SPOT-kampagner medarbejdere

Når du opretter mødet

Du kan oprette videomødet i Outlook kalenderen ved at bruge funktionen ”Nyt Teams-møde”. Husk at markere mødet som ”privat” hvis mødets emne eller beskrivelse indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger. Det er også en følsom oplysning, når man kan identificere en bestemt person og ud fra yderligere oplysninger i kalenderen, kan udlede følsomme oplysninger om personen. At en borger er indkaldt til visse møder, kan i sig selv være en følsom personoplysning.  

Borgeren må ikke inviteres til møder via mødeinvitation i Outlook, men skal i stedet inviteres via et Teams-link i e-boks. Det gør du på følgende måde:

1. Åbn mødet, som borgeren skal inviteres til, i Outlook.

2. Højre-klik på Teams-linket i mødet og vælg ”Kopiér link”.

3. Indsæt linket i det dokument eller den besked, der skal sendes til borgerens e-boks.

4. Afsend brev til borgeren via fagsystem eller ”Send Sikkert” i Outlook.  

Sådan redigerer du mødeindstillingerne

Mødelinket er adgangsbilletten til mødet. For at sikre dig at uvedkommende ikke kan deltage på mødet ved en fejl, eller hvis de er kommet i besiddelse af mødelinket, skal du huske at ændre i mødeindstillingerne.  

I mødeindstillingerne kan du bl.a. bestemme, hvem der skal mødes af en lobby, som kræver godkendelse inden de kommer ind i mødet, hvem der kan præsentere, og om der skal være en mødechat eller ej. Du ændrer mødeindstillingerne ved at klikke på ”Mødeindstillinger” i mødet i Outlook.  

Du opnår det bedste sikkerheds niveau ved at ændre mødeindstillingerne, som vist på nedenstående billede, og trykke på ”Gem”. Den vigtigste indstilling er dog, at det kun er dig, som kan springe lobbyen over. Således bliver alle andre deltagere mødt af lobbyen, hvorfra de skal godkendes, før de kan tilgå mødet. 

OBS - Hvis du tilgår Teams-møde fra en mødeskærm (findes bl.a. i mødelokaler og på chefkontorer), er det ikke muligt at lukke deltagere ind fra lobbyen herfra. Du er nødt til at lukke mødedeltagerne ind fra lobbyen via en PC eller iOS-enhed. 

Gode råd til fortrolige/følsomme videomøder

Når du holder fortrolige/følsomme videomøder bør du altid gøre følgende:

• Verificere mødedeltagere ved billede eller på anden vis, såfremt du er mødeleder. Dette skal gøres for at være sikker på, at uvedkommende ikke skjuler sig i mødet.
• Være opmærksom på, hvad der vises fra din skærm, når du aktiverer skærmdeling. Luk evt. de programmer, der ikke skal bruges til præsentationen, så du undgår at vise mere, end hvad der er din hensigt.
• Bruge høretelefoner, hvis der er andre til stede i rummet, du sidder i. Derved beskytter du dine samtalepartnere og deres informationer samt sikrer, at uvedkommende kun får adgang til den ene del af samtalen.

Udsendt 1. februar 2022 

Som IT-bruger i Nyborg Kommune har du som minimum adgang til et H-drev, som er dit eget personlige drev, hvor kun du har adgang. Nogle afdelinger har desuden adgang til et P-drev, som er specielt oprettet til afdelinger, der har data, der ikke kan gemmes i vores ESDH-system, eller hvor afdelingen har et særligt behov for deling.  

Gældende for alle netværksdrevene i Nyborg Kommune er, at du ikke må gemme data af følsom eller fortrolig karakter på dem. Der kan dog være tilfælde, hvor nogle medarbejdere har behov for at gemme en fil indeholdende følsomme/fortrolige oplysninger midlertidigt, f.eks. hvis et dokumentet skal uploades til et fagsystem. I sådanne tilfælde er det muligt at benytte sit H-drev, men det er vigtigt, at filerne slettes fra H-drevet, så snart handlingen er udført. Hvis du jævnligt benytter dit H-drev på denne måde, bør du ofte gennemgå filerne på dit H-drev for at sikre, at der ikke er følsomme/fortrolige data, som du har glemt at slette.  

