Arkivering

Arkivalier er alle medier fx papir, elektronisk lagrede data, foto, film, kort, lyd, osv., der indeholder informationer, vi har opsamlet i forbindelse med kommunal virksomhed.

Arkivalier kan være skabt, modtaget eller rekvireret af kommunen.

Arkivet er den samlede mængde af disse data – uanset alder eller placering.

Rigsarkivet har, i samarbejde med Kommunernes Landsforening,  udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til kommunerne.

Bestemmelserne opregner de de arkivalier, alle kommuner skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug.

Det står kommunerne frit for at bevare flere arkivalier end dem, der i bestemmelserne er nævnt til bevaring.

Du kan se de gældende vejledninger her

Det fremgår klart og udtømmende af Arkivbekendtgørelsen, nr. 1000 af 28. september 2004, hvad der er bevaringsværdigt i den enkelte afdeling og institution.

Udgangspunktet er, at vejledningen er udtømmende, og alt der ikke er nævnt kan og bør kasseres, så snart der efter kommunens egen vurdering ikke længere er administrativt eller retligt brug for det længere.

Alle nuværende sager arkiveres efter KL-journalplan. Ved tvivlstilfælde kan der tages udgangspunkt i KL's Guldliste.

Du kan læse mere om guldlisterne her

Ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre myndigheder samt private virksomheder, institutioner og foreninger kan hjemlåne arkivalier, de som arkivskaber har afleveret til Rigsarkivet.

Læs mere om lån af tidligerede afleverede arkivalier her

Den afdeling/institution, der opretter en sag ejer sagen.

Sagsbehandleren skal i forbindelse med afslutning af sagen sørge for sagsrensning inden arkivering sker. Sagsrensning vil sige fjernelse af overflødigt materiale, såsom dobbeltkopier, dubletter, koncepter til renskrevne breve.

Arkivloven lægger op til 3 muligheder for opbevaring af bevaringsværdige arkivalier:

• Opbevaring i eget arkiv.
• Aflevering til offentligt § 7-arkiv. Et § 7 Arkiv er et arkiv kommunen selv har oprettet – evt. fælleskommunalt, med eget personale, der skal sikre, at arkivlovens § 7 opfyldes.
• Aflevering til Statens Arkiver.

Elektroniske arkivalier skal afleveres til enten et offentligt § 7-arkiv eller Statens Arkiver.

I første omgang anbefaler gruppen, at eksisterende fjernarkiver opbevares som hidtil på de nuværende rådhuse/institutioner. Såfremt det senere bliver besluttet, at de enkelte afdelingers fjernarkiver skal samles, er det vigtigt, at der sker en klar adskillelse mellem myndighederne dvs. at de gamle kommuners sager ikke må sammenblandes med den nye kommunes sager.

Som en følge af fusionen på skatte- og inddrivelsesområdet 1. november 2005 har SKAT overtaget det arkivmateriale, der er af retlig og administrativ betydning for forvaltningsopgaven.

Nedenstående materiale er overdraget til SKAT

• Selvangivelser for indkomstårene 1995-2001 for så vidt angår lønmodtagere.
• Selvangivelser for indkomstårene 1985-2001 for så vidt angår bogførings- og regnskabspligtige skatteydere og selskaber, foreninger osv.

Det materiale, der herefter er tilbage, skal af kommunerne behandles efter arkivlovens regler om materiale, der ikke er i administrativt brug eller retligt relevant. Dette betyder, at alle sager fra år, der ender på 9 er bevaringsværdige, resten kan kasseres.

Den enkelte kommune har indgået aftale med SKAT om aflevering af arkivalier.

Ved amternes nedlæggelse overtager kommunerne ansvaret for amternes arkivalier på de sagsområder, der overtages fra amtet. Regeringen, ARF og KL har indgået aftale om håndteringen af amternes arkivalier i forbindelse med amternes nedlæggelse.

Hovedpunkterne i aftalen er

• at amternes arkivalier fra før 1992 i hovedsagen bliver afleveret til Rigsarkivet.
• at amternes arkivalier fra 1992-2006 afleveres til et mellemarkiv, der skal administreres af de 5 regioner.
• at der etableres en fælles database på landsplan – kaldet e-arkivet – som nøgle til de regionale arkiver.

E-arkivet bliver således kommunens indgangsnøgle til amtets arkivalier. E-arkivet skal omfatte registreringen af sager og dokumenter i mellemarkiverne og de dokumenter, der er indscannet og på anden vis elektroniske. Kommunen får adgang til at søge efter sager og dokumenter bl.a. via en internetforbindelse.

E-arkivet er et landsdækkende elektronisk arkiv, der indeholder metadata på alle elektroniske sager og papirsager fra amter m.fl. fra den 1.1.1993 og frem til amternes nedlæggelse 31.12.2006.

Enkelte amter har dog afleveret metadata på sager før 1.1.1993. I det omfang sagerne findes i elektronisk form, er disse også lagt ind i e-arkivet.

Papirsager fra før 1.1.1993 er afleveret til Statens Arkiver med undtagelse af følgende sagstyper vedrørende miljøområdet: Jordforurening, fredninger og tilsyn med virksomheder og råstoffer.

I det omfang der er bestilt skanning af sagerne, vil de kunne findes i e-arkivet.

Hvordan rekvireres sager fra e-arkivet?

Rekvirering af sager fra e-arkivet sker som hovedregel således:

• Sagen fremsøges og rekvireres direkte fra e-arkivet via en web-browser. Sagen kan herefter downloades eller alternativt eksporteres i XML-format til viderebehandling lokalt.

Adgang til e-arkivet

Har du brug for adgang til e-arkivet skal du kontakte Marie-Louise Jäger Pedersen, Teknik- og Miljøafdelingen, tlf. 6333 6885, e-mail: mljp@nyborg.dk eller Maibritt Eghave, Byrådssekretariat, tlf. 6333 7709, e-mail: mae@nyborg.dk. 

Samlet arkivinstruks for Nyborg Kommunes papirarkivalier efter 1. januar 2007