Byrådssekretariat og Kantiner
Byrådssekretariatet er en stabsafdeling, der servicerer alle afdelinger. Her finder du som medarbejder i Byrådssekretariatet og Kantiner vores egne interne informationer.
Arbejdsområder
Det laver vi
Tina Andersen
leder af Byrådssekretariat, tlf. 6333 6803/5159 9103, e-mail: tjo@nyborg.dk

Tinas arbejdsområder
- Ledelse af Byrådssekretariat (personaleledelse, økonomistyring mv.).
- Betjening af politisk niveau.
- Kommunikative opgaver.
- Ansvarlig for udsendelse af dagsordener og referater til Økonomiudvalg og Byråd.
- Ansvarlig for følgende områder (ud over Byrådssekretariatets kerneområder): ESDH, Valg (Folkevalg, Kommunalvalg, Europaparlamentsvalg og folkeafstemninger).
Susanne Nielsen
Borgmestersekretær, tlf. 6333 6805, e-mail: sun@nyborg.dk

Susannes arbejdsområder
- Sekretær for borgmesteren.
- Ansvarlig for annoncer til lokalavisen.
- Ansvarlig for gavelager, herunder julegaver til medarbejderne.
- Arrangerer borgmesterens besøg ved diamantbryllupper/100 års fødselsdage.
- Superbruger på feriefondens hjemmeside.
Luise Lykke Sognstrup
Konsulent, mobil: 2022 5790, tlf. 6333 6892, e-mail: luls@nyborg.dk
Luises arbejdsområder
- Sekretær for direktør Lone Lorenzen
- Dagsordener og referater for Beskæftigelses- og Integrationsudvalget
- Dagsordener og referater for Udvalget for Mangfoldighed og Ligestilling
- Facilitering af diverse møder
- Facilitering af projekter på tværs af Social og Familie, Børn og Skole, Beskæftigelse og Borgerservice
Maibritt Eghave
Sekretær, tlf. 6333 7709, e-mail: mae@nyborg.dk

Maibritts arbejdsområder
- Ad hoc administrative opgaver.
- Dagsordner, referater og mødeplanlægning til Social- og Handicapudvalget.
- Facilitering af diverse møder og projekter.
- Blanketter i Smart Designer.
- Sekretær for Bevillingsnævnet.
- Sekretær for Fonden for Nyborg Fæstning.
- Superbruger på KMD-Nova , KMD-Nova Dagsorden og First Agenda.
- Bogføring i Prisme.
Annika Lassen
Forsikringsspecialist, tlf. 6333 7711, e-mail: arl@nyborg.dk

Annikas arbejdsområder
Forsikringsopgaver herunder:
- Hjælp til indberetning af skader via InsuBiz og X-net
- Oprettelse af brugere på X-net
- Ansvarsforsikring
- Søpassageransvarsforsikring
- Bygning- og løsøreforsikring
- Entrepriseforsikring
- Risikostyring
- Police administration
- Udbud
- Sygedagpengeregres
Back up på:
- Arbejdsskader
- Brilleskader for ansatte (arbejdsskade)
- Rejseforsikring
- Motorkøretøjer
Christina Damsgaard Fuglsig
Forsikringskonsulent, tlf. 6333 7706, e-mail: chfu@nyborg.dk

Christinas arbejdsområder
- Oprettelse af brugere på X-net
- Arbejdsskader.
- Brilleskader for ansatte (arbejdsskade).
- Rejseforsikring.
- Motorkøretøjer.
- Risikostyring.
- Police administration.
- Udbud.
- Sygedagpengeregres.
- Backup på ansvarsforsikring.
- Backup på søpassageransvarsforsikring.
- Backup på bygning- og løsøreforsikring.
- Backup på entrepriseforsikring.
Christine Stæhr Andersen
Juridisk chefkonsulent, tlf. 6333 6834, e-mail: csa@nyborg.dk

Christines arbejdsområder
- Tværgående juridiske opgaver.
- Juridiske udredninger og notater for Direktionen og Byrådet.
- Juridisk bistand til kommunens afdelinger og institutioner.
- Aktindsigt efter Lov om offentlighed i forvaltningen.
- Indsigtsret.
- Ansøgning om værgemål.
- minretsag.dk.
- Tinglysning.
Maria Drud
Jurist, tlf. 6333 7704, e-mail: mdr@nyborg.dk

Marias arbejdsområder
- Tværgående juridiske opgaver.
- Juridisk bistand til kommunens afdelinger og institutioner.
- Sekretær for Huslejenævnet
- Sekretær for Beboerklagenævnet.
- Sygedagpengeregres.
- Sekretær for Børne- og Ungeudvalget.
Line Bruun
Kommunikation og web, tlf. 6333 7941/2463 9463, e-mail: leb@nyborg.dk

Lines arbejdsområder
- Webredigering, ansvarlig for hjemmeside og subsites.
- Kommunikation og markedsføring i forbindelse med events.
- Redaktør på sociale medier
- Øvrige kommunikative opgaver
Sussie Baassel Holdt
Kommunikation og grafisk design, tlf. 4167 7971, e-mail: sbhc@nyborg.dk

