IST Elevadministration (TEA)

Autorisationsprocedure til IT-løsninger, GDPR og øvrige revisionskrav omkring I-sikkerhed bevirker, at der er fastlagt procedurer for ledelses- og sikkerhedsgodkendelse af autorisation til kommunens IT-systemer.
For det administrative personale håndteres autorisation i mange tilfælde via IT-afdelingens autorisationsskema. På skoleområdet håndteres følgende systemer udenom IT-afdelingen:
IST Elevadministration er det brugeradministrative system på skoleområdet, hvor alle brugere håndteres og roller og rettigheder defineres. Når en medarbejder oprettes i IST Elevadministration, oprettes medarbejderen efterfølgende automatisk i alle systemer som håndteres i skoleløsningen, f.eks.:

• M365 (Microsoft Office - tildeling af licens)
• Filr
• Via STIL til bl.a. AULA, MeeBook, Hjernen og Hjertet (Sprogvurdering, TOPI, Tværs m.m.) og alle institutionens abonnementer med UNI-integration.

Principper for adgangsstyring i Nyborg Kommune:

1. Der tildeles kun rettigheder til data og adgang til IT-systemer, der er arbejdsmæssigt begrundet
2. Tildeling af rettigheder skal som minimum være adskilt i forhold til ”godkender/autorisere” og ”opretter”
3. Tildelte rettigheder og adgange skal dokumenteres på medarbejderens autorisationssag

I praksis betyder det, at skolesekretær sender en mail til skoleleder/afd.leder med forespørgsel om NN (ny medarbejder) må oprettes i TEA, Aula (og evt. andre systemer). Skoleleder/afd.leder svarer på mail.
Skolesekretær journaliserer mail på medarbejderens autorisationssag. Det er også muligt at anvende et samlet skema, hvorpå ledelsen godkender flere forhold vedr. ny medarbejder. På den måde er der ’armslængde’ mellem den person, der opretter og den der godkender.