen at sætte overordnet retning for organisationen, sikre koordinering på tværs og sikre implementering i bund. Mere konkrete emner er:

• • Overordnede strategier og politikker (f.eks. vækststrategien og civilsamfunds-strategien)
  • Personale- og ledelsespolitik
  • Attraktiv arbejdsplads, rekruttering og tilknytning
  • Arbejdsmiljø og kulturudvikling
  • Branding

Chefgruppen fokuserer på ledelse af organisationen frem for at udøve ledelse i organisationen; chefgruppen skaber grundlag for, at chefer og ledere kan lede i organisationen.

2. Sikre, at Byråd og fagudvalg får et godt og velkoordineret grundlag for at udøve politisk lederskab i tæt samarbejde med direktionen.

Sikre en god velkoordineret og helhedsorienteret betjening af den politiske ledelse, herunder at der er gode beslutningsgrundlag, og bidrager til at politiske beslutninger implementeres loyalt i hele organisationen.

3. Understøtte og udfordre direktionen;

Chefgruppen er sparringspartner og rådgiver for direktionen og medvirker til at kvalificere direktionens beslutningsgrundlag. Direktionen er her dagsorden-sættende.

4. Sikre en ansvarlig budget- og økonomistyring.

     Chefgruppen leverer input til budgetforslag og sikrer, at budgetansvaret forvaltes hensigtsmæssigt og effektivt. Det skal sikres, at de økonomiske rammer er kommunikeret i organisationen og at lederne kender deres opgaver, roller og ansvar ift. budgettet. Chefgruppen sikrer en effektiv økonomistyring, hvor der reageres rettidigt når forbruget udvikler sig uhensigtsmæssigt. Også på det økonomiske område har chefgruppen et ansvar for, at de økonomiske rammer understøtter de tværgående og helhedsorienterede løsninger.

5. Styrke borgerperspektivet og det tværgående samarbejde.

Chefgruppen bidrager til styrkelse af borgerperspektivet med fokus på de definerede kerneopgaver og sikre tværgående retning i organisationen. Dette for at bidrage til de bedst mulige rammer for, at fagligt stærke medarbejdere kan løse opgaverne i samspil med kolleger og borgere.

6. Rettidig og gennemsigtig kommunikation.

Chefgruppen bidrager til god, rettidig og gennemsigtig kommunikation – både internet i egne afdelinger, men også tværgående og eksternt. (Omdømmeledelse).

7. Læringsfælleskab - et forum for ledelsesudvikling.

Dels i forhold til chefernes egen læring og udvikling og dels for udvikling af fælles ledelsestilgang og ledelsessprog. Det kan eksempelvis være via:

• Drøftelser af ledelsesdilemmaer, artikler, m.m.
• Drøftelser af tilgange og værktøjer
• Oplæg fra gæster
• Evaluering af indsatser, projekter, m.m.
• Evaluering af chefgruppen selv og opfølgning på chefgruppens arbejdsgrundlag.

Chefgruppen varetager opgaver, som er knyttet til formålene ovenfor, og som er værdiskabende for hele kommunen.

• Økonomi – budgetproces, sikker drift og udvikling.
• Ledelsesudvikling og udvikling af det tværgående samarbejde, herunder arbejdet i de tværgående ledelsesgrupper. Løbende udvikling og implementering af ledelsesmodel.
• I samarbejde med direktionen udøvelse af professionel betjening af det politiske niveau.
• Attraktiv arbejdsplads, rekruttering og fastholdelse.
• Løbende fokus på Nyborg Kommunes kerneopgave.
• Kommunikation – internt, tværgående og eksternt.

Chefgruppens arbejde skal resultere i, at:

• Alle ledere i Nyborg Kommune oplever, at de har et klart ledelsesgrundlag, og at ledelse distribueres.
• Medarbejdere oplever Nyborg Kommune som en attraktiv arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø og med meningsfulde opgaver.
• Borgere og virksomheder oplever, at Nyborg Kommune har et klart og tydeligt borger-perspektiv/udefra-og-ind perspektiv med fokus på hurtig og fleksibel service.
• Byrådspolitikerne oplever, at de får kvalificerede velbelyste beslutningsgrundlag og oplever god rådgivning, hvor de vises relevante handlemuligheder, og at der eksekveres på politiske beslutninger.

Chefgruppen bestræber sig på at anvende arbejdsformer, der understøtter de formål, som chefgruppen forfølger i den konkrete situation. Arbejdsformerne kan eksempelvis omfatte:

• Gruppearbejde
• Trin-for-trin metoden
• Refleksionsøvelser
• Advokat-metoden
• Walk and talk.