Overvej om du kan gemme andre steder end på H-drevet

Når du gemmer filer på dit H-drev, er det kun dig, der kan tilgå dem. Overvej derfor altid om dette er det mest hensigtsmæssige. Kan der være nogle af dine kollegaer, som kan have behov for at tilgå disse filer, hvis du pludselig blev syg i morgen? Hvis dette er tilfældet, er H-drevet ikke det bedste sted at gemme dine filer og du bør derfor overveje om du skal gemme det i KMD Nova eller et fagsystem.

Udsendt 1. november 2021

Hvornår må vi bruge billeder?

Det skal konkret vurderes, om kommunen har grundlag for at offentliggøre billedet. Behandlingsgrundlaget kan være myndighedsudøvelse eller samfundets interesse. Hvis disse behandlingsgrundlag ikke er til stede, skal behandlingsgrundlaget være samtykke.  

Selvom der ikke er krav om indhentelse af samtykke, skal personen på billedet i visse situationer orienteres om, at man vil offentliggøre billedet, så personen har mulighed for at gøre indsigelse. Du kan læse om, hvornår du skal orientere i afsnittet omkring orientering længere nede.  

Hvornår må et billede offentliggøres?

En kommune kan eksempelvis som led i kommunens myndighedsudøvelse tage billeder af børn i daginstitutioner og skoler, beboere på bosteder og deltagere ved kommunale arrangementer mv. uden samtykke – medmindre personen med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Alderen på personen skal desuden tages i betragtning. Overvej altid, hvilke eventuelle indvirkninger eller konsekvenser en offentliggørelse af billedet kan have for de personer, der er på billedet.  

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du må offentliggøre et billede, skal du kontakte din nærmeste leder. Du kan også bruge nedenstående flowdiagram som hjælp til, hvornår du må offentliggøre et billede, samt om der skal indhentes samtykke eller orienteres ifm. offentliggørelsen.

Flowdiagram for offentliggørelse af billeder.

Hvornår er der tale om en offentliggørelse?

Der findes ikke nogle klare regler for, hvad der betragtes som en offentliggørelse, men det er en uskreven praksis, at der er tale om en offentliggørelse, hvis det udbredes til mere end 300-400 personer.  

• Eksempler på offentliggørelse af et billede kan være, når:
• Det lægges på en hjemmeside
• Det lægges på offentlige sider på Facebook, Instagram eller andre sociale medier
• Det lægges på Nyborg Kommunes intranet
• Det lægges på Aulas forside, hvor alle forældre på skolen kan se billedet
• Det bruges i en pjece, i en rapport, på en plakat eller lign., der offentliggøres til en vid kreds af personer
• Det hænges op på en skole, hvor der er almindelig adgang for mange mennesker  

Orientering

Der skal orienteres i de tilfælde, hvor kommunen har behandlingsgrundlag for offentliggørelse af billedet og hvor formålet med billedet er at vise personen. Er formålet derimod at vise situationen, er det ikke nødvendigt at orientere. Hvis der er mange personer på billedet, er der ikke krav om, at du kontakter dem alle. Hvis du er i tvivl om, om der er krav om orientering, bør du orientere.  

Personen på billedet skal altid orienteres, inden du offentliggør billedet. Hvis personen ikke ønsker, at billedet offentliggøres, skal du respektere dette og finde et andet billede.  

Samtykke

Hvis der ikke er et behandlingsgrundlag til stede (f.eks. myndighedsudøvelse eller samfundets interesse), skal der indhentes samtykke fra den eller de personer, som billedet viser. Der er udarbejdet en samtykkeerklæring, som du skal bruge i de tilfælde, hvor det er nødvendt at indhente samtykke til offentliggørelse af billeder.

