Ved indkøb af IT-løsninger skal følgende områder som hovedregel afklares i samarbejde med
IT og Digitalisering
- Sikre at vi ikke allerede har en løsning, der dækker behovet
- Sikre at alle nye IT-systemer registreres og der udpeges systemejer og systemansvarlig
- At der indgås en databehandleraftale, når en leverandør handler på vores instruks i en IT-løsning indeholdende personoplysninger - Læs mere om databehandleraftaler her
- At der underskrives en fortrolighedserklæring, hvis en IT-konsulent behandler personoplysninger på vores vegne
- At dataflow (videregivelse af data) og øvrige snitflader beskrives
- Sikre et testmiljø eller testpersoner, hvor det er relevant
- Sikre at datofelter i dokumenter ikke må kunne ændres.
- Arkivering (er data i løsningen bevaringsværdige, og er der afsat budget til arkivering?)
- Politik for logning, herunder opbevaring og sletning (hvordan og hvornår?)
- Sikre etablering af ”exitstrategi”, når aftalen ophører
- Overholdelse af forvaltningsretlige regler (aktindsigt, partshøring, journalisering, berigtigelsesmuligheder m.m.)
- Tekniske krav til løsning i forhold til Nyborg Kommunes infrastruktur og regler på området
- Adgangsstyring og brugeroprettelse - skal om muligt ske via IT-afdelingen
- Mulighed for anvendelse af fælles kommunal infrastruktur via KOMBITs støttesystemer
- Finansiering af IT-udgifter - finansieres løsningen af det centrale IT-budget eller af den enkelte afdeling?
Udbud og Indkøb
- Sikre at gældende regler ift. udbud og konkurrenceudsættelse, så vi overholder gældende regler for indkøb i det offentlige
- Sikre at diverse relevante bilag tilføjes kontrakten
- At nye kontrakter registreres i kontraktstyringssystemet Mercell
- Gennemgå kontraktens indhold herunder serviceniveau/support, opsigelsesvarsler, oppetider, optioner m.m.
Teknisk revideret af Udbud og Indkøb samt IT og Digitalisering 21. august 2024