Sussies arbejdsområder
- Grafisk design i Adobe Illustrator, Photoshop, InDesign.
- Videoredigering i Adobe Premiere Pro
- Kommunikation og markedsføring i forbindelse med events.
- Webredigering, ansvarlig for intranet.
- Administrator i Defgo (digitale spørgeskemaer).
- Administrator i LiveConnect (digitale infostandere).
- Administrator i Ubivox (udsendelse af nyhedsbreve).
- Administrator på sociale medier.
- Øvrige kommunikative opgaver; designguide, ID-kort, visitkort osv.
Søren Tideman Lassen
Kommunikation og presse, tlf. 2156 3716, e-mail: slas@nyborg.dk

Sørens arbejdsområder
- Medie- og pressehenvendelser
- Redaktør på sociale medier
- Kommunikation og markedsføring i forbindelse med events
- Webredigering og øvrige kommunikative opgaver
Heidi Hørlück Callesen
Presseansvarlig, tlf. 6333 7132, e-mail: heica@nyborg.dk
Heidis arbejdsområder
- Medie- og pressehenvendelser
Nanna Marie Duus Honoré-Gebauer
Kontorelev, tlf. 6333 7742, e-mail: nange@nyborg.dk

Nannas arbejdsområder
- Postlister.
- Fordeling af fysisk og elektronisk post.
- Dagsordener og referater til Byrådet og Økonomiudvalget.
- Kontering i Prisme.
- Hjælp ved huslejenævn.
- Webredigering.
- Sociale medier.
- Grafiske ad hoc opgaver som ID-kort, visitkort, P-kort, billeder til Outlook.
Ann Mønster
kontorassistent, e-mail: amoe@nyborg.dk

Anns arbejdsområder
- Postlister.
- Fordeling af fysisk og elektronisk post.
- Grafiske ad hoc opgaver som ID-kort, visitkort, P-kort, billeder til Outlook.
Jette Jensen
leder, tlf. 6333 7849, e-mail: jlf@nyborg.dk
Stig Egebjerg
kantinemedarbejder, tlf. 6333 7849, e-mail: steg@nyborg.dk
Vigtig information
Til medarbejderne
I truende situationer
Hvad kan jeg gøre før en eventuel truende situation?
- Hvis du er vidende om, at en borger kan optræde truende, så advar dine kollegaer før mødet.
- Overvej eventuelt, om mødet skal holdes et ”offentligt” sted.
- Vær eventuelt to med til samtalen.
Hvad gør jeg, hvis en situation udvikler sig truende?
- Bevar roen.
- Hent om muligt en kollega.
- Kom ud af kontoret.
- Ring 1-1-2.
Hvad gør kollegaerne i situationen?
- Opsøg lokalet – gerne to personer.
- Afværg situationen.
- Hent nærmeste leder eller anden leder.
- Kollegaerne har ansvaret, indtil leder overtager.
Hvad gøres i forhold til ubehagelige oplevelser med kollegaer og krænkende adfærd på sociale medier?
- Husk at handle på krænkende adfærd. Dette accepteres ikke. Det er helt OK at sige fra og stoppe en samtale med, at man ikke ønsker at deltage i samtalen. Dettes gøres høfligt, men bestemt.
- Krænkende mails og andre henvendelser på fx ”SOME” videresendes til leder. Medarbejderen skal ikke selv svare på disse mails.
Hvad gør lederen?
- Din nærmeste leder kontakter politiet på tlf. 1-1-2, hvis det er akut. Ellers ringes 1-1-4.
- Lederen fordeler opgaver og ansvar i forhold til den forulempede.
- Lederen eller eventuelt nærmeste kollega har ansvaret for at kontakte pårørende (se grøn mappe med kontaktoplysninger på pårørende).
- Lederen sørger for, at vedkommende ikke er alene efter episoden.
- I tilfælde af, at politiet skal inddrages, anmeldes episoden af lederen.
- Lederen eller nærmeste kollega følger, om nødvendigt, vedkommende til læge/skadestue, hvis ikke pårørende er til stede.
- Lederen sørger for at alle, der har brug for hjælp, modtager det.
- Lederen sender orienteringsmail til: Postliste Byrådssekretariat.
- Lederen gennemfører debriefing med alle involverede.
- Den involverede, er i samråd med lederen, ansvarlig for evt. anmeldelse af arbejdsskade.
Sådan definerer vi episoden.
Når vi skal definere en episode, bruger vi farver til at karakterisere omfanget og typen efter følgende model:

Nul tolerance
I Byrådssekretariatet I Nyborg Kommune er der nul tolerance i forhold til vold. Ring til politiet – hellere før end senere. Ved trusler – ring, hvis du er i tvivl.
Du har mulighed for at sende printopgaver sikkert til printeren, så ingen andre end dig selv får fingrene i dokumenterne.
Sådan sender du sikker print ud til printeren
Klik på Udskriv og nedenstående vindue dukker op. Klik herefter på Egenskaber.

Under Egenskaber finder du rullegardinet Output Method. Rul ned og vælg Secure Print.

Klik herefter over på Basic i bjælken øverst.
Herefter klikker på du på User Settings.

I User Settings skal angive filnavn og password. Det er dette du skal bruge, når du skal ud og finde dit dokument på printeren.

Klik på OK.
Sådan udskriver du sikker print
Tryk på Brugerbakke.

Tryk på System.

Tryk på Sikker udskrift.

Tast dokumentnavn og password. Tryk ok. Hvis du taster forkert, vises nedenstående billede.

Tryk på dokumentet.

Tryk på Udskriv.

Tryk på print knappen.

Tryk på Home for at returnere til forsiden.

Kontakt
Har du spørgsmål om Byrådssekretariatet



