Information vedr. bogføring i forbindelse med opstart af fælles ejendomsdrift / Facility Management

I Prisme 365 er der på alle fysiske adresser oprettet et nyt afdelingsnummer til de udgifter som vedrører den fælles ejendomsdrift.

Det nye afdelingsnummer starter med FM, men resten af nummeret er identisk med det nuværende afdelingsnummer i Prisme 365.

Afdelingsnummeret startende med FM, skal således KUN bruges til de udgifter som budgetmæssigt er flyttet til den fælles ejendomsdrift.

Det ”gamle” afdelingsnummer, skal derfor stadigvæk bruges til alle øvrige udgifter som ikke vedrører den fælles ejendomsdrift.

Det er besluttet at udgifter til el, vand, varme og renovation stadigvæk bogføres decentralt.

Regninger vedr. el, vand, varme og renovation vil så vidt muligt i løbet af 2025 overgå til automatisk fakturabehandling. Det betyder, at faktura konteres og godkendes automatisk ud fra opsatte kriterier og ikke længere vil kræve kontering og godkendelse af decentral enhed.

Indtil fakturaerne vedrørende el, vand, varme og renovation er overgået til automatisk fakturabehandling skal afdelingsnummer startende med FM, samt tilhørende hovedkonto, aktivitet og art anvendes ved kontering.

Husk at det kun er ydelser som vedr. regnskab 2025, som er omfattet af ovenstående, de regninger på el som modtages i januar måned, men som vedr. december måned 2024 skal bogføres på det ”gamle” afdelingsnummer.

Bygningsudgifter mv. som tidligere har været betalt decentralt, skal fremover betales centralt af den fælles ejendomsdrift, fx indvendig vedligeholdelse, udvendig vedligeholdelse, serviceaftaler, tekniske installationer, vedligeholdelse af udenomsarealer, forsikringer på bygninger, skatter og afgifter, øvrige bygningsudgifter og vagtordning.

Modtager en institution en faktura i Prisme 365 på en af ovennævnte kategorier, skal faktura videresendes i Prisme 365 til afdeling: Fælles Ejendomsdrift.

Hvad hvis institutioner selv ønsker at betale for en bygningsudgift eller skal betale en udgift som ikke er omfattet af den fælles ejendomsdrift

Hvis institutionen selv ønsker at afholde en bygningsudgift, som ikke er omfattet af den fælles ejendomsdrift afholdes udgiften på institutionens eget afdelingsnummer.

Her er der oprettet en ny aktivitet som kan bruges i den forbindelse.

Eksempel på bygningsudgifter der afholdes decentralt:

• Indvendige tavler, skilte og skærme
• Følgeudgifter ifbm. rotteangreb (rengøring osv.)
• Reparation og udskiftning af løse lamper
• Reparation af løst legepladsudstyr
• Vinduespolering
• Blinde alarmer/bruger igangsatte alarmer

Eksempel på øvrige udgifter som afholdes decentralt:

• Hårde hvidevarer (køleskab, vaskemaskine, opvasker mv)
  (køb konteres på aktivitet 860200 og drift og vedligeholdelse af inventar og materiel konteres på aktivitet 860500)

I forbindelse med bestillinger af vare og tjenesteydelser til Ejendomscentret skal EAN nr. 5798007035624  (Fælles Ejendomsdrift / Facility Management) oplyses.

Bestillinger kan kun ske efter aftale med Ejendomscentret. EAN. nr. skal derudover også oplyses/ændres ved leverandører i forbindelse med fx betaling af serviceaftaler eller andre aftaler, der fremover skal betales centralt fra.

Spørgsmål i forbindelse med bogføring og økonomi bedes rettet til områdets økonomikonsulent.