Skal du holde et borgermøde?
Et borgermøde giver alle nyborggensere mulighed for at møde op og høre mere om kommunes planlagte indsatser og samtidig stille spørgsmål og give deres mening til kende.
Hvis du skal holde et borgermøde, er det første du skal gøre at kontakte enten Line Bruun,
tlf. 2463 9463, e-mail: leb@nyborg.dk eller Søren Tideman Lassen, tlf. 2156 3716, e-mail: slas@nyborg.dk i Byrådssekretariatet, Kommunikation og Presse. Vi hjælper dig videre og kan give sparring ift. planlægning af dato, sted og form på borgermødet.
Vi har mulighed for at holde borgermøder som et fysisk møde, hybridmøde, hvor det fysiske møde livestreames eller udelukkende online. Som udgangspunkt anbefaler vi, at et borgermøde holdes som hybridmøde. Hybridmøder holdes altid på Bastionen i Nyborg.
Ved borgermøder med fysisk fremmøde skal der altid være en tilmeldingsfrist, så vi sikrer, at der er plads til alle, nok forplejning og at opstillingen i lokalet stemmer overens med det forventede antal borgere.
Nyborg Kommune kan efter nærmere aftale og uden særskilt betaling af leje bruge Bastionens store sal til borgermøder seks gange årligt. Datoerne skal fordeles nogenlunde ligeligt over året. Det er Byrådssekretariatet, der administrerer disse datoer.
Aftalen om lån af den store sal indebærer, at der ved de seks arrangementer ikke faktureres for lokaleleje, lyd- og lysanlæg (herunder teknikertimer), opstilling af borde/stole (se model 1 eller 2 herunder) samt afvikling af borgermødet. Indgås der aftaler med Bastionen, der ligger ud over dette, så vil der blive faktureret særskilt for de ekstra ydelser. Det samme gør sig gældende, hvis model 3 vælges (flytning af tribunen).
- Model 1= fuld teateropstilling
- Model 2= forreste stole fjernes og i stedet opstilles cafeborde
- Model 3= hele tribunen fjernes og i stedet opstilles til max kapacitet med 220 siddepladser
Skal borgermødet streames, vil udgiften blive betalt fra centralt hold. Den eneste udgift til afholdelse af borgermødet vil være for eventuel forplejning.
Det er vigtigt at huske, at Byrådet altid skal inviteres med til alle borgermøder. Dette kan eksempelvis gøres via en kalenderinvitation i Outlook, hvor deltagelse også kan registreres.
Fortæl om borgermødet
Vi har flere kanaler, vi bruger i Nyborg Kommune, når vi skal kommunikere og fortælle om borgermøder. Derfor skal I tidligt i processen overveje, hvordan I bedst muligt gør brug af disse. I skal levere indhold (tekst og billeder) til web/indbydelse, til vores sociale medier og til en begivenhed på Facebook. Vi hjælper gerne med finpudsning og justering af indholdet, men det er jer, der skal levere udkastet.
Hvis I ønsker at promovere borgermødet online, hjælper vi også med dette. Denne udgift skal I selv afholde.
Vi skaber Nyborg
Derudover bruger vi CitizenLab-platformen, Vi skaber Nyborg, til borgermøder i Nyborg Kommune. Den findes på www.viskaber.nyborg.dk. Her kan I beskrive jeres overordnede projekt og oprette borgermødet som en begivenhed i projektet, og I kan med fordel registrere jeres tilmeldinger i platformen. CitizenLab giver også rig mulighed for borgerinddragelse både før, under og efter selve borgermødet. I bliver selv gjort til administrator på projektet, men vi hjælper selvfølgelig med at oprette indholdet på platformen.