Autorisation til IT-løsninger på skoleområdet

Autorisationsprocedure til IT-løsninger, GDPR og øvrige revisionskrav omkring I-sikkerhed bevirker, at der er fastlagt procedurer for ledelses- og sikkerhedsgodkendelse af autorisation til kommunens IT-systemer.

Følgende principper skal altid overholdes:

Principper for adgangsstyring i Nyborg Kommune:

1. Der tildeles kun rettigheder til data og adgang til IT-systemer, der er arbejdsmæssigt begrundet 
2. Tildeling af rettigheder skal som minimum være adskilt i forhold til ”godkender/autorisere” og ”opretter”  
3. Tildelte rettigheder og adgange skal dokumenteres på medarbejderens autorisationssag

I praksis betyder det, at skoleleder udfylder autorisationsskema, som journaliseres på medarbejderens autorisationssag. Herefter er det hhv. skolesekretær, Skole-IT og IT-afdelingen, der opretter medarbejderen.

På den måde er der ’armslængde’ mellem den person, der opretter og den der godkender.

Trin 1

Nye brugere oprettes i SD-løn

• Konto - der genereres en administrativ Nyborg-konto til alle der oprettes i SD-løn.

Nye brugere oprettes i IST Elevadministration (TEA)

Når en medarbejder oprettes i IST Elevadministration (TEA), genereres en Nyborg Skole-konto, som giver adgang til de systemer som håndteres i skoleløsningen, f.eks.:

• Login til PC
• M365 (Nyborg skole)
• Filr
• Via STIL til bl.a. AULA, Hjernen og Hjertet (Sprogvurdering, TOPI, Tværs m.m.), MeeBook, Klassetrivsel, Test og prøver, og alle institutionens øvrige tjenester og abonnementer med STIL-integration.

Trin 2

Aktivering i IDC-portal (underudarbejdelse - midlertidigt kontaktes Michael hos Skole-IT)

Aktiveringen indebærer tildeling af adgang til administrative systemer samt en @nyborg.dk-mailadresse.

Når medarbejderen aktiveres kædes de to konti sammen. Her må forventes 24-48 timers system-behandlingstid.

Trin 3

• Initialer (=brugernavn) rettes i IST Elevadministration (TEA) (findes i Outlook - de første tegn før @ i mail-adressen)
• Bruger adviseres om at tilgå adgang.nyborg.dk (vejledning her) med henblik på verificering, sætte ny kode*, evt. tilknytning af to-faktormiddel (OBS MitID) (her oplyses brugeren om brugernavn og mailadresse)
• Brugeren oplyses om brugernavn til Nybs-login (findes på Aula).

* Vær opmærksom på, at der er brug for vejledning i forbindelse med kode - mange brugere får oprettet en kode, der ikke overholder alle regler på skolesiden. Se regler her: https://intranet.nyborg.dk/da/it-og-digitalisering/it-pa-skolerne/hjaelp-og-vejledning/skift-kode/ 

Særlige rettigheder

- tildeles ved indsendelse af autorisationsskema (MitID-erhverv)

Ledere, sekretærer, It-vejleder, læsevejledere

• Tilslutning.stil.dk 
• Ordblindetesten.dk
• Karakterdatabasen.dk 
• Optagelse.dk
• Sprogvurdering.dk

Rettigheder/adgange, der tildeles på den enkelte skole:

• Klassetrivsel (ledelsesadgang) 
• Testogprøver (ledelsesadgang) 
• MeeBook (ledelsesadgang) 
• AULA (særlige rettigheder, f.eks. institutionsadministrator)
• IST SFO (pædagoger i SFO)

Ved ophør af ansættelse:

• Brugeren deaktiveres i IST Elevadministration.
• Brugeren slettes i SD-løn.
• Deaktivering i IDC-portal (under udarbejdelse - midlertidigt kontaktes Michael hos Skole-IT)
• Indsend autorisationsskema på sletning (gælder alle)

Vær opmærksom på manuel sletning i forbindelse med særlige rettigheder/adgange tildelt på den enkelte skole. F.eks.

• IST SFO (https://www.sfoweb.dk)
• Klassetrivsel
• Test og prøver
• MeeBook (ledelsesadgang)
• Aula

 

• Adgange der via Skole-IT tildeles It-vejledere på skolerne: 
  • Administration af iPads Jamf 
  • Apple School manager 
  • Administratoradgang til Zenworks 

• Brugeren deaktiveres i IST Elevadministration
• Brugeren slettes i SD-løn
• Kontakt Skole-It

Genansættelse efter 30 dage medfører ny postkasse (mailadresse)