Du kan læse mere om brug af billeder her.

Udsendt 9. september 2021

Hvad er phishingmails?

Phishingmails er en type mail-angreb, der prøver at snyde modtageren til f.eks. at overføre penge til en bankkonti eller klikke på et skadeligt link. Phishingmails udsendes af IT-kriminelle, som udgiver sig for at være en troværdig organisation som f.eks. en bank eller offentlig myndighed.  

Hvordan spotter man en phishingmail?

Nogle phishingmails er nemme at gennemskue f.eks. grundet sprogbruget eller ordstillingen i mailen, mens andre phishingmails kan være lavet så godt, at de bliver vanskelige at gennemskue. Følgende kan hjælpe dig med at spotte en phishingmail:  

• Vær påpasselig overfor mails, der beder dig om at udlevere oplysninger
• Tryk aldrig på links fra mistænkelige mails – Hold musen over linket, som vist på billedet ovenfor, for at se hvilken URL, der gemmer sig bag.
• Tjek afsenderens mailadresse
• Ring til afsenderen, hvis du er i tvivl

Hvad skal du gøre, hvis du modtager en phishingmail?

Hvis du er blevet ramt af en phishingmail, kan du med fordel gå ind og blokere afsenderen. Du blokerer afsenderen på følgende måde:  

1. Højreklik på den mail, som skal blokeres
2. Tryk på ”Uønsket”
3. Tryk på ”Bloker afsender”  

Ved at følge ovenstående trin blokerer du afsenderen, og mailen flyttes til mappen ”Uønsket mail”. Når der er 5 brugere eller mere, der har flyttet samme mail til denne mappe, opfanger Exchange det og blokerer afsenderen i systemet, således at afsenderen er blokeret for alle Nyborg Kommune mailadresser.

Kom du til at klikke på linket?

Hvis du er kommet til at klikke på et link i en phishingmail, så kontakt straks IT-support på 6333 7070, så de har mulighed for at reagere. Du kan ligeledes kontakte IT-support, hvis du er i tvivl om, hvorvidt der er tale om en phishingmail eller ej.

Udsendt 30. juni 2021

Skemaet til indberetning af brud på persondatasikkerheden er flyttet til en anden platform, hvilket betyder, at det har ændret udseende og indhold. Proceduren for indberetning af brud er dog stadig den samme.  

Der er udarbejdet en kort vejledning til den nye indberetningsplatform.  

Du finder link til det nye skema og tilhørende vejledning på intranettets side om brud på persondatasikkerheden.

Hvad er et brud på persondatasikkerheden?

Et brud på persondatasikkerheden kan være mange ting. Eksempler kan være, men begrænser sig ikke til:

• Personoplysninger sendt til forkert modtager
• Sagsakter med persondata lagt på en forkert sag
• En mobil enhed, der er blevet stjålet
• Utilsigtet adgang til personoplysninger
• Personoplysninger videregivet uden lovhjemmel eller dokumenteret samtykke
• Et fagsystem, der er nede, hvorfor data er utilgængeligt  

Hvad skal du gøre, hvis du blive opmærksom på et brud på persondatasikkerheden?

Hvis du bliver opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, skal du gøre følgende:

1. Begræns skaden (sørg for at stoppe bruddet, hvis muligt)
2. Indberet bruddet via det nye skema     

Hvis du har spørgsmål til det nye indberetningsskema, eller til databeskyttelse og informationssikkerhed, er du altid velkommen til at kontakte Digitalisering og I-sikkerhed på digitalisering-og-i-sikkerhed@nyborg.dk. 

Udsendt 1. juni 2021

Hvad er et godt password?

