Denne arkivinstruks er udarbejdet af arkivgruppen, som består af:

Tina Andersen (sekr.), Ann-Marie Thind (jobcenter), Anja Leise Johansen (Borgerservice), Birthe Andersen (sekr.), Dianna Pilegaard (Sundheds- og Omsorgsafd.), Ellen Jacobsen (Økonomiafd.), Hans Jørgen Munch Larsen (Intern Service), Henrik Magnussen (Intern Service), Kisser G. Olesen (Lønkontor), Linda Bundgaard (Børneafd.), Lise Schaumann (Teknik- og Miljøafd.), Maj-Britt Borg Pedersen (Personaleafd.), Nina Bertelsen (Socialafd.), Rikke Burkal Andersen (Socialafd.), Ulla Pedersen (Teknik- og Miljøafd.), Vibeke Virkelyst Nordahn (Skole- og Kulturafd.), Ane Marie  Schwartz (Sundhedsplejen). 

Instruksen er udarbejdet for at klarlægge administrationens arbejdsgange i forhold til arkivering og opbevaring af papirarkivalier i rådhusets arkiv.
I rådhusets arkiv opbevares papirarkivalier fra Gl. Nyborg Kommune, Ørbæk Kommune og Ullerslev Kommune, som er sammenlagt til Nyborg Kommune pr. 1. januar 2007.

Arkivet er opdelt således, at hver tidligere kommunes arkivalier står hver for sig. Det vil sige, at skal der findes dokumenter fra fx Ullerslev Kommune, vil dokumenterne findes i samme område af arkivlokalerne.

Efter 1. januar 2007 må arkivet kun tilføres nye arkivalier, som er udarbejdet efter 1. januar 2007, hvis der er behov for at gemme originale dokumenter, som af juridiske eller lignende grunde skal bevares, eller dokumentet er fysisk for stort til at kunne blive scannet ind i en sag. 

Der er indrettet et løbende/rullende arkiv til bilag i Økonomiafd., kørekort og pas i Borgerservice, udbetalingsbilag i Jobcentret og dokumenter i Lønkontoret, som skal gemmes i maksimalt 5 år. De fysiske dokumenter skal gemmes, da de ikke skannes ind i  ESDH-systemet eller andet elektronisk system.

Sagerne skal renses for plastomslag og papirklips m.m. inden de sættes i det løbende/rullende arkiv. Sagerne må kun indeholde materialer, der kan smides i boksen til makulering af papir. 

Sagsbehandleren skal i forbindelse med afslutning af sagen sørge for sagsrensning inden arkivering sker.

Sagsrensning vil sige, at sagen gennemgås, så det kun er de relevante dokumenter, der bliver tilbage i sagen.

Inden sagen afleveres til arkivering, skal sagsbehandleren rense sagen efter nedenstående liste, som angiver, hvad der skal fjernes fra sagen inden arkivering.

• Papirklips af metal (kan erstattes af hæfteklamme).
• Huskesedler eller andre papirer, som ikke indgår i sagsbehandlingen.
• Dubletter af dokumenter.
• Trykt materiale, der ikke er relevant for sagen (rapporter, vejledninger, manualer, brochure).
• Koncepter til renskrevne breve.
• Materiale som ikke er relevant i forhold til den sagsbehandling, der er foretaget i sagen.

Jf. Bekendtgørelse 995 af 3. august 2010 skal personsager, som vedrører personer, der er født den første i en måned, og som er afsluttet efter 1. januar 2007, ikke bevares. Statens Arkiver har opgivet princippet om bevaring af personer, født den første i måneden (01-princippet). Der bevares i øvrigt en række personoplysninger i forskellige it-systemer.

Personsager, som er af særlig eller principiel karakter, skal bevares. Bevaringsbestemmelsen har størst relevans på områder, hvor skønsprincippet spiller en væsentlig rolle, hvorimod den ikke har så megen betydning på de felter, hvor der er en stærkt regelbunden administration.

Bestemmelsen har derfor langt mere relevans for kontanthjælpssager og førtidspensionssager end for fx aktiverings-, dagpenge,- folkepensions-, hjemmepleje- og boligstøttesager.

