Formalia

Hvis frivillige, som du samarbejder med, er i kontakt med børn og unge under 15 år, er det lovpligtigt at indhente børneattester. Sørg derfor altid for at indhente børneattester på alle frivillige, der har kontakt med børn og unge under 15 år. Hvis I har frivillige tilknyttet direkte til en offentlig institution, er det jer, som kommune, der skal indhente børneattester på alle frivillige. Hvis I samarbejder med foreninger om aktiviteter, hvor frivillige har kontakt med børn og unge under 15, skal I sikre jer, at foreningen sørger for at indhente børneattester på de frivillige. Den frivillige skal give sit samtykke til, at der hentes en børneattest på ham eller hende.

Hvis du samarbejder med en forening, der har frivillige er det som udgangspunkt foreningen der er ansvarlige for at indhente og korrekt opbevare/registrere den frivilliges børneattester – det gælder også når foreningen samarbejder med kommunale instanser.

Det er altid en god idé, at man oplyser samarbejdspartnere, herunder frivillige foreninger, omkring deres forpligtelser.  Det kan med fordel gøres i en samarbejdsaftale, som du finder under afsnittet Skabeloner.

Når du som kommunal medarbejder eller leder samarbejder direkte med frivillige eller med foreninger der har frivillige tilkoblet, skal du være opmærksom på, at der ikke er lovkrav om at indhente andre straffeattester end børneattester for frivillige. Nogle organisationer og aktiviteter indhenter dog altid straffeattester – det gælder eksempelvis Mødrehjælpen, Børns Voksenvenner og Røde Kors’ fængselsbesøgstjeneste.

Hvis du samarbejder med foreninger eller frivillige organisationer, anbefaler vi, at I, i fællesskab, afgør, om det er relevant at indhente straffeattester. Hvis man har frivillige tilknyttet direkte til en offentlig institution, er det kommunen (altså dig), der skal indhente børneattester på alle frivillige. Indhent kun når det er relevant. Den enkelte frivillige skal give sit skriftlige samtykke til, at du indhenter en straffeattest.

Det er lovpligtigt, at frivillige, der udfører opgaver for kommunen, er forsikret. I Nyborg Kommune er frivillige, der løser opgaver for kommunen, i kommunalt regi, samt frivillige i venneforeninger (tilknyttet fx plejecentrene), dækket af kommunens forsikring.

Den konkrete vurdering af, om en opgavetype er omfattet af forsikringen, ligger hos Arbejdsskadestyrelsen. Derfor er det vigtigt at sikre klare aftaler og dokumentation for samarbejdet.

Som leder eller medarbejder i Nyborg Kommune kan du nemt oprette en samarbejdsaftale, når du indgår et samarbejde med en frivillig eller en frivillig forening. Samarbejdsaftalen fungerer som dokumentation for den frivilliges tilknytning til kommunen og kan være afgørende i forbindelse med eventuelle forsikringsspørgsmål.

Ved at sikre en tydelig aftale skabes der tryghed for både de frivillige og organisationen, samtidig med at lovgivningen overholdes.

Du finder et forslag til en samarbejdsaftale på intranettet i VÆRKTØJSKASSEN i afsnittet Skabeloner.

Frivillige i både foreninger og offentlige institutioner er underlagt den tavshedspligt, som alle borgere er underlagt i henhold til Straffeloven § 264 d. Denne tavshedspligt betyder, at det er strafbart uberettiget at videregive oplysninger eller billeder om en anden persons private forhold. Frivillige har derfor tavshedspligt om både brugeres, andre frivilliges og ansattes private forhold herunder familieforhold, seksuelle forhold, sygdom, misbrugsproblemer, privatøkonomiske forhold, straffesager og sociale problemer. Videregivelse af disse oplysninger forudsætter vedkommendes samtykke. Frivillige må heller ikke videregive oplysninger om en persons private forhold, som de har fået ved, at en offentlig ansat har brudt sin tavshedspligt og fortalt det videre. Frivillige har ikke den samme tavshedspligt som ansatte i kommunen, heller ikke selv om de underskriver en aftale om tavshedspligt.

Hvis en kommunal institution har tilknyttet frivillige, har ledelsen ansvaret for, at alle frivillige kender reglerne om tavshedspligt og ved, hvordan de skal håndtere de oplysninger, de får som led i deres frivillige arbejde i kommunen. Det er en god ide både informerer mundtligt og skriftligt om tavshedspligt.

Frivillige har tavshedspligt med enkelte undtagelser. Det handler om oplysninger, der kan forhindre alvorlige forbrydelser eller justitsmord – så indtræder oplysningspligten. Hvis frivillige får kendskab til den slags oplysninger, skal de gives videre til politiet. Nogle foreninger vedtager en såkaldt selvpålagt tavshedspligt, hvor frivillige eksempelvis underskriver en erklæring om tavshedspligt (særligt i de store landsorganisationer).

Hvis I som kommune indgår et samarbejde med en forening eller organisation, anbefaler vi, at I sætter jer ind i, om foreningen har vedtaget regler for tavshedspligt. Hvis foreningen ikke har vedtaget regler for tavshedspligt, kan I opfordre til, at foreningen drøfter dette. Hvis der er tale om enkeltpersoner, som er frivillige på fx en kommunal institution, kan man selv udforme aftaler om tavshedspligt. Det er vigtigt at vide, at dette kun forpligter den frivillige på lige fod med andre borgere og ikke betyder, at de derved kan pålægges den samme tavshedspligt som institutionens ansatte medarbejdere.

Frivillige har, ligesom både kommunalt ansatte og almindelige borgere, underretningspligt. Underretningspligten betyder, at alle borgere har pligt til at underrette de sociale myndigheder, ved mistanke om misrøgt af et barn eller en ung under 18 år. Det vil sige, at alle borgere – også frivillige – har pligt til at underrette kommunen i sådanne tilfælde – her viger tavshedspligten for underretningspligten.

Vi anbefaler, at I sikrer jer, at alle frivillige i offentlige institutioner kender til reglerne om underretningspligt. Sørg for, at de ved, hvordan de underretter kommunen eller Ankestyrelsen.

• Henvis til vejledning på kommunens hjemmeside om underretninger
• Henvis til Ankestyrelsens side om underretninger
• Sørg også for, at de kender til muligheden for at underrette anonymt

Reglerne for tavshedspligt og underretningspligt, som du kunne læse om i de to foregående afsnit, betyder, at kommunale medarbejdere ikke frit kan dele oplysninger med frivillige. Det kan vise sig at være en udfordring i samarbejdet om en indsats for fx udsatte borgere, at I ikke frit kan dele oplysninger med frivillige. Der er dog to måder at imødekomme behovet for at dele oplysninger med frivillige:

• Frivillige og ansatte må gerne dele generelle og anonymiserede oplysninger, som ikke handler om bestemte personer
• Frivillige og ansatte må gerne dele oplysninger om en person, hvis den person, som oplysninger angår, giver sit mundtlige eller skriftlige samtykke til, at oplysningerne må videregives.

Vær opmærksom på, at frivillige ikke har referatpligt som offentligt ansatte. Vi anbefaler, at I informerer frivillige om, at der er forskel på de oplysninger ansatte har, og de oplysninger frivillige har. Drøft også, i hvor høj grad der er brug for, at frivillige og ansatte udveksler oplysninger, som er omfattet af tavshedspligten.