Et godt password er et password, som er svært at gætte for andre, men nemt at huske for dig selv. Det kan f.eks. være en sætning, som du kan huske, men hvor du erstatter nogle af bogstaverne med tegn og tal samt gør brug af både store og små bogstaver. Se de to eksempler på hhv. et godt og dårligt password nedenfor.

Godt password:

JegEl$kerR0dGr0d

I dette password har man valgt sætningen: "Jeg elsker rød grød" og erstattet nogle af bogstaverne med tegn og tal. Sætningen gør dette password nemt at huske, mens brugen af tegn, tal, store og små bogstaver gør det svært at gætte

Dårligt password:

Sommer2021

Ovenstående password er et eksempel på et password, som følger årstiden og årstal og dermed kan ændres løbende (Efterår2021, Vinter2021 osv.).
Systemet i denne form for passwords er nemme at gennemskue, og dermed kompromitteres sikkerheden.

Genbrug af passwords

Du bør så vidt muligt undgå at genbruge passwords i dine forskellige logins. Hvis du genbruger et password, skal det blot gættes én gang, og så vil man kunne tilgå alle de løsninger, som du benytter dettes password til.  

Når man tilgår mange forskellige løsninger, kan det være svært at huske et unikt password til hver eneste login. En måde hvorpå du kan holde styr på dette, er ved at gøre brug af såkaldte password managers. Nyborg Kommune stiller dog ikke sådanne løsninger til rådighed, men de kan tages i anvendelse på eget initiativ.   

Hvor nemt er det at gætte et password?

Et password gættes ud fra kombinationen af muligheder. Derfor er længden af det valgte password også af betydning, da flere tegn giver flere mulige kombinationer, og derved bliver dit password  sværere for en algoritme at identificere.  

På https://password.kaspersky.com/ er det muligt at se, hvor lang tid det vil tage at gætte et password ved hjælp af en algoritme. F.eks. kan passwordet Sommer2021 gættes på 6 dage ved brug af en helt almindelig computer, mens JegEl$kerR0dGr0d tager mere end 10.000 århundreder for en computer at gætte.

OBS!
Af sikkerhedsmæssige årsager skal du ikke indtaste de passwords, du bruger ifm. dit arbejde.
Brug i stedet siden til at undersøge hvad der skal til, for at et password bliver svært at gætte. 

To-faktor godkendelse

I Nyborg Kommune bruger vi to-faktor godkendelse flere steder, f.eks. når vi foruden vores personlige login også skal logge ind med SMS Passcode. To-faktor er en ekstra sikkerhedsforanstaltning der gør, at en uautoriseret person skal bruge mere end blot din adgangskode for at kunne få adgang til din brugerkonto. Vi bruger også to-faktor godkendelse i det private, når vi f.eks. skal logge ind med NemID.

Udsendt 3. maj 2021

Instruksen indeholder procedurer, som beskriver, hvordan du håndterer borgernes rettigheder, men også hvordan du identificerer personer, som anmoder om at udøve deres rettigheder iht. GDPR.  Du finder instruksen på intranettet under Håndtering af borgernes rettigheder.  

Som medarbejder i Nyborg Kommune skal du orientere dig i instruksen, hvorefter den blot kan bruges som opslagsværk, når borgere anmoder om at udøve deres rettigheder.

Borgernes rettigheder

Som ansvarlig for de data, der behandles om borgerne i Nyborg Kommune, skal vi kende til borgernes rettigheder samt vide, hvordan vi som medarbejdere håndterer disse rettigheder. Borgerne har følgende rettigheder:

• Red til indsigt
• Ret til berigtigelse
• Ret til sletning
• Ret til indsigelse
• Ret til begrænsning af behandling
• Ret til dataportabilitet

For Nyborg Kommune er det særligt retten til indsigt og retten til berigtigelse, som har praktisk betydning.  

