Samarbejde mellem skolerne og Skole-IT
Rammer og indhold for samarbejdet mellem Skole-IT og skolerne.
Samarbejdet
I Nyborg kommune får alle folkeskoleelever fra 1. til 9. klasse stillet en PC til rådighed fra centralt hold. PC’en driftes i et samarbejde mellem Skole-IT og skolerne. Alle ansatte tilknyttet undervisning har en arbejdscomputer som ligeledes driftes i fællesskab.
Alene indkøb af nye devices beløber sig årligt til 2½ - 3 millioner – en betydelig investering fra kommunalt hold. Denne it-satsning, der er prioriteret i Nyborg kommune, er ambitiøs og kan kun fungere i et tæt samarbejde mellem Skole-IT og skolerne. Det er en ressourcekrævende opgave der kræver tidsmæssig investering fra alle parter.
Skole-IT’s primære opgave er at stille nyt hardware til rådighed og drifte systemer. Skolernes varetager selv “first-line-support" i forhold til både elever og ansatte og har dermed den primære kontakt til brugeren.
Indhold
Skole-IT udgøres af Michael Wacher Andersen og Ulrich Jørgensen under ledelse af IT-chef Henrik Dyrhøj. Skole-IT er fysisk placeret på Skaboeshusevej 100a, 5800 Nyborg.
Kontaktoplysninger
Michael Wacher Andersen; mian@nyborg.dk; mobil: 2537 1984
Ulrich Jørgensen; ulj@nyborg.dk; mobil: 2159 9760
Til nu-og-her kontakt kan SMS benyttes men opgaver SKAL meldes ind pr. mail
Træffetider: Mandag-torsdag kl. 8:00-16:00; Fredag kl. 8:00-13:30
I Skole-IT varetages mange generelle opgave i fællesskab af Ulrich og Michael. Skole-IT har en overordnet ansvarsfordeling der ser således ud:
Klienter – Michael
Servere – Ulrich
Specificeret ansvarsfordeling i Skole-IT:
|
Område/opgave |
Primær ansvarlig |
|
Zenworks servere |
Ulrich |
|
Microsoft deployment Microsoft intune |
Michael Michael |
|
Zenworks softwarepakker |
Michael |
|
iPrint servere |
Ulrich |
|
FollowMe Print |
Ulrich |
|
Printer oprettelse/installation |
Michael |
|
AD servere |
Ulrich |
|
AD politikker/indstillinger (GPO) |
Michael |
|
Sophos Endpoint Protection |
Michael |
|
Jamf (iPad-management) |
Ulrich |
|
Apple produkter |
Ulrich |
|
IDM servere |
Ulrich |
|
IDM konfiguration / udvikling |
Michael |
|
Postlister |
Michael |
|
Filr servere |
Ulrich |
|
Filr datastruktur/mappestruktur |
Ulrich |
|
M365 konfiguration |
Ulrich |
|
M365 licenser |
Michael |
|
Microsoft Firmaportal |
Michael |
|
AULA kommunal administrator |
Ulrich |
Koordinator Laila Bo Muhs varetager en række opgaver i tæt samarbejde med Skole-IT.
F.eks.
- Er i tæt dialog med Skole-IT og varetager, i samarbejde med Skole-IT, kommunikationen mellem skolerne og Skole-IT.
- Kommunal administrator på AULA
- Er tovholder på AULA skoledelen og dermed ansvarlig for kommunikation til AULA-administratorer, herunder videreformidling af nyhedsbreve og fejlmelding via central platform.
- Forvalter på ITS-Personkreds i tæt samarbejde med Vibeke Virkelyst Nordahn fra skoleafdelingen.
- Er i tæt dialog med Digitalisering og I-sikkerhed og varetager opgaver vedrørende udarbejdelse af procedurer og kontroller på skoleområdet.
- Er i tæt dialog med Digitalisering og I-sikkerhed vedrørende databehandleraftaler.
- Deltager i kommunens digitaliseringsudvalg
- Er tovholder og udarbejder dagsorden til kommunale netværksmøder for it-vejledere.
- Er tovholder for en udvalgt faggruppe, der vurderer digitale læremidler og er selv forpligtet på at holde sig orienteret i nye digitale læremidler.
- Deltager i indkøb af digitale læremidler i henhold til den udarbejdede procedure på området.
- Arrangerer kurser/workshops.
- Udarbejder materiale, f.eks. foldere.
