Der skal indgås en databehandleraftale, når en IT-løsning eller en konsulent behandler (f.eks. indsamler, registrerer, opbevarer, videregiver eller sletter) personoplysninger på vores vegne, og vi i kommunen bestemmer hvordan personoplysningerne behandles, og hvad formålet med behandlingen er.
Hvornår er der tale om en dataansvarlig og databehandler?
En dataansvarlig bestemmer, med hvilke formål personoplysningerne må behandles, og hvordan personoplysningerne må behandles, herunder af hvem personoplysningerne må behandles.
En databehandler behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. Databehandleren bestemmer i modsætning til den dataansvarlige hverken hvordan eller med hvilke formål, der må behandles personoplysninger.
Hvordan indgås en databehandleraftale?
Forinden en aftale om en ny IT-løsning eller konsulentydelse kan underskrives, skal databehandleraftalen være godkendt af Digitalisering og I-sikkerhed samt underskrevet af systemejeren og/eller chefen for afdelingen.
Dette gøres ved at sende databehandleraftalen (og eventuelt relevant hovedaftale) til IT og Digitalisering på Digitalisering-og-I-sikkerhed@nyborg.dk. IT og Digitalisering vil herefter gennemgå databehandleraftalen for at sikre, at den overholder betingelserne til en databehandleraftale. Såfremt den modtagne databehandleraftale ikke lever op til betingelserne, indledes der en forhandling med databehandleren med henblik på at få databehandleraftalen til at opfylde betingelserne. Digitalisering og I-sikkerhed står for forhandlingen.
Når databehandleraftalen er godkendt af IT og Digitalisering, videresendes den til underskrift ved systemejeren og/eller chefen for afdelingen. En databehandleraftale er endelig indgået, når den er underskrevet af systemejeren og/eller chefen for afdelingen samt databehandleren.
Sagsbehandlingstiden kan være op til 2 måneder.
Hvis du har yderligere spørgsmål vedrørende indgåelse af databehandleraftaler, kan du kontakte IT og Digitalisering på: Digitalisering-og-I-sikkerhed@nyborg.dk
Teknisk revideret af IT og Digitalisering 15. august 2024