Ret til indsigt

Retten til indsigt indebærer, at borgeren har ret til at se de personoplysninger, som kommunen behandler om vedkommende, samt retten til at modtage en række oplysninger om de behandlinger, som kommunen foretager. Formålet med indsigtsretten er at skabe åbenhed omkring de personoplysninger, som Nyborg Kommune behandler. Indsigtsretten gør det derved muligt for borgeren at kontrollere, at personoplysningerne er korrekte og i øvrigt behandles lovligt.  

Der er ingen særlige krav til, hvordan borgeren skal bede om indsigt, og det er heller ikke et krav, at borgeren begrunder sit ønske om indsigt. Kommunen kan bede borgeren om at præcisere sin anmodning om indsigt, men hvis borgeren ikke ønsker at gøre dette, kan vi ikke afvise anmodningen. I så fald skal vi give indsigt i alle de oplysninger, som vi behandler om borgeren.  

Ret til berigtigelse

Retten til berigtigelse indebærer for det første, at borgeren har ret til at få rettet forkerte personoplysninger om sig selv. Herudover betyder retten til berigtigelse, at borgeren har ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger. Borgerens ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger indebærer, at kommunen ikke må afvise at supplere en sags oplysninger med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre sagen mere fuldstændig og/eller ajourført.  

Tidsfrister

Du skal være opmærksom på, at der kan være tidsfrister for besvarelse, når en borger anmoder om at udøve sine rettigheder. Tidsfristerne er beskrevet i procedurerne under "Håndtering af borgernes rettigheder"

Oplysningspligt

Foruden de registreredes rettigheder, som borgerne skal anmode om, skal vi være opmærksom på oplysningspligten, som indebærer, at vi på eget initiativ skal orientere borgerne, når vi behandler oplysninger om dem. Orienteringen skal ske skriftligt med udgangspunkt i Nyborg Kommunes standard oplysningsbrev, som du finder på intranettets side om oplysningspligt. På denne side kan du desuden læse mere om kommunens oplysningspligt. 

Udsendt 6. april 2021 

Mange af os arbejder igen hjemme og i den forbindelse, skal vi huske at tænke sikkerhed på hjemmearbejdspladsen. I dette spot sætter vi fokus på, hvad du som medarbejder selv kan gøre for at øge sikkerheden, når du arbejder hjemme.

Retningslinjer for distancearbejde

Ved anvendelse af bærbare enheder og/eller distance pc’er ol. gælder de samme retningslinjer som for Nyborg Kommunes øvrige pc-arbejdspladser. Den enkelte IT-bruger skal således sørge for, at sikkerheden ifm. hjemmearbejde er på højde med den sikkerhed der er, når ens arbejde foregår i kommunens bygninger og på kommunens administrative netværk. I retningslinjerne for anvendelse af bærbare enheder og distance pc’er kan du læse nærmere om de sikkerhedsregler, som skal overholdes ifm. med hjemmearbejde.  

Digitale møder

Ved online-møder bør du altid gøre følgende:

• Verificere mødedeltagere ved billede eller på anden måde, såfremt du er mødeleder. Dette skal gøres for at være sikker på, at uvedkommende ikke skjuler sig i mødet.
• Være opmærksom på, hvad der vises fra din skærm, når du aktiverer skærmdeling. Luk evt. de programmer, der ikke skal bruges til præsentationen, så du undgår at vise mere, end hvad der er din hensigt.
• Bruge høretelefoner, hvis der er andre tilstede i rummet, du sidder i. Derved beskytter du dine samtalepartnere og deres informationer samt sikrer, at uvedkommende kun får adgang til den ene del af samtalen.  

Deling af billed- og videomateriale

Undgå læk af interne oplysninger ved deling af billed- og videomateriale på sociale medier ved at være særligt opmærksom på, hvilke arbejdsrelaterede opgaver og oplysninger du deler på sociale medier såsom LinkedIn, Facebook etc.  