- Deltager i ad hoc udvalg
Kontaktoplysninger
Laila Bo Muhs; labm@nyborg.dk; mobil: 2125 8361
Den administrative opgave - består i administrative opgaver i forhold til integration med de administrative systemer (IST Elevadministration/TEA), opsætning og vedligeholdelse af AULA m.m.
Den tekniske opgave - består i at drifte, vedligeholde og administrere udstyret i henhold til samarbejdsaftalen.
Den pædagogiske opgave - består, i denne sammenhæng, bl.a. af at:
- vejlede elever og kolleger i hensigtsmæssig brug af udstyret
- sikre at elever og lærere er opdateret om ændringer i systemer og arbejdsgange
- viderebringe informationer fra Skole-IT
- medvirke til at udstyret anvendes i henhold til Nyborg kommunes IT-strategi på skoleområdet (Bilag 1).
- bidrage til, og påvirke udviklingen, indenfor pædagogisk IT i Nyborg kommune
Bemærk! Denne beskrivelse udfolder på ingen måde den pædagogiske it-vejleders funktion og opgaver, men skal udelukkende ses, som den del af opgaven, der skal løses for at holde udstyret kørende.
Ledelsesrepræsentant - har ledelsesansvar på den enkelte skole i forhold til samarbejdsaftalen.
Skolerne er repræsenteret ved it-vejleder, ledere, adm. personale og/eller teknisk personale på skolerne. Af listen fremgår om medarbejderen har teknisk og/eller pædagogiske opgaver.
Skolerne har ansvar for at melde ændringer i nedenstående til Skole-IT og/eller PLC-og it-koordinator Laila Bo Muhs.
4kløverskolen
Jesper Bo Bennetzen; jbbe@nyborg.dk; It-supporter
Christian Bjerregaard Uggerby; cbu@nyborg.dk; 6333 7174; administration, ledelsesrepræsentant
Birkhovedskolen
Lene Hansen; leha@nyborg.dk; ; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Per Gylling; pegy@nyborg.dk; ; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Lars Busk Svendsen; lbs@nyborg.dk; 2943 3674; ledelsesrepræsentant
Sandra Gramstrup Madsen; sandm@nyborg.dk; 6333 7021; administration
Danehofskolen
Jesper Bo Bennetzen; jbbe@nyborg.dk; It-supporter
Victor Emil Lüthje Thomsen; Victo@nyborg.dk; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Michael Jakobsen; michja@nyborg.dk; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Lise Kjems Knattrup; liskn@nyborg.dk; 2048 5716; ledelsesrepræsentant
Stina Eltons Pedersen; selt@nyborg.dk; 6333 7022; skolesekretær; administration
Vibeskolen
Christian Dibbern Rex; chre@nyborg.dk; ; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Janette Marshall Knop janek@nyborg.dk; ; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Laila Bo Muhs labm@nyborg.dk; 2125 8361; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Lars Pedersen; larspe@nyborg.dk; 2974 6611; ledelsesrepræsentant
Christina Lindholm Jørgensen; clij@nyborg.dk; 6333 7200; skolesekretær; administration
Rævebakkeskolen
Lise Fabricius Høgh; lisea@nyborg.dk; ; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Per Andersen; peran@nyborg.dk; ; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Maj-Britt Toft Jørgensen; majbo@nyborg.dk; 2011 7663; ledelsesrepræsentant
Lene Bannebjerg; leba@nyborg.dk; 6333 6784; skolesekretær; administration
Nyborg Heldagsskole
Lars Jonny Bech Dokkedahl; lad@nyborg.dk; ; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
Jens Jacob Ladefoged Dahl; jjld@nyborg.dk; ; it-vejleder; teknisk og pædagogisk opgave
David Wulf-Andersen; daw@nyborg.dk; 63337024; ledelsesrepræsentant
Mette Rubby Kristensen; mrhk@nyborg.dk; 63337024; administration
Dorte Pedersen; dop@nyborg.dk; 63337024; administration
Ungdomsskolen
Carsten Højgaard; cne@nyborg.dk; 3045 6569; ledelsesrepræsentant
Kommunikationen mellem Skole-IT og skolerne går primært gennem it-vejlederne. Det er afgørende at vi holder hinanden opdateret om både opgaver, udfordringer, fejl og forslag til forbedringer. Kommunikationen opretholdes gennem løbende dialog, mailkorrespondance og på it-vejledermøder. Vi har et fælles ansvar for at kommunikationen kører gnidningsløst.
Dialogmøder
Der afholdes årlige dialogmøder på skolerne hvor samarbejdspartnerne evaluerer og diskuterer den fælles opgave.
Tech-notes
Skole-IT udsender løbende Tech-notes pr. mail.