Kommunen afgør selv, hvilke sager der er af særlig eller principiel karakter. Det kan være sager, hvori der er truffet principielle afgørelser og udarbejdet retningslinjer, som danner grundlag for efterfølgende sager.

Endvidere særligt komplekse og langvarige sager. Sager med sociale rapporter fra politiet og andre myndigheder, magtanvendelsessager og/eller sager med et usædvanligt stort antal notatark.

Når arkivalier skal lægges i fjernarkivet i rådhusets kælder, kan der hentes hjælp i Intern Service til at få flyttet arkivalierne ned i arkivet.

Personen, der bestiller flytning af arkivalier, er sammen med den arkivansvarlige i afdelingen ansvarlig for at mærkning af arkivkasse er korrekt udført.

Afdelingen skal selv sørge for at koordinere afhentning af arkivkasser fra afdelingen med afdelingens arkivansvarlig.

Intern Service er ansvarlig for, at alle arkivkasser, der flyttes til arkivet i kælder, er mærket med nødvendige oplysninger, og at arkivalierne placeres korrekt i kælderen.

Såfremt mærkninger ikke er tilfredsstillende, skal Intern Service gøre afdelingen opmærksom på, at der fx mangler oplysninger, som skal påføres mærkningen, inden arkivkassen kan flyttes i kælderen.

Arkivalierne skal placeres i passende rækkefølge og i det område, hvor tilsvarende arkivalier står.

Arkivalierne må aldrig placeres på gulvet eller mellem rækkerne i arkivet. Der skal altid være fri passage til alle arkivalier.

Arkivansvarlig for hver enkelt afdeling er ansvarlig for, at arkivet er tilgængeligt, og at arkivalierne opbevares korrekt. Intern service er ansvarlig for, at der ikke stilles ting og sager, som er til gene for adgangen til arkivalierne.

Arkivet er fortrinsvis indrettet i tre rum i kælderen under rådhuset. Her findes alle bevaringsværdige papirarkivalier, som er bevaret i de tidligere kommuner Nyborg, Ørbæk og Ullerslev.

Det fremgår af de respektive reoler, hvilken kommune og afdeling arkivalierne stammer fra.

Endvidere er der opsat en oversigt over opdelingen af arkivet.

Beslutningsprotokoller m.m. fra Nyborg, Ørbæk og Ullerslev Kommuner opbevares i et særskilt rum i arkivet.

Papirarkivalier fra Beredskabet for Nyborg, Ørbæk og Ullerslev Kommuner før sammenlægning til det fælleskommunale Beredskab Fyn pr. 1. januar 2016. Arkivalierne er inddelt i adresseorden og findes i reol 22 og 23 ved Ørbæk-arkivet. (enkelte sager kan forekomme i kommunens ESDH-system).

Miljøcenter Fyn – som blev nedlagt i forbindelse med kommunesammenlægningen - og opgavevaretagelsen overdraget pr. 1. april 2007 til kommunerne. Papirarkivalierne er inddelt i adresseorden og findes i reol 2 ved Ørbæk-arkivet.

Ved amternes nedlæggelse i forbindelse med kommunesammenlægningen 1. januar 2007 overtog kommunerne ansvaret for amternes arkivalier på de sagsområder, der blev overdraget fra amtet. Fyns Amts arkivalier findes i E-arkivet. For adgang til E-arkivet kontaktes Tina Andersen i Sekretariatet.

fra før kommunesammenlægningen i 2007 og afsluttede sager i Nyborg Kommune er indscannet i Web-lageret. Pt. er sagerne ikke offentligt tilgængelig. For adgang til Web-lageret kontakt Jeannette Hansen i Teknik-og Miljøafdelingen.

Ullerslev Kommunes arkivalier består af

• bevaringsværdige arkivalier fra før kommunesammenlægning i 1970. Flødstrup, Skellerup, Ellinge Kommuners arkivalier er arkiveret efter Oddersystemet. Journaloversigten findes sammen med arkivalierne i arkivet.
• Ullerslev Kommunes arkivalier er frem til kommunesammenlægningen pr. 1. januar 2007 sorteret efter KL journalsystem. Disse arkivalier kan ikke søges elektronisk i nuværende ESDH system.
• Arkivet er opdelt efter sagsområder, og i hver enkelt område kan sagerne findes via KL journalnr.