Brug af mobiltelefoner

Beskyt informationerne på din mobiltelefon ved begrænsning i notifikationer fra de apps (herunder mail), der kan indeholde interne informationer. Du skal desuden være klar over, at almindelige SMS’er ikke er en sikker måde at kommunikere på. Derfor skal du altid overveje, hvilke informationer du sender via SMS. Du kan læse mere om sikker kommunikation på intranettet.  

Brug af applikationer

Som medarbejder får du stillet en række applikationer – herunder virtuelle kommunikations- og samarbejdsplatforme – til rådighed. Valget af disse applikationer er sket ud fra funktionelle og sikkerhedsmæssige overvejelser, hvorfor du som udgangspunkt skal bruge disse. Derudover må du ikke installere applikationer eller software på enheden, der kan risikere at bringe kommunale oplysninger i fare. Hvis du ønsker at installere en applikation eller software, men ikke ved om den er sikker, skal du kontakte IT-afdelingen for rådgivning.  

Håndtering af arbejdsrelateret information

Arbejdsrelaterede dokumenter bør behandles på samme måde derhjemme som på kontoret. Det gælder både, hvis du har dokumenterne på din mobile enhed, eller hvis du har dem i en printet version. Dvs. at du altid skal opbevare dine enheder og arbejdsrelaterede dokumenter forsvarligt ved ikke at efterlade dem uden opsyn. Derfor skal du huske at låse skærmen, hvis du går fra din enhed, og sikre at fysiske dokumenter ikke ligger frit fremme. Hverken ægtefælle, børn eller andre må have adgang til dine mobile enheder (pc, iPad, iPhone mv.) og arbejdsrelaterede dokumenter. 

Indberetning af sikkerhedsbrud

Sikkerhedsbrud kan også ske på hjemmearbejdspladsen. Hvis der sker et sikkerhedsbrud, skal du derfor indberette det. Læs mere om brud på persondatasikkerheden under forrige spot.  

Du kan læse mere om, hvordan man sikrer god kultur for I-sikkerhed ved hjemmearbejde i Center for Cybersikkerheds hjemmside

Udsendt 1. marts 2021 
​Genudsendt 3. januar 2022

Brud på persondatasikkerheden skal i de fleste tilfælde anmeldes til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og senest 72 timer efter bruddet er konstateret. I Nyborg Kommune er det alene Digitalisering og I-sikkerhed, der foretager vurderinger af, om der er tale om et anmeldelsespligtigt brud og derefter foretager selve anmeldelsen til Datatilsynet. 

1. Hvad er et brud på persondatasikkerheden?

I databeskyttelsesforordningen defineres et brud på persondatasikkerheden som et brud på sikkerheden, der fører til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger, der er transmitteret, opbevaret eller på anden måde behandlet.  

Et brud på persondatasikkerheden kan eksempelvis ske, hvis vores IT-systemer med personoplysninger ikke er tilstrækkelig sikret, således at udefrakommende får adgang til oplysningerne (f.eks. hacking). Vores egen håndtering af personoplysninger kan også forårsage et brud, hvis vi eksempelvis ubeføjet videregiver eller ændrer personoplysningerne. Der vil også kunne være tale om et brud, hvis vi ulovligt eller som følge af et hændeligt uheld (f.eks. brand eller oversvømmelse) i en periode ikke har adgang til eller ender med at tilintetgøre personoplysninger.  

2. Konkrete eksempler på brud

• Et brud på persondatasikkerheden kan være mange ting. Her er en række konkrete eksempler:  
• Personoplysninger sendt til en forkert modtager, også selvom oplysningerne ikke er sendt ud af huset.
• Urigtige oplysninger som bliver sendt, videregivet, gemt eller behandlet på anden vis.
• Sagsakter med persondata lagt på en forkert sag.
• En mobil enhed (bærbar PC, mobiltelefon, iPad mv.) er blevet stjålet, hvorfra der er adgang til personoplysninger.
• Utilsigtet adgang til personoplysninger i et IT