Varslinger
Der er mulighed for at tilmelde sig 2 typer varslinger:
- ”NIT ANSAT TILMELD” til 1910 (Vedrørende administrative systemer og centrale fejl)
- ”NIT LÆRER TILMELD” til 1910 (Vedrørende systemer tilknyttet Skole-IT)
Driftsstatus eksterne systemer
AULA: https://aulainfo.dk/driftstatus/
STIL: https://driftsinfo.stil.dk/
M365: https://portal.office.com/servicestatus https://status.office365.com/
Samarbejdsfora
- Digitaliseringsgruppen
Både skolerne og Skole-IT sidder med i digitaliseringsgruppen for folkeskoleområdet, hvis formål er at give anbefalinger til skoleledergruppen inden for det digitale område. (Bilag 2: Kommissorium for digitaliseringsgruppen på folkeskoleområdet).
- It-vejledernetværk
It-vejledernetværket består af it-vejleder fra alle skolerne og Skole-IT. Netværket definerer selv indholdet, som oftest indeholder dialog vedr. daglig drift, status på udstyr, opgaver vedr. pæd. it-vejledning og meget andet (Bilag 3: Netværkskontrakt for IT-vejledere i Nyborg kommune).
- Lokale møder
Skole-IT kan inviteres med til lokale it-vejledermøder eller andre møder på skolerne, dersom der er brug for lokal sparring/rådgivning/orientering på et givent område, som ligger indenfor Skole-IT's arbejdsområde.
Herudover kan Skole-IT inviteres til fælles PLC-møder hvis indholdet er relevant eller væsentligt for samarbejdet.
Rådgivning
Skole-IT rådgiver løbende ledere, lærere og lærerteams i hensigtsmæssig brug af systemer og udstyr.
Kompetenceudvikling
- Hvis skolerne har behov, kan det aftales at afholde start-kurser for nye medarbejdere i de programmer som Skole-IT drifter.
Afholdelse af kurser for lærere i datasikkerhed og ”best practice” omkring datasikkerhed varetages af afdelingen for Digitalisering og I-sikkerhed. Tag kontakt til Digitalisering og I-sikkerhed på mail: Digitalisering-og-I-sikkerhed@nyborg.dk
- Afholdelse af workshops i f.eks. MS Office produkter, FilR m.v. - varetages af skolerne selv.
Bemærk! Vær opmærksom på handlingstiltag for optimering af sikkerhed, som det er beskrevet i Procedure-beskrivelse IST Elevadministration og Procedure-beskrivelse AULA.
Følg autorisationsproceduren her:
Autorisation til IT på skoleområdet
Vær opmærksom på, at der er brug for vejledning i forbindelse med kode - mange brugere får oprettet en kode, der ikke overholder alle regler på skolesiden. Se regler her:
|
Det er vigtigt at brugeren altid gennemfører korrekt login: |
Først efter endt oprettelsesprocedure kan brugeren logge ind på maskinen.
Det er skolernes opgave at give nye ansatte en grundig introduktion til vores systemer og setup. F.eks.:
- Login-procedure (se ovenfor)
- Oprettelse af sikker kode og kode skift
- I-sikkerhed, GDPR, opbevaring af filer (herunder udlevering af folder fra Digitalisering og i-sikkerhed)
- Introduktion til applikationer (Outlook, Filr, AULA, MeeBook m.v.)
- Computerens ”set up” og funktioner
- Lokale løsninger og aftaler
Skolerne kan tage kontakt til Skole-IT, hvis der er behov for intro-kursus til nye medarbejdere.
Nye elever på skolerne
Først efter endt oprettelsesprocedure kan brugeren logge ind på maskinen.
|
Det er vigtigt at brugeren altid gennemfører korrekt login: UNIbrugernavn@nybs.dk |
Det er skolernes opgave at sørge for at forældre er orienteret om login-procedure og ved at de ikke må skifte deres barns UNI-login gennem STIL med NemID.
Brug af it-udstyr
Skolerne har det pædagogiske ansvar for at lære eleverne at anvende udstyret forsvarligt, herunder løbende rengøring af udstyret.
Endvidere bør eleverne sættes grundigt ind i hvordan ”vi gør” på xx-skolen i Nyborg kommune. Det kan f.eks. handle om: Login/kode skift, print, hvordan og til hvad bruger vi AULA/Meebook?, Praktiske forhold omkring undervisningen osv.
Der kan være forskel på procedure på de enkelte skoler, så vær også opmærksomme på nye elever der kommer fra andre Nyborg skoler, selvom de allerede har en pc.
