Udveksling og videregivelse af oplysninger

Tavshedspligt

Da alle offentligt ansatte er underlagt tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens § 27, må der som udgangspunkt ikke videregives oplysninger til myndigheder eller andre uden for enhedsforvaltningen.

Der må dog videregives oplysninger, hvis det fremgår af lovgivningen, at oplysningerne må videregives, eller hvis borgeren har givet samtykke til, at oplysningerne må videregives.

Nyborg Kommune er en enhedsforvaltning

Udgangspunktet er, at Nyborg Kommune er en enhedsforvaltning (én og samme myndighed), og at de ansatte kan udveksle oplysninger på tværs af afdelingerne, når det er relevant for den, der indhenter oplysningerne.

Der må kun udveksles oplysninger, når det er nødvendigt og relevant, og der må ikke udveksles flere oplysninger, end hvad der er nødvendigt i forhold til sagens behandling. Det indebærer, at en afdeling fx ikke bare kan sende alle sagens akter til en anden afdeling og lade modtageren sortere i, hvilke oplysninger, der er nødvendige. På samme måde kan en afdeling ikke få adgang i IT-systemet til en anden afdelings sager.

Der må kun udveksles de oplysninger, der er nødvendige for modtagerens arbejde. Disse principper fremgår af forvaltningslovens § 32, der fastslår, at ingen ansatte i den offentlige forvaltning må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for denne opgaver. Det fremgår også af databeskyttelsesforordningen, der fastslår, at en behandling af oplysninger skal være nødvendig og i overensstemmelse med formålet, ligesom der stilles krav om dataminimering.

Alle kommunens afdelinger er en del af enhedsforvaltningen – også sociale institutioner og daginstitutioner. Derimod er skolerne ikke en del af enhedsforvaltningen (pga. selvstændige skolebestyrelser).

Når der deles oplysninger mellem skolerne (skoleledelse, lærere, SFO-pædagoger) og kommunens afdelinger, herunder daginstitutionerne, er der dermed tale om videregivelse af oplysninger – ikke udveksling af oplysninger.

Der kan kun videregives oplysninger på baggrund af lovhjemmel eller samtykke. Som eksempel er der lovhjemmel i dagtilbudsloven til, at dagtilbud må videregive oplysninger om barnet til skolen ved overgang fra dagtilbud til skole. Hvis der ikke er en direkte lovhjemmel til videregivelsen, skal der indhentes samtykke fra forældrene.

Det indebærer, at dagtilbuddene kan drøfte børnenes forhold med fx PPR eller Social og Familie uden forældrenes samtykke, men skolerne har ikke samme mulighed.

Særligt om ansøgningssager

Udgangspunktet om, at der kan udveksles oplysninger indenfor enhedsforvaltningen uden samtykke, gælder ikke i ansøgningssager, hvor der i medfør af forvaltningslovens § 29 ikke må indhentes oplysninger fra andre afdelinger uden ansøgerens samtykke.

Når en afdeling behandler en ansøgning fra en borger, må afdelingen dermed ikke indhente oplysninger fra andre afdelinger i kommunen uden borgerens samtykke. Afdelingen må gerne bruge oplysninger, som afdelingen i forvejen er i besiddelse af. Fx må Visitationen gerne bruge oplysninger fra Hjemmeplejen uden borgerens samtykke, da både Visitationen og Hjemmeplejen hører under Sundhed og Ældre, men Visitationen må ikke bruge oplysninger fra Social og Familie uden borgeren samtykke.

Forvaltningslovens § 29 gælder kun i de tilfælde, hvor der behandles en ansøgning fra en borger.

Hvis kommunen på eget initiativ tager en sag op, må der gerne udveksles oplysninger inden for enhedsforvaltningen uden samtykke.

Eksempler på situationer, hvor kommunen tager en sag op på eget initiativ:

Alle sager hvor kommunen foretager løbende opfølgning
Kommunen tager initiativ til at bevilge et hjælpemiddel, fordi kommunen vurderer, at der er et behov
Sag på baggrund af en underretning
Ved overdragelse af en sag mellem afdelinger, fx overgang fra barn til voksen i Social og Familie
Et forløb i Jobcentret, hvor borger ikke ansøger om et tilbud, men ifølge loven er berettiget til et tilbud
Når borger flytter fra en anden kommune til Nyborg Kommune, og vi har fået sagerne oversendt. Vi foretager vurdering af sagen af egen drift.

Særligt om sundhedsoplysninger

Der er i sundhedsloven særlige regler om videregivelse af sundhedsoplysninger.

Det kræver altid samtykke, hvis en sundhedsperson vil videregive sundhedsoplysninger til en ikke-sundhedsperson.

Sundhedspersoner må således ikke udveksle sundhedsoplysninger indenfor enhedsforvaltningen til ikke-sundhedspersoner uden samtykke fra borgeren.

Medarbejdere i sundhedsplejen, hjemmesygeplejen, tandplejen og misbrugscentret behandler sundhedsoplysninger, og disse medarbejdere må ikke videregive oplysninger til andre dele af kommunen uden borgerens samtykke.

Hvad er et gyldigt samtykke

Hvis en videregivelse/udveksling af oplysninger kræver samtykke, gælder følgende krav til et gyldigt samtykke:

Samtykket skal være frivilligt
Samtykket skal være specifikt – der skal stå, hvilke oplysninger, der videregives, hvem oplysningerne videregives til og til hvilket formål
Samtykket skal være informeret – det betyder, at personen skal forstå, hvad der gives samtykke til
Samtykket skal kunne dokumenteres (bedste dokumentation er skriftlighed, alternativt notat om mundtligt samtykke. Skriftligt samtykke anbefales, da der stilles særlige krav til dokumentationen)
Samtykket kan altid tilbagekaldes af den person der har afgivet det, og det skal stå i samtykkeerklæringen
Samtykket gælder, indtil det tilbagekaldes, medmindre der i samtykkeerklæringen står, at samtykket kun gælder til en bestemt behandling eller i en bestemt periode
Samtykke til at sundhedspersoner kan videregive sundhedsoplysninger (til andre formål end behandling) bortfalder efter 1 år, jf. sundhedsloven

Hvordan hænger FVL § 29 sammen med § 11a i retssikkerhedsloven?

