Frivillighed

Her følger nogle relevante opmærksomhedspunkter i samarbejdet med frivillighed:

1. Skab ejerskab på alle niveauer
   For at vi kan skabe en frivilligparat og samarbejdsklar kultur, er det afgørende, at både ledere og medarbejdere på alle niveauer forstår, hvordan civilsamfundet kan bidrage til vores dagligdagsopgaver. Det kræver, at vi deler viden om de muligheder, vi har for at samarbejde med civilsamfundet, i vores daglige arbejde – samtidig med at  medarbejdere også føler sig engagerede.
2. Tag de første skridt – start småt
   Mange af os kan føle os usikre på, hvordan vi skal komme i gang med frivillige samarbejder. Start i det små. Det kan være et enkelt projekt, en aktivitet, indsats eller en opgave, hvor frivillige kan gøre en forskel. Når vi begynder at samarbejde med frivillige og ser de positive resultater, bliver det nemmere at udvide og engagere flere frivillige i fremtiden. Det er også en god idé at opsøge eksempler på succesfuldt samarbejde i andre forvaltninger/afdelinger og lade disse erfaringer inspirere os.
   
   I Nyborg Kommune har vi bl.a. gode erfaringer med frivillige på vores aktivcentre og plejecentre, på kulturhuset Bastionen, i Visit Nyborg, på Vestervold og i forbindelse med kulturevents- og  arrangementer.
   
   
3. Del succeshistorier og eksempler
   Vi har alle brug for konkrete eksempler på, hvordan samarbejdet med frivillige kan gøre en forskel. Når vi ser, hvordan frivillige bidrager positivt til borgerne, skaber det værdi for alle parter – både for de frivillige, borgerne og for os som medarbejdere. Del derfor gerne dine egne erfaringer eller de succeshistorier, du møder på tværs af forvaltningerne, med dine kollegaer. Jo flere historier vi deler, desto lettere bliver det for alle at se, hvordan vi kan bruge frivillige i vores arbejde.

4. Gør det let for andre at komme i gang
   For at lette samarbejdet med frivillige er det vigtigt, at der findes konkrete redskaber og startkits til rådighed. Dette kan være skabeloner, guides eller kontaktoplysninger til frivillige organisationer. Det skal være nemt og overskueligt for alle at se, hvordan de kan involvere frivillige i deres arbejde. Når vi gør det let, bliver det mere naturligt at tage de første skridt.

1. Modstand?
   Nogle medarbejdere eller ledere kan være usikre ift. engagere sig i samarbejdet med frivillige. Det kan skyldes mange ting og det er vigtigt at være nysgerrig og forstå disse årsager. Lyt til dine kollegaer og forsøg at sætte dig ind i deres virkelighed. Det er gennem en respektfuld dialog, at vi kan finde løsninger og muligheder, der giver mening for alle parter, også når vi ønsker at invitere frivillige med ind i opgaveløsningen. Her, i de interne møder og i dialog med kollegaer er kaffen et godt redskab. Læs mere under "Kunsten at drikke kaffe" i afsnittet Introduktion.

Hvornår er man så som organisation, afdeling eller institution frivilligparat og samarbejdsklar?

Helt grundlæggende så er du frivilligparat og samarbejdsklar, når du som medarbejder, leder eller samlet kommune kan se fordelene ved at inddrage, samarbejde med frivillige og civilsamfund, frem for at lade være. Vi har alle en vigtig rolle i at gøre kommunen frivilligparat og moden til endnu mere samarbejde. Ved at forstå, hvorfor samarbejdet med fx frivillige er vigtigt for sammenhængskraften, og ved at tage små, konkrete skridt, kan vi skabe en kultur, hvor frivillighed og samarbejde på tværs af kommune og civilsamfund er en naturlig del af vores arbejde. Ledere og medarbejdere kan sammen øge frivilligparatheden og skabe en samarbejdsklar kommune og kultur, hvor samarbejdet gør en mærkbar forskel for både borgerne, de ansatte og den lokale sammenhængskraft.

For at sikre et vellykket samarbejde med frivillige er det afgørende med en klar forventningsafstemning og en tydelig rammesætning.

Forberedelsen indebærer at definere og identificere de relevante frivillige aktører og sikre opbakning fra kollegaer og ledere. Interne forventningsafstemninger skaber fælles forståelse for, hvordan samarbejdet med de frivillige skal planlægges, og hvilke ressourcer der kan understøtte dem.