For at sikre at alle maskiner lever op til det krævede sikkerhedsniveau, skal alle elev- og lærermaskiner have nyt image en gang årligt (rød "thumbs down"). Ved et nyt image sikrer vi, at det er den nyeste fungerende version af Windows der lægges på maskinen.
Nyt image testes og meldes klar i et samarbejde mellem Skole-IT og it-vejlederne.
Vær opmærksom på at dette er en tidskrævende opgave. Hver enkel enhed skal
- Kables
- Sættes i gang
- Tilses
- Afsluttes
- Udleveres med hjælp til opsætning af f.eks. Symbaloo, Filr, Outlook
Forud for ”nyt image” er der en opgave omkring organisering og indsamling af elevernes pc’er. Der skal ligeledes laves aftaler med lærerne om udlevering. På den enkelte skole kan der være brug for, at der udarbejdes en vejledning til lærerne, så disse kan guide eleverne igennem, når de tager den re-imagede maskine i brug.
HUSK at printere og software tildeles pr. enhed, så hvis denne flytter afdeling, skal det meldes ind.
Herudover lægges årligt nyt image på de maskiner, der tages ud af drift og overgår til udlånsmaskiner.
Løbende lægges nyt image på maskiner i forbindelse med afhjælpning af fejl og når elever eller ansatte kommer til eller forlader skolen.
Nedenstående liste beskriver de mest gængse opgaver, som oftest varetages af it-vejleder på skolerne.
Computere
Nye computere til 1.- 4. og 7. klasse indkøbes og udleveres af Skole-IT. Skole-IT er løbende og forud for indkøb i dialog med it-vejlederne om valg af maskiner.
Maskinerne er mærket med brugernavn og registreret i et regneark som udleveres digitalt til skolen ved levering. Computerne leveres med nyt image.
Rammer for udlevering af nye maskiner:
- Grøn zone - Der udleveres nye maskiner til 1., 4. og 7.klasse. Når der starter nye elever på 1., 4. og 7. årgang udleveres ligeledes en ny maskine.
- Grå zone - Elever der starter på 2., 5. og 8. årgang får maskiner gemt fra sommerens udskiftning.
- Gul zone - Elever der starter på 3., 6. og 9. årgang får maskiner gemt fra sommerens udskiftning.
Grøn zone håndteres af Skole-it. Skolerne bestiller maskiner ved Skole-It til de nye elever.
Grå og gul zone håndteres af skolerne selv.
Ved ødelagte maskiner der ikke kan dækkes af garantien og ikke dækkes af privat forsikring/forældre, udleveres maskiner gemt fra sommerens udskiftning – her kan differentieres fra sag til sag.
Maskiner, gemt fra sommerens udskiftning, sorteres efter stand, og anvendes i prioriteret rækkefølge til følgende formål:
- Nye elever i 2., 5. og 8. klasse.
- Nye elever i 3., 6. og 8. klasse.
- Klassesæt til 0. årgang.
Elevmaskiner, der er ældre end 4 år, udfases.
Ansattes arbejdscomputere udskiftes hvert 4. år. Vær opmærksom på, at maskinerne indkøbes med 3 års garanti.
Fejlmeldinger
Nedenstående servicepartnere kan anvendes ved fejlmelding af computere (frit valg):
Atea (computere og interaktive skærme)
Fejlmeldingsportal: https://esupport.atea.dk/dkhw; Tlf. 70 20 30 50
Den der fejlmelder, opretter en konto.
InfoCare (computere)
https://econnect.infocare.com/?cc=da&db=dk#/defaultpage
Tlf. 70 12 44 00; desk@infocare.com
Direkte kontakt: Jesper Weng; jesper.weng@infocare.com; Tlf. 31 20 02 00
Udfasning af udstyr
EasyRecycle – Afhentning af brugt udstyr til godkendt genbrug. Kun databærende materiale (alt med harddisk). Skolen tager selv kontakt. Sørg for at samle sammen - jo større mængde jo bedre aftale.
Kontaktperson: Jill Lovén Jordansen; jj@easyrep.dk; Direkte: 60 21 01 04; https://www.easyrecycle.dk/ ; Mail: erhverv@easyrecykle.dk
CFD Nyborg (døveskolen) - Afhentning og genbrug af ikke databærende materiale (f.eks. projektorer, printere, kabler m.v.). Skolen tager selv kontakt.
Kontaktperson: ser@cfd.dk; CFD; Skaboeshusevej 107; 5800 Nyborg; Tlf. 44 39 13 45; nyborg@cfd.dk
IPads
Skolerne står selv for økonomien omkring indkøb af iPads. IPads bestilles gennem Skole-IT.
Anden hardware
Skole-IT kan være behjælpelig med rådgivning/sparring omkring indkøb af anden hardware.
Produkter skal altid godkendes, hvis de skal kunne tilgå Nyborg-net.
Skole-IT sørger for at alle systemer og services hostet lokalt kører. Herunder AD, IDM, E-DIR, Zenworks, iPrint og FilR. Der gives besked når der kan forventes forstyrrelser i daglig drift via mail til ledelse og lærere. Skole-IT sikrer, i dialog med skolerne, at tidspunkter for opdateringer og vedligehold af servere og anden infrastruktur ikke konflikter med daglig drift eller test og eksaminer.
Skolerne har pligt til at melde ind hvis der opleves uhensigtsmæssigheder.
Skole-IT sørger for vedligehold af image og programpakker. Image opdateres 2 gange årligt. Det meldes ud fra Skole-IT når en ny version af image er klar.
Programpakker laves efter aftale med skolerne. Vi kontrollerer om licenserne er Creative Commons, eller der skal betales for produkterne når de installeres i skoleregi. Jf. “Procedure for indkøb af digitale læremidler”.
Grundpakken
- Windows 11 Education
- Microsoft Firmaportal (her hentes f.eks. Minecraft, LEGO WeDo, LEGO Mindstorm m.m. Her kommer alle Modern Apps til at ligge i fremtiden)
- M365 (kun online 1.-4. kl.)
- AppWriter
- Sophos (Endpoint protection)
- Google Chrome
- FireFox
- iPrint (Print løsning)
- Adobe Reader
- Udvidelser i browser (f.eks. AppWriter, TxtAnalyser, Ordbogen)
Eksempler på andet software
- Software til tavler og projektorer
- WordMath
- Minecraft
- Genveje
- Special programmer
Det er skolernes ansvar at sørge for tilbagemelding når software skal opdateres (nye versioner osv.).
Datasikkerhed
Det er vigtigt at fortrolige og følsomme data kun gemmes i de respektive fagsystemer. Der er stor risiko for brud på persondatasikkerheden hvis retningslinjerne ikke overholdes.
Alle medarbejdere skal vedligeholde deres viden om informationssikkerhed og GDPR, ved at følge de kurser og e-læringsforløb der tilbydes af Digitalisering og I-sikkerhed.
Vær opmærksom på følgende dokumenter der beskriver handlingstiltag for optimering af sikkerhed og sletteprocedurer:
- Procedure-beskrivelse IST Elevadministration
- Procedure-beskrivelse AULA
- Procedure-beskrivelse Micro Focus Filr
[Ikke færdigt] Ovenstående dokumenter kan tilgås fra Nyborg kommunes Intranet, under It på skolerne.
https://intranet.nyborg.dk/da/it-og-digitalisering/it-pa-skolerne/
Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, er det afgørende at vi som dataansvarlig reagerer hensigtsmæssigt. Derfor skal alle brud indberettes til digitalisering og I-sikkerhed. Link og information omkring indberetning kan findes på forsiden af Nyborg Kommunes intranet.
https://intranet.nyborg.dk/da/it-og-digitalisering/i-sikkerhed-og-gdpr/dpo-og-indberetning-af-brud/
Som dataansvarlig skal Nyborg Kommune føre en detaljeret oversigt over behandlingen af personoplysninger (fortegnelsen over behandlingsaktiviteter) samt risikovurdere aktiviteten. Derfor skal alle indkøb og anvendelse af nye systemer eller nye måder at arbejde på aftales med Skole-IT.
Nyborg skoler - Self Service Password Reset
Her håndterer det pædagogiske personale i skolerne elevers koder.
Nyborg kommune - MIT ID selvbetjeningsportal
Her skal nye medarbejdere validere sig med MIT ID og sætte den første kode. Bemærk: Det er et krav fra Nyborg kommune at denne validering gennemføres. Det er også her brugeren kan åbne låst konto.
[adgang. nyborg.dk]
Micro Focus iManager
https://172.30.1.88/nps - Administration af printere.
Iprint
Her kan du hente iPrint-client og installere printere, der ikke installeres automatisk.
https://172.30.1.88/ipp eller https://print.nyborg.dk/print/printers (kun internt)
AULA info
Her kan du holde dig opdateret på funktionalitet og drift status.
MyAcadamy
Her finder du informationer om alt hvad du kan i vores Office pakke. Du skal logge ind med nyborgmail + dit password.