Det gælder generelt, at chefgruppen i sin ledelsestilgang, bestræber sig på at være strategisk retningssættende og frisættende.

Chefgruppen vil så vidt muligt fokusere på at beskrive hvilken opgave, der skal løses, og hvorfor den skal løses. Og chefgruppen vil give ledere og medarbejdere ledelses– og handlerum til at komme med bud på, hvordan opgaven løses. Chefgruppen tilstræber således en arbejdsform, der er inspireret af Bungays brief-backbrief model:

Chefgruppen arbejder i og mellem møder

Chefgruppen holder møder hver 14. dag, hvor der afsættes 2,5 time. Hvert andet mødet er som udgangspunkt et udvidet chefmøde, hvor der afsættes ca. 4 timer.

Der planlægges med 2 årlige seminarer.

De ordinære møder er primært designet til beslutning, koordination og informations- og videndeling samt ”tjek ind”. De udvidede møder er primært designet til strategiudvikling, læring og ledelsesudvikling. Møderne bruges primært til de mere langsigtede og tematiske drøftelser.

Chefmøderne afholdes som udgangspunkt i mødelokale på rådhuset. Hvis muligt afholdes en række af chefmøderne på Ringvej.

Chefgruppen arbejder med en rullende dagsorden og årshjul, så dele af møderne planlægges i god tid før mødeafholdelsen, og således at opgaver og ansvar kan fordeles i god tid inden mødeafviklingen.

Dagsorden udsendes som udgangspunkt fredag i ugen inden mødet.

Sagsfremstilling udarbejdes i KMD Nova og skal ligge klar senest torsdag kl. 12.00, ugen før mødets afholdelse.

Dagsorden til de ordinære møder indeholder en række faste punkter, og emner der dagsordenssættes ad hoc, på møder eller via årsplanen. På de enkelte møder drøftes altid kort emner til kommende møder.

Kommende og planlagte emner/temaer opdateres løbende og fremgår af dagsorden til chef-møderne.

Principperne for sager der sættes på til chefmøder, har som udgangspunkt tværgående relevans og interesse for hele chefgruppen. Det kan være emner, der kræver at vi sætter en fælles retning, koordinering og styring. Det vurderes altid, hvad hensigten er med at sætte et punkt på til behandling på chefmøde – og samtidig vurderes det, om der kan informeres på anden vis, fx ved udsendelse af mail el. drøftelse i andre mindre chefgruppefora.

Der udarbejdes referat fra møderne. På de enkelte møder tages der stilling til, hvad der skal kommunikeres fra mødet, til hvem der skal kommunikeres, og hvordan det skal foregå.

Den åbne del af dagsorden og referat publiceres på intranettet.

Direktionssekretær udarbejder og vedligeholder årsplan for chefgruppen. Årsplanen skal sikre, at alle chefgruppeanliggender bliver behandlet af chefgruppen. I årshjulet fremgår således, hvornår hvilke chefgruppeanliggender drøftes, og hvornår der følges op. Det fremgår desuden, hvem der er tovholder og ansvarlig for forberedelse, facilitering af og opfølgning på drøftelsen.

Mødekulturen er aktiv deltagelse. Outlook er slået fra, og man arbejder ikke på andre sager end de dagsordensatte.

Med henblik på at realisere chefgruppens formål er indsatsområderne i 2025:

• Fastholde fokus på god økonomistyring og bidrage til god budgetproces, sikker drift og udvikling.
• Fortsætte udviklingen af de tværgående ledelsesgrupper og arbejdet med implementering af Bungays ledelsesmodel.
• Bidrage til proces for ny model for undersøgelse af trivsel, APV og ledelsesevaluering.
• Bidrage til god proces med styrkelse af ledelse af psykisk arbejdsmiljø. Forløb med LEAD.
• Fokus på god on- og off-boarding.
• Revitalisering af Nyborg Kommunes kerneopgave. Både i forhold til chefgruppen selv, de tværgående ledelsesgrupper og kommunens enkelte arbejdspladser.
• Strategi og bosætning – kommunikation og branding.
• Fastholde godt og tillidsfuldt samarbejde i chefgruppen, hvor der fortsat er højt til loftet, og hvor der er stor psykologisk tryghed.
• Fastholde en arbejdsform hvor den forskellighed, der er i chefgruppen, udnyttes konstruktivt.
• Indgå i udvikling af de udvidede chefmøder til mere strategiske drøftelser, læring og ledelsesudvikling.

Chefgruppens arbejdsgrundlag evalueres én gang årligt i januar måned.