HR

Hvert andet år gennemføres en fælles trivselsmåling (APV) på alle arbejdspladser med spørgsmål omkring trivsel, ledelseskvalitet og det fysiske arbejdsmiljø.

Det forventes, at arbejdspladsen udarbejder en handleplan, der følger op på undersøgelsen. Undersøgelsens resultater omkring ledelseskvaliteten, herunder udviklingspotentiale, vender du med en ekstern coach forud for en samtale med din egen leder.

Arbejdspladsen modtager en drejebog forud for undersøgelsen, hvor vi har samlet alle oplysninger om procesforløbet, vigtige datoer og generel information om trivselsundersøgelsen, herunder hvad der forventes af ledelsen og arbejdspladsen. Derudover vil der være inspiration til trivselsprocessens forskellige faser, og hvilke væsentlige overvejelser I kan gøre jer lokalt. Her finder du mere om TRE-I-EN målingen.

Det er Hovedudvalgets mål, at leder, TR og AMR lokalt på arbejdspladsen danner en dynamisk TRIO-gruppe, der gennem et tæt og formaliseret samarbejde har et fælles ansvar for, at forandringer og beslutninger oppe fra og lokalt, gennemføres på en måde, der sikrer og fastholder den gode trivsel.

- Pointen er at bruge hinandens viden til at skabe sammenhæng og helhed.

På intranettet finder du mere om forventningerne til TRIO samarbejdet og TRIO’s opgaver i vejledningen ”Den dynamiske TRIO – Det daglige samarbejde mellem leder, TR og AMR”.

Alle TRIO-grupper mødes en gang årligt til en fælles TRIO-temadag.

Nyborg Kommune tilbyder psykolog til ansatte og krisehjælp til arbejdspladsen, hvis der skulle blive behov for det.

Henvendelse skal ske til Dansk Krisekorps A/S. Der ydes hjælp til både arbejdsrelaterede og private forhold. Du kan læse mere om psykologordningen på intranettet.

Nyborg Kommune har en MED-aftale, som du finder på intranettet.

"MED" står for medindflydelse og medbestemmelse, som du kan læse mere om på intranettet.

I Nyborg Kommune har vi valgt at have en MED-organisation, hvor arbejdsmiljøarbejdet og samarbejdssystemet er samlet i én organisation - kaldet MED-organisationen. Formålet er at skabe et tæt samspil mellem ledelsen og medarbejderne på alle niveauer.

MED-organisationen har 3 niveauer:

• Hovedudvalg
• Koordinationsgrupper
• Lokaludvalg på større arbejdspladser eller Personalemøder med MED-status på mindre arbejdspladser

Alle nyvalgte medlemmer af MED-udvalg skal på et MED-kursus, som afholdes lokalt i Nyborg Kommune.

Ligestilling skal indarbejdes i al offentlig forvaltning jf. lov om ligestilling. Derfor har Nyborg Kommune lavet et ligestillingsudvalg, som bl.a. laver kommunens ligestillingsredegørelse hvert andet år. Ligestilling kan fx drøftes i det lokale MED-udvalg.

Se mere om ligestilling på intranettet.

På Intranettet finder du de politikker og retningslinjer, der er gældende i Nyborg Kommune, og som skaber de overordnede rammer for arbejdspladsen og medarbejderne.

Det omhandler KOM-samtaler, barns 1. sygedag, seniorer, frihed til læge- og tandlægebesøg, brug af kommunens biler/udbetaling af befordringsgodtgørelse, bruttolønsordninger og meget andet.

Når du skal ansætte en ny medarbejder skal du være opmærksom på, at der oftest

er krav om stillingsopslag forud for ansættelse. Ledige stillinger kan først besættes

efter offentligt opslag. Undtaget er vikaransættelser, der ikke overstiger 1 års varighed. Som hovedregel bliver medarbejdere ansat i faste stillinger. Der kan ansættes i en tidsbegrænset periode forudsat, at der er en objektiv begrundelse for dette. Tidsbegrænset ansættelse kan også være begivenhedsbestemt eller opgavebestemt.

Kommunen rekrutterer digitalt og benytter e-rekrutteringssystemet Emply.

Inden en ansøger tilbydes ansættelse skal der altid indhentes straffeattest og eventuelt børneattest. Attesterne skal forevises den ansættende leder. Såfremt der fremgår straffeforhold af straffeattesten, skal du som leder vurdere om der tilbydes ansættelse. I så fald skal du udfærdige et notat til personalesagen med en begrundet vurdering.

Vær opmærksom på, at der findes særlige regler for ansættelse af personer, der har

nære private relationer til lederen. I situationer hvor lederen vil få det direkte personaleansvar for en ansøger, vil lederen oftest være inhabil efter reglerne i Forvaltningsloven og interne retningslinjer, og ansættelse kan derfor ikke ske.

Alle ansættelser er som udgangspunkt omfattet af en prøvetid på 3 måneder. Der

kan ikke aftales forlænget prøvetid og ved umiddelbar overgang til en ny stillingen

under samme overenskomst kan der ikke aftales endnu en prøvetid.

Du finder mere om ansættelse af personale på intranettet.

Løn fastsættes ud fra gældende overenskomst og efter forhandling mellem leder og den lokale TR / faglige organisation. Løn består af en grundløn, funktionsløn og kvalifikationsløn. De nærmere rammer for lønfastsættelsen er fastsat i de enkelte overenskomster og eventuelle forhåndsaftaler.

Det er dig som leder, der er ansvarlig for at lønnen forhandles ved nyansættelse, stillingsændringer og i øvrigt. Forhåndsaftaler og andre generelle aftaler indgås altid i samarbejde med HR.

I henhold til kommunens Retningslinjer for håndtering af sygefravær er der rammer for, hvornår og hvilke samtaler sygemeldte medarbejdere skal indkaldes til.

Retningslinjer for håndtering af sygefravær findes på intranettet.

HR står til rådighed for rådgivning i håndteringen af sygefravær.

I løbet af et ansættelsesforhold kan der opstå så alvorlige problemer, at det er nødvendigt at indkalde en medarbejder til en tjenstlig samtale.

Hvis problemerne har en karakter, hvor de udgør en misligholdelse af ansættelsesforholdet, kan det være relevant at give medarbejderen en advarsel. I sådanne situationer bør du kontakte HR for konkret rådgivning og udfærdigelse af en skriftlig advarsel.

Står du i en situation hvor du forventer at skulle gennemføre en afskedigelse skal du altid kontakte HR tidligt i dine overvejelser og inden du igangsætter en afskedigelsessag. En afskedigelsessag gennemføres i et samarbejde mellem dig som leder og HR. Du er ansvarlig for begrundelse og dokumentation i sagen, afholdelse af og referater fra møder med medarbejder og eventuelt MED-udvalg mv. HR udfærdiger skrivelser til medarbejder og faglig organisation, og bistår dig i møder med medarbejder og faglig organisation hvor det er relevant.

En afskedigelse skal begrundes enten i medarbejders eller arbejdsgivers forhold.

Afskedigelsen skal være sagligt begrundet, og der skal overholdes forskellige retsgrundsætninger som undersøgelsesprincippet, lighedsgrundsætningen, magtfordrejningprincippet, forbud mod at sætte skøn under regel, og et proportionalitetsprincip. Der er krav om partshøring efter Forvaltningsloven inden der tages endelig beslutning om afsked.

Vær opmærksom på, at hvis arbejdsgiver vil ændre væsentligt i medarbejders ansættelsesvilkår (eksempelvis ændring af timetal) anses det som afskedigelse med tilbud om ansættelse på ændrede vilkår.

Dokumenter vedr. den enkelte medarbejder skal journaliseres digitalt i medarbejderens personalesag i systemet KMD Nova.

Vejledning til KMD Nova findes på intranettet.

Referater skal journaliseres i personalesagen med underskrift eller anden form for godkendelse, eksempelvis mail fra medarbejderen med accept. Notater skal ligeledes journaliseres i personalesagen og medarbejderen skal være bekendt med, at notatet bliver lagt på personalesagen.

Forvaltningslovens og Offentlighedslovens bestemmelser gælder også for personalesager. Især reglerne om partshøring, aktindsigt og notatpligt indgår i personalesagsbehandlingen.