Ørbæk Kommunes arkivalier består af

• bevaringsværdige arkivalier fra før kommunesammenlægning i 1966. Tårup, Frørup, Ellested, Herrested, Svindinge, Langå-Øksendrup, Kullerup-Refsvin-dinge og Gl. Ørbæk Kommuners arkivalier er arkiveret efter Oddersystemet. Journaloversigten findes sammen med arkivalierne i arkivet.
• Ørbæk Kommunes bevaringsværdige arkivalier er frem til og med 1999 journaliseret efter Oddersystemet. Fra og med 2000 og frem til kommunesammenlægning pr. 1. januar 2007 er arkivalierne journaliseret efter KL journalsystem og kan søges i nuværende ESDH system. Sagerne er markeret med DA: i beskrivelsesfeltet.

Bevaringsværdige arkivalierne fra 1803 til 1970 fra tidligere Hjulby, Vindinge, Aunslev-Bovense Kommuner er afleveret til Landsarkivet. Oversigt over afleverede arkivalier findes i katalog i sekretariatet.

Gl. Nyborg Kommunes arkiv består af

• Nogle bevaringsværdige arkivalier fra 1869 til 1970 er afleveret til Landsarkivet
• Byrådsbeslutninger og nogle arkivalier frem til 1970 er journaliseret i et journalsystem med kartotekskort. Kartoteket findes i sekretariatet. Ældste del. Sagerne findes i arkivkasser ved Ørbækarkivet i reol 6 og 7.
• Bevaringsværdige arkivalier fra perioden 1970 til ca. 1978 er journaliseret i et journalsystem med kartotekskort. Kartoteket findes i sekretariatet. Mellemste del. Sagerne findes i kasser i reol ved Ørbækarkivet i reol 10.
• Bevaringsværdige arkivalier fra perioden ca. 1978 til 1989 er journaliseret efter KL. journalsystem på kartotekskort. Kartoteket findes i sekretariatet. Nyeste del. Sagerne findes i reol 3 i Nyborgs arkivlokale.
• Bevaringsværdige arkivalier fra perioden 1990 til 2006 er journaliseret efter KL journalsystem i ESDH system. Sagerne findes i reol 3 i Nyborgs arkivlokale.

Nyborg Havn var en selvstændig forvaltning i Gl. Nyborg Kommune, indtil Nyborg Havn blev en del af ADP A/S (Associated Danish Port A/S). Nyborg Havns arkivalier fra før ADP opbevares i ADP.

Værkerne (Værksforvaltningen) – GL. Nyborg Kommune

Forvaltningen for forsyningsområdet (kaldet Værkerne) har været en selvstændig forvaltning i Gl. Nyborg Kommune, indtil forvaltningen i 2000 blev omdannet til Aktieselskab (Nyborg Forsyning og Service A/S, kaldet NFS). Værkernes arkivalier fra før NFS opbevares i NFS.

I ESDH-systemet er det muligt at finde gamle papirsager, som er oprettet i og konverteret fra tidligere ESDH-systemer (Nyborg), og gamle ESDH-sager (Ørbæk).

Der er flere muligheder for at søge sagerne frem

1. Der kan søges blandt alle passive sager (bruges såfremt man ikke ved, hvilket system eller periode sagen er oprettet)
2. Arkivoplysninger vedrørende en gammel Cirius-sag kan findes blandt passive sager. Det er muligt at konkretisere oplysningerne, således en tidligere sag fra fx Centralforvaltningen søges blandt færre sager. Afdelingsoplysningen ændres til administration-gl. Nyborg 1.1.90 – 31.12.2006. For at finde frem til området, som kun handler om Cirius-sager, skal der i feltet afdeling trykkes på pilen og først vælge Ekstern, dernæst Gl. Nyborg 1.1.90 -31.12.2006, herefter administration Gl. Nyborg 1.1.90 – 31.12.2006. Det er ligeledes muligt at lede blandt de øvrige afdelingen på tilsvarende måde, som følgende:

Udlånes en papirsag fra Gl. Nyborg Kommune genoptages sagen i ESDH-systemet, og udlånet noteres med dato, navn på låner, gruppe og afdeling i felt hertil. Sagen afsluttes. Inden sagen fjernarkiveres noteres dato og fjernarkiv i udlånsfeltet på sagen i ESDH-systemet, og sagen afsluttes.

3. DokAjour-sager (Ørbæk) er ligeledes konverteret over i nuværende ESDH-system og findes her som elektroniske sager med elektroniske dokumenter. De søges blandt alle passive sager. Sagerne konkretiseres ved, at der i beskrivelsesfeltet skrives DA:

Teknik- og Miljøafdelingens gruppeledere har ansvaret for kassation og opbevaring af gruppernes papirarkivalier, som ikke er registreret elektronisk i ESDH-systemet eller sorteret, som beskrevet under Ørbæk og Ullerslev Kommuner.

(Reol 1-4, 8, 9 og 14,15-19 i ”Ørbæk”-arkivet). I reol 14 findes afdelingens publikationer, pjecer m.v.

Papirarkivalier fra før 2007, som ikke er registreret elektronisk, findes som beskrevet under ”Ullerslev Kommunes arkiv” og ”Ørbæk Kommunes arkiv”. Ved lån af arkivsag noteres, hvem sagen er udlånt til på en seddel, som hænges på arkivet.

(Ullerslev: Ullerslev-arkivet og reol 2 og 3. Ørbæk: reol 14, 20, 21 og 22. I reol 4,8 og 9 i ”Ørbæk”- arkivet findes matrikulære sager, ejendomsvurderinger, ejendomsskatter, ejendomsejerskifte, ejendomsstamregister for Gl. Nyborg, Ørbæk, Ullerslev og Nyborg Kommune, som Ulla Pedersen i Plan og Byg (Bolig) i Teknik- og Miljøafdelingen har ansvaret for).

Sager i gl. Nyborg Kommune, som er registreret elektronisk, søges i ESDH-systemet, og kan kendes på systemnavnet Cirius. Der søges på relevante ord, som sagens søgefelt kan indeholde – eksempelvis en adresse i overskriften.

Når den rigtige sag er fundet, vil der på forsiden fremgå arkivoplysninger, eksempelvis: Arkiv: Fjern – Arkivnr. 15.4.1986    1986 – 1989 – fjernarkiveret 20.4.2012. Disse oplysninger og sagens journalnummer eksempelvis 06.01.05K08, og sagsnummeret ud for Cirius: 1992/06393 skal bruges til at finde sagen i arkivet i kælderen. Cirius er det system gl. Nyborg Kommune oprettede KL-sager i. Udskriv forsiden med de relevante arkivoplysninger.

Teknik- og Miljøafdelingens Cirius sager fra gl. Nyborg Kommune står alle i kasser inddelt i byrådsperioder og derefter i journalnummerorden og dato for sidste aktivitet på sagen. Papirarkivalierne findes på reol nr. 12 og 13 i ”Nyborg”-arkivet og er placeret i kasser med angivelse af byrådsperioder eksempelvis ”2002 – 2006”.

(Reol 14 indeholder Cirius-sagen 2012-7142 og indeholder byggesager, statistiske beregninger, inddelt i adresseorden).

Udlånes en sag, genoptages sagen i ESDH-systemet, og udlånet noteres med dato, navn på låner, gruppe og afdeling i felt hertil. Sagen afsluttes. Inden sagen fjernarkiveres noteres dato og fjernarkiv på sagen i ESDH-systemet, og sagen afsluttes.

Socialafdelingen varetager kassation og bevaring af papirarkivalier for Voksen/Handikap, Børnehandikap, Børn & Unge, Psykiatri & Misbrug.

Sagerne findes under Gl. Nyborg, Ørbæk og Ullerslev.

Man vil ved hjælp af skilte på de enkelte arkivkasser finde hvilken underafdeling, det drejer sig om, eks. Voksen/Handikap.

Indholdet i hver kasse er opdelt i cpr.nr.

Man skal være opmærksom på, at i Børn & Unge sagerne kan borgerne stå under henholdsvis mors eller fars cpr. nr.

De sager, der er opbevaret elektronisk, vil være at finde i:

Børn & Unge og børnehandikap

Før år 2012 i KMD-sag Efter år 2012 i DUBU

Voksen/Handikap og Psykiatri & Misbrug

Før år 2013 i KMD-sag Efter år 2013 i INCORP.

Økonomiafdelingen varetager kassation og opbevaring af papirarkivalier for egen afdeling.

Økonomiafdelingens arkiv består dels af et rullende arkiv, dels af et arkiv som bevares tidsubegrænset. Arkiv er placeret på reol 8 og 9.

Det rullende arkiv består af:

Underbilag til daglig bogføring,

Kassation af arkivalier i det rullende arkiv sker efter 5 år.

Det tidsubegrænsede arkiv består af:

 Budget:

Årligt vedtaget budget (2 eksemplar)

Underbilag til vedtaget budget.

Regnskab:

Årligt godkendt regnskab (2 eksemplar)

Undermateriale vedr. regnskab

Specialregnskaber

Revisionsbemærkninger

Hovedbøger

Kontokort med tekst

Sundheds- og Omsorgsafdelingen (tidligere Pleje- og Omsorgsafdeling og Sundhedsafdelingen) varetager kassation og opbevaring af afdelingens papirarkivalier, som ikke er registreret elektronisk i ESDH-systemet.

Alle sager fra tidl. Pleje- og Omsorgsafdeling, er arkiveret i personnummerorden. De findes i reol 10. Kassationsåret tæller fra dét år borgeren dør og ti år frem. Alle borgere født den første i en måned gemmes evigt og opbevares separat.

Sager, som er registreret elektronisk, søges i ESDH-systemet. Der søges på relevante ord, som sagens søgefelt kan indeholde, eller personnummer på dén borger, sagen vedrører. Der bør søges både i KMD-sag og KMD-Care.

Der findes ingen papirarkivalier fra tidligere Sundhedsafdeling.

Skole- og Kulturafdelingens arkivalier

Skole- og Kulturafdelingen varetager kassation og opbevaring af papirarkivalier for egen afdeling.

Papirarkivalier, som ikke er registreret elektronisk, findes som beskrevet under ”GL. Nyborg Kommunes arkiv” i reol 10.

Sager, som er registreret elektronisk, søges i ESDH-systemet. Der søges på relevante ord, som sagens søgefelt kan indeholde.

Når den rigtige sag er fundet, vil der på forsiden fremgå et arkiv nr. Dette arkiv nr. skal bruges til at finde sagen i arkivet i kælderen.

Alle arkiverede papirsager står i nr. orden i reol nr. 10.

Lønkontorets arkivalier

Lønkontoret har et 5 årigt rullende arkiv, hvor materiale vedr. SKAT, ferie, afstemning og refusioner, der ikke er egnet til elektronisk arkivering i KMD Sag, opbevares.

Lønkontoret har fokus på, at så meget materiale som muligt arkiveres elektronisk.  

Desuden er mapper fra udbud af lønsystem arkiveret.

Lønkontorets rullende arkiv er i reol 9.

Personaleafdelingens arkivalier

Alle kommunens personalesager er journaliseret (dette gælder også sager fra før kommunesammenlægningen fra sammenlagte kommuner og amt) og findes elektronisk i KMD Sag. Sagerne er journaliseret ud fra medarbejderens cpr.nr.

Tjenestemandssager har særlig karakter, og skal derfor bevares.

Personaleafdelingens øvrige arkivalier findes elektronisk som emne-sager. Konkrete emne-sager er lokal løndannelse, lokalaftaler, retningslinjer, virksomhedsoverdragelse og interne vejledninger mv.

I Personaleafdelingen findes et mindre papirarkiv med lokal løndannelse før 2007 for hhv. Nyborg, Ullerslev og Ørbæk Kommune.

Jobcenters arkivalier

Reol 7 i ”Nyborg”-arkivet og Reol 13 i ”Ørbæk”-arkivet indeholder Nyborg Jobcenters Arkiv.

Bevares:

Alle Integrations/flygtningesager før 2007

Fleksjobsager 01.01. - 01.12          før 2007

AOF                01.01. – 01.12 arkiv      2005     

Kassation er inddelt i årstal for, hvornår de kan kasseres frem til 2023.

Sygedagpengesager

Reva

Førtidspension

Løbende arkiv:

Refusion fleksjob, kontrakter ( gemmes for en periode på  5 år).

Borgerservice arkivalier

Borgerservice varetager kassation og bevaring af papirarkivalier vedrørende forskellige områder:

• SKAT fra før 01.12.2005

Ligningsplaner skal bevares

Mandtalslister skal bevares

Selskabslister skal gemmes i 20 år

Ligningssager på papir, der ender på 9 skal bevares – eksempelvis 1979, 1989 osv.

• Kørekort – Gemmes i 5 år
• Pas – Gemmes i 5 år
• Sygedagpenge – Gemmes i 5 år. Cpr. 01 bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Kontanthjælp – Gemmes i 5 år. Cpr. 01 bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Revalidering – Gemmes i 10 år. Cpr. 01 bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Flygtningesager – bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Socialpension  – Gemmes i 10 år. Cpr. 01 bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Social Kontrol – Gemmes i 10 år.
• Boligstøtte/boliglån – Gemmes i 5 år.
• Opkrævning Udlægsblade – Alt kan makuleres pr. 01.01.2026
• Økonomisk friplads – Cpr. 01 bevares             
• Lægemapper – aktive sager. Sagerne kan kasseres 10 efter dødsfald for den enkelte borger.
• Alle sager vedr. Ydelse, Jobcenter og Social (voksne) for Nyborg Kommune 449 (blanding af ovenstående sager, hvorfor de er gemt i 10 år og CPR: 01 er bevaret)

Generelt vedr. sociale personsager gemmes i 5 eller 10 år. Dog bevares alle født i cpr. 01.

Sagerne findes under Gl. Nyborg (449), Ørbæk (489) og Ullerslev (495) og Ny Nyborg Kommune.

Man vil ved hjælp af skilte på de enkelte arkivkasser kunne finde ud af, hvilken type af sag, det drejer sig om, eks. Pas/kørekort.

Indholdet i hver kasse er opdelt i cpr.nr.

De eneste sager, der ikke er opdelt i cpr.nr. er helbredstillæg, hvor regningerne er arkiveret i forhold til datoorden. Disse regninger skal gemmes i 5 år.

Særligt vedrørende arbejdsområder, der er overtaget af Udbetaling Danmark:

I 2012 overtog Udbetaling Danmark Nyborg Kommunes sager vedr. bidrag. De sager, der ikke er scannet ind skal bevares.

I 2013 overtog Udbetaling Danmark sager vedr. pension og boligstøtte. De sager, der ikke er scannet ind skal bevares, så Nyborg Kommune kan finde relevante sagsakter og sende til Udbetaling Danmark.

Pr. 1. maj 2015 overtog Udbetaling Danmark sager vedr. efterlevelseshjælp, delpension, begravelseshjælp, fleksydelse og internationale sygesikringsopgaver. De sager, der er scannet ind skal bevares, da Udbetaling Danmark ikke kan se vores sager.

Vedr. fleksydelse findes der 4 sager, som ikke er indscannet, disse er placeret i en kasse i arkivet.

Børneafdelingens arkivalier

Pladsanvisningen har et arkiv i kælderen i Rasmus Møllers Gård vedr. privat pasning, manuelle ansøgninger- og udmeldelser, som de kommende år udfases. Der arkiveres fremadrettet elektronisk i ESDH-system.

Børneafdelingen har ingen papirarkivalier i kælderen under Rådhuset efter 1/1-2007.

Dagplejen har et 5 årigt rullende arkiv i kælderen i Rasmus Møllers Gård. Her opbevares plejetidsaftaler m.m. på børn. Medarbejdere er registreret elektronisk i ESDH-systemet.

Dagplejen har ingen papirarkivalier i kælderen under Rådhuset efter 1/1-2007.

Sundhedsplejen har arkivalier, der opbevares efter ”Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004” og efter Sundhedsstyrelsens ”Vejledning om forebyggende sundhedsydelser til børn og unge”.

Sundhedsplejerske journaler skal opbevares af kommunen i mindst 5 år efter sidste notat.

Såfremt den kommunalt ansatte læge og sundhedsplejersken har fælles journal, skal journalen opbevares i mindst 10 år efter sidste notat.

Kasser er mærket med kassationsdato, således at disse opbevares minimum 20 år efter barnets fødsel.

Journaler der vedrører personer født den første i en måned ”01” bevares.  

Sundhedsplejen har arkivalier stående på følgende reoler:
Nyborg arkivet: reol 10
Ørbæk arkivet: reol 11
Ullerslev arkivet: midterste hylder, reoler ej nummereret.

Det er leders ansvar at journaler makuleres.

Sekretariatets arkivalier i perioden 1990 - 2006

Sekretariatet varetager kassation og opbevaring af papirarkivalier for Direktionen, HR og Sekretariatet.

Papirarkivalier, som ikke er registreret elektronisk, findes som beskrevet under ”GL. Nyborg Kommunes arkiv”

Sager som er registreret elektronisk, søges i ESDH-systemet. Der søges på relevante ord, som sagens søgefelt kan indeholde.

Når den rigtige sag er fundet, vil der på forsiden fremgå et arkiv nr. Dette arkiv nr. skal bruges til at finde sagen i arkivet i kælderen.

Alle sekretariatsområdets arkiverede papirsager står i nr. orden. De findes i reol nr. 3 med grønne nummermærker I ”Nyborg”-arkivet.

Skole- og Kulturafdelingen varetager kassation og opbevaring af papirarkivalier for egen afdeling.

Papirarkivalier, som ikke er registreret elektronisk, findes som beskrevet under ”GL. Nyborg Kommunes arkiv” i reol 10.

Sager, som er registreret elektronisk, søges i ESDH-systemet. Der søges på relevante ord, som sagens søgefelt kan indeholde.

Når den rigtige sag er fundet, vil der på forsiden fremgå et arkiv nr. Dette arkiv nr. skal bruges til at finde sagen i arkivet i kælderen.

Alle arkiverede papirsager står i nr. orden i reol nr. 10.

Lønkontoret har et 5 årigt rullende arkiv, hvor materiale vedr. SKAT, ferie, afstemning og refusioner, der ikke er egnet til elektronisk arkivering i KMD Sag, opbevares.

Lønkontoret har fokus på, at så meget materiale som muligt arkiveres elektronisk.  

Desuden er mapper fra udbud af lønsystem arkiveret.

Lønkontorets rullende arkiv er i reol 9.

Alle kommunens personalesager er journaliseret (dette gælder også sager fra før kommunesammenlægningen fra sammenlagte kommuner og amt) og findes elektronisk i KMD Sag. Sagerne er journaliseret ud fra medarbejderens cpr.nr.

Tjenestemandssager har særlig karakter, og skal derfor bevares.

Personaleafdelingens øvrige arkivalier findes elektronisk som emne-sager. Konkrete emne-sager er lokal løndannelse, lokalaftaler, retningslinjer, virksomhedsoverdragelse og interne vejledninger mv.

I Personaleafdelingen findes et mindre papirarkiv med lokal løndannelse før 2007 for hhv. Nyborg, Ullerslev og Ørbæk Kommune.

Reol 7 i ”Nyborg”-arkivet og Reol 13 i ”Ørbæk”-arkivet indeholder Nyborg Jobcenters Arkiv.

Bevares:

Alle Integrations/flygtningesager før 2007

Fleksjobsager 01.01. - 01.12          før 2007

AOF                01.01. – 01.12 arkiv      2005     

Kassation er inddelt i årstal for, hvornår de kan kasseres frem til 2023.

Sygedagpengesager

Reva

Førtidspension

Løbende arkiv:

Refusion fleksjob, kontrakter ( gemmes for en periode på  5 år).

Borgerservice varetager kassation og bevaring af papirarkivalier vedrørende forskellige områder:

• SKAT fra før 01.12.2005

Ligningsplaner skal bevares

Mandtalslister skal bevares

Selskabslister skal gemmes i 20 år

Ligningssager på papir, der ender på 9 skal bevares – eksempelvis 1979, 1989 osv.

• Kørekort – Gemmes i 5 år
• Pas – Gemmes i 5 år
• Sygedagpenge – Gemmes i 5 år. Cpr. 01 bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Kontanthjælp – Gemmes i 5 år. Cpr. 01 bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Revalidering – Gemmes i 10 år. Cpr. 01 bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Flygtningesager – bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Socialpension  – Gemmes i 10 år. Cpr. 01 bevares i sager, der ikke er indscannet.
• Social Kontrol – Gemmes i 10 år.
• Boligstøtte/boliglån – Gemmes i 5 år.
• Opkrævning Udlægsblade – Alt kan makuleres pr. 01.01.2026
• Økonomisk friplads – Cpr. 01 bevares             
• Lægemapper – aktive sager. Sagerne kan kasseres 10 efter dødsfald for den enkelte borger.
• Alle sager vedr. Ydelse, Jobcenter og Social (voksne) for Nyborg Kommune 449 (blanding af ovenstående sager, hvorfor de er gemt i 10 år og CPR: 01 er bevaret)

Generelt vedr. sociale personsager gemmes i 5 eller 10 år. Dog bevares alle født i cpr. 01.

Sagerne findes under Gl. Nyborg (449), Ørbæk (489) og Ullerslev (495) og Ny Nyborg Kommune.

Man vil ved hjælp af skilte på de enkelte arkivkasser kunne finde ud af, hvilken type af sag, det drejer sig om, eks. Pas/kørekort.

Indholdet i hver kasse er opdelt i cpr.nr.

De eneste sager, der ikke er opdelt i cpr.nr. er helbredstillæg, hvor regningerne er arkiveret i forhold til datoorden. Disse regninger skal gemmes i 5 år.

Særligt vedrørende arbejdsområder, der er overtaget af Udbetaling Danmark:

I 2012 overtog Udbetaling Danmark Nyborg Kommunes sager vedr. bidrag. De sager, der ikke er scannet ind skal bevares.

I 2013 overtog Udbetaling Danmark sager vedr. pension og boligstøtte. De sager, der ikke er scannet ind skal bevares, så Nyborg Kommune kan finde relevante sagsakter og sende til Udbetaling Danmark.

Pr. 1. maj 2015 overtog Udbetaling Danmark sager vedr. efterlevelseshjælp, delpension, begravelseshjælp, fleksydelse og internationale sygesikringsopgaver. De sager, der er scannet ind skal bevares, da Udbetaling Danmark ikke kan se vores sager.

Vedr. fleksydelse findes der 4 sager, som ikke er indscannet, disse er placeret i en kasse i arkivet.

Pladsanvisningen har et arkiv i kælderen i Rasmus Møllers Gård vedr. privat pasning, manuelle ansøgninger- og udmeldelser, som de kommende år udfases. Der arkiveres fremadrettet elektronisk i ESDH-system.

Børneafdelingen har ingen papirarkivalier i kælderen under Rådhuset efter 1/1-2007.

Dagplejen har et 5 årigt rullende arkiv i kælderen i Rasmus Møllers Gård. Her opbevares plejetidsaftaler m.m. på børn. Medarbejdere er registreret elektronisk i ESDH-systemet.

Dagplejen har ingen papirarkivalier i kælderen under Rådhuset efter 1/1-2007.

Sundhedsplejen har arkivalier, der opbevares efter ”Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004” og efter Sundhedsstyrelsens ”Vejledning om forebyggende sundhedsydelser til børn og unge”.

Sundhedsplejerske journaler skal opbevares af kommunen i mindst 5 år efter sidste notat.

Såfremt den kommunalt ansatte læge og sundhedsplejersken har fælles journal, skal journalen opbevares i mindst 10 år efter sidste notat.

Kasser er mærket med kassationsdato, således at disse opbevares minimum 20 år efter barnets fødsel.

Journaler der vedrører personer født den første i en måned ”01” bevares.  

Sundhedsplejen har arkivalier stående på følgende reoler:
Nyborg arkivet: reol 10
Ørbæk arkivet: reol 11
Ullerslev arkivet: midterste hylder, reoler ej nummereret.

Det er leders ansvar at journaler makuleres.

Byrådssekretariatet varetager kassation og opbevaring af papirarkivalier for Direktionen, HR og Byrådssekretariatet.

Papirarkivalier, som ikke er registreret elektronisk, findes som beskrevet under ”GL. Nyborg Kommunes arkiv”

Sager som er registreret elektronisk, søges i ESDH-systemet. Der søges på relevante ord, som sagens søgefelt kan indeholde.

Når den rigtige sag er fundet, vil der på forsiden fremgå et arkiv nr. Dette arkiv nr. skal bruges til at finde sagen i arkivet i kælderen.

Alle byrådssekretariatsområders arkiverede papirsager står i nr. orden. De findes i reol nr. 3 med grønne nummermærker I ”Nyborg”-arkivet.