Forvaltningsloven regulerer, hvornår man i ansøgningssager må indhente oplysninger fra andre afdelinger i kommunen. Indhentelse kræver som udgangspunkt samtykke.

Retssikkerhedsloven regulerer, hvornår man i ansøgningssager og i løbende sager på det sociale område må indhente oplysninger andre steder fra, dvs. udenfor kommunen. Indhentelse kræver som udgangspunkt samtykke.

Herudover kan der være særregler, som regulerer nogle helt bestemte områder eller situationer i fx sundhedsloven, serviceloven, beskæftigelsesindsatsloven, aktivloven, folkeskoleloven og dagtilbudsloven. Særreglerne går forud for de almindelige regler i forvaltningsloven og retssikkerhedsloven.

Databeskyttelsesforordningen

Databeskyttelsesforordningen regulerer også, hvornår kommunen må behandle personoplysninger, herunder udveksling og videregivelse. Forvaltningslovens regler går forud for Databeskyttelsesforordningens regler.

FAQ

Eksempler på udveksling af oplysninger inden for kommunen

Hvornår kan oplysninger indhentet med samtykke i en ansøgningssag anvendes i en anden ansøgningssag?

Må oplysninger indhentet i en ansøgningssag vedr. fx BPA anvendes i en ansøgning om hjemmehjælp?

En arbejdsgiver anmoder om refusion, dvs. at der er tale om en ansøgningssag. Borgeren er enten død eller ikke i stand til at give samtykke, da vedkommende fx er diffus eller i koma. Der er ingen værge. Ydelse mangler dokumentation for borgerens indlæggelse, men kan ikke få samtykke fra borgeren. Der foreligger dokumentation i form af behandlingsplan i anden afdeling i kommunen. Sygehuset vil ikke udlevere oplysninger. Må oplysningerne indhentes fra den anden afdeling i kommunen?

Må en børnehave få oplyst, om der er en sag i Børn og Familie, så der er ro på, og så de fx ikke behøver at lave en underretning ved en bekymring omkring et barn?

Hvem må deltage i rehabiliteringsteamsmøder uden samtykke?

Hvem må deltage i visitationsmøder uden samtykke?

Må Jobcenteret og Børn og Familie ringe til hinanden og få oplyst, om der er gang i en sag i den anden afdeling, og hvad der er gang i?

Hvornår må Børn og Familie indhente oplysninger fra jobcentret uden samtykke? Børn og Familie beskriver i børnefaglige undersøgelser forhold om beskæftigelse uden at vide, om der er en beskæftigelsessag. Der er ikke behov for så mange oplysninger, blot om der fx er iværksat en praktik.

Hvornår må jobcentret indhente oplysninger fra Børn og Familie uden samtykke i forbindelse med sagens behandling i Rehabiliteringsteamet? Rehabiliteringsteamet beskriver i indstillingen familieforhold (børn) uden at vide, om der er en børnesag. Der er ikke behov for så mange oplysninger men blot, om der fx er gang i en børnefaglig undersøgelse.

Må daginstitutionerne uden samtykke videregive oplysninger til skolerne i forbindelse med skolestart?

Hvem journaliserer/noterer i forbindelse med videregivelse/indhentelse af oplysninger mellem afdelingerne?

Må Social og Familie i forbindelse med en ansøgning om en § 96 dele VUM og døgnskema med Visitation og Hjælpemidler for at få en vurdering af, om den personlige og praktiske hjælp, som borger behøver i dagligdagen, kan bevilges efter § 83?

Må en sagsbehandler i Social og Familie i forbindelse med opfølgning på en § 100-bevilling indhente oplysninger ved Visitation og Hjælpemidler om en sag omkring el-crosser? Sagsbehandleren har brug for at inddrage det faktum, at borgeren har en el-crosser, herunder borgerens brug heraf.

Borger har givet Visitation og Hjælpemidler samtykke til at indhente lægelige oplysninger fra sygehuset. Team Hjælpemidler er bekendt med, at Arbejdsmarked og Borgerservice har indhentet de samme lægelige oplysninger fra sygehuset på baggrund af samtykke fra borger. Kan Visitation og Hjælpemidler få adgang til journaloplysningerne i Arbejdsmarked og Borgerservice i stedet for at indhente de samme oplysninger ved sygehuset?

I opfølgningssager indhentes der ikke samtykke til indhentelse af interne oplysninger i samme afdeling som den jeg tilhører. Er det ok?

Er det nok at samtykke fra borgeren indhentes mundtligt én gang, så det gælder, indtil det trækkes retur?

Må en sagsbehandler fra Børn og Familie kontakte Rusmiddelcenter Nyborg og få oplysninger om fars behandling?

Skal der indhentes samtykke fra forældrene til tværfaglige drøftelser i børne-erfa gruppen?

Sagsbehandler i Social og Familie indhenter oplysninger internt i afdelingen, men indhenter samtykke fra borgeren, for at borgeren ved, at der indhentes oplysninger.

Udbud og Indkøb indhenter oplysninger fra afdelingerne om borgernes bevillinger for at videregive oplysningerne til de leverandører, der skal varetage opgaven.