Forberedelse og forventningsafstemning med de frivillige er afgørende for et godt samarbejde. Det sikrer, at alle parter har en fælles forståelse af roller, ansvar og forventede bidrag. En samarbejdsaftale med de frivillige kan med fordel udarbejdes og bør indeholde klare beskrivelser af de frivilliges opgaver, tidsforbrug, støtte fra organisationen samt muligheder for kompetenceudvikling.

Ved at investere tid i at forberede og afstemme forventninger med de frivillige, skabes et stærkt fundament for et bæredygtigt og succesfuldt samarbejde.

Som medarbejder eller leder i Nyborg Kommune har du adgang til en række effektive metoder og ressourcer til at rekruttere frivillige til samskabelsesprojekter og andre initiativer. Disse metoder spænder fra brug af lokale netværk og officielle kanaler til digitale platforme og støtte fra kommunens Frivilligcenter. Hver metode tilbyder unikke muligheder for at tiltrække og engagere frivillige med forskellige kompetencer og motivationsfaktorer. Sammen udgør disse værktøjer et solidt fundament for at skabe flere stærke og bæredygtige samarbejder med frivillige. Du kan læse mere om rekrutteringskanaler i afsnittet "Værd at kende til" i afsnittet Introduktion.

Introduktion, inddragelse og indflydelse, opkvalificering

Når man rekrutterer frivillige, er det afgørende at tænke fastholdelse og motivation ind allerede fra starten, da dette har stor betydning for projekters langsigtede levedygtighed. En grundig introduktion til projektets formål og de frivilliges rolle skaber en følelse af værdi og engagement fra begyndelsen. Derudover bør frivillige hurtigt inddrages og få indflydelse, så de oplever, at deres bidrag er vigtigt og bliver værdsat.

Det er essentielt at tage højde for forskellige motivationsfaktorer hos de frivillige, da mennesker motiveres af forskellige ting. Nogle frivillige tiltrækkes af det sociale aspekt, hvorfor det er vigtigt at med aktiviteter, der fremmer fællesskab og giver plads til uformelt samvær. Andre motiveres af personlig og faglig udvikling, og sætter pris på at der skabes muligheder for læring, opkvalificering og udfordrende opgaver.

En god rekrutteringsstrategi bør derfor omfatte en tydelig kommunikation af, hvordan projektet imødekommer forskellige behov og ønsker. At kende de frivillige og forstå deres baggrunde gør det lettere at fordele opgaver og organisere arbejdet på en måde, der motiverer dem til at blive en del af projektet på lang sigt. Ved at prioritere modtagelse, inddragelse og vedvarende motivation sikrer man ikke blot en stærk start, men også at frivillige bliver en stabil og værdifuld del af projektet. Hvis du gerne vil vide mere om rekruttering, modtagelse og motivation af frivillige kan du finde henvisning til mere viden om dette i litteraturlisten.

Som medarbejder eller leder i kommunen åbner samarbejdet med frivillige foreninger og organisationer op for spændende muligheder for innovation, fællesskab og udvikling. Selvom der kan opstå udfordringer som følge af forskelle i mindset, mål og arbejdsmetoder, kan disse forskelle også være en kilde til berigende samarbejder, der skaber værdi for både kommunen og de frivillige.

Muligheder og opmærksomhedspunkter

Forskellene mellem kommunale aktører og frivillige foreninger kan være en styrke, fordi de bringer forskellige perspektiver, ressourcer og tilgange ind i samarbejdet. Her er nogle grunde til, at disse forskelle kan skabe værdi:

1. Mangfoldige idéer og løsninger: Kommunen og de frivillige foreninger har ofte forskellige erfaringer og tilgange til udfordringer. Denne mangfoldighed kan føre til innovative løsninger, der ellers ikke ville være blevet opdaget.
2. Komplementære styrker: Kommunen har ofte adgang til struktur, ressourcer og politisk legitimitet, mens frivillige foreninger kan være tættere på borgerne og mere fleksible. Når disse styrker kombineres, skabes der en synergi, der giver større effekt.
3. Fælles mål, forskellige veje: Selvom arbejdsmetoderne kan være forskellige, arbejder både kommunen og de frivillige ofte for at forbedre lokalsamfundet. At navigere i forskellene kan skabe en dybere forståelse og respekt, der styrker samarbejdet.
4. Læring og udvikling: Samarbejdet giver begge parter mulighed for at lære af hinanden – kommunen kan få indblik i borgerdrevne løsninger, mens foreningerne kan styrke deres organisatoriske kapacitet ved at lære af kommunens strukturer og processer.
5. Styrkede relationer og fællesskab: Når forskellige aktører arbejder sammen om et fælles mål, skabes der ikke kun konkrete resultater, men også stærkere relationer og fællesskaber, der gavner hele lokalsamfundet.

I sidste ende handler det om at se forskellene som en styrke og udnytte dem som en ressource, der kan skabe værdi for både kommunen, de frivillige og de borgere, der nyder godt af samarbejdet.

Afstem mål og forventninger – og skab fælles retning
Frivillige og kommunalt ansatte kommer ofte med forskellige udgangspunkter –kommunalt ansatte er bundet af lovgivning og faste procedurer, mens frivillige er drevet af værdier og passion. Denne forskel kan skabe spændinger, men den kan også bruges som en mulighed for at skabe et samarbejde, der rummer både fleksibilitet og struktur. Som leder eller medarbejder kan du tage initiativ til at afstemme mål og forventninger fra starten, så både de kommunale behov og de frivilliges engagement er tydeligt defineret. Dette hjælper ikke blot med at undgå misforståelser, men skaber også et fælles mål, hvor begge parter trækker i samme retning. Regelmæssig opfølgning og dialog giver mulighed for at justere kursen og sikre, at samarbejdet forbliver effektivt og produktivt.

Skab gensidig forståelse
Det kommunale bureaukrati kan nogle gange føles som en hæmsko for fleksibilitet, mens de frivillige foreninger arbejder med løsere strukturer. I stedet for at se dette som en barriere, kan det være en mulighed for at skabe gensidig forståelse og samarbejde. Som leder eller medarbejder i kommunen kan du være med til at åbne op for en dialog om, hvordan de frivillige kan navigere i de offentlige procedurer, samtidig med at du viser forståelse for de frivilliges behov for fleksibilitet. Ved at tilpasse processerne og gøre dem mere smidige, kan du skabe et samarbejde, der respekterer både de frivilliges dynamik og de nødvendige strukturer i den kommunale sektor.

Kommunikation og transparens som fundament for samarbejdet
Klar og åben kommunikation er grundlaget for et stærkt samarbejde. Når du arbejder sammen med frivillige, er det vigtigt, at alle parter føler sig hørt og forstået. Regelmæssige møder og tydelige kommunikationskanaler hjælper med at sikre, at samarbejdet forbliver transparent og bygger tillid. Ved at invitere de frivillige til at give feedback og udveksle idéer, skaber du en kultur, hvor alle føler sig værdsat og inddraget i beslutningsprocesserne. Dette forebygger misforståelser og frustrationer, samtidig med at det giver alle mulighed for at bidrage aktivt til samarbejdet.

Drag fordel af begge parters styrker
Magtforholdet mellem offentlige institutioner og det frivillige landskab kan opleves som ubalanceret – de offentlige institutioner har større ressourcer og autoritet, mens de frivillige kan arbejde med mere fleksible og passionerede tilgange. Men netop denne forskel kan være en mulighed for at skabe et endnu stærkere samarbejde. Som kommunal leder eller medarbejder kan du arbejde på at skabe en klar rollefordeling, hvor både de frivillige og de kommunale aktører anerkender hinandens styrker. De frivillige bringer lokal viden og engagement, mens det offentlige kan tilbyde ressourcer og struktur. Ved at forstå og respektere hinandens rolle, kan I skabe et samarbejde, hvor alle føler sig inkluderet og værdsat.

Konflikter som en mulighed for vækst og udvikling
Konflikter kan opstå i ethvert samarbejde, men de behøver ikke at være en hindring. Når udfordringer opstår, er det en mulighed for at skabe dialog og finde nye løsninger. I stedet for at undgå konflikter, kan du se dem som en chance for at forbedre samarbejdet og styrke relationerne. Mægling eller facilitering af konstruktive samtaler kan hjælpe med at finde løsninger, som alle parter kan acceptere.

Kan man så  ikke fyre en frivillig? Jo. Man kan og skal naturligvis tage affære, hvis samarbejdet med en forening eller en frivillig ikke fungere. I denne sammenhæng kan det være godt at vise den frivillige vej til en anden mulighed, ud fra devisen om at: Alle kan være frivillig. Det er bare ikke alle frivillige der kan være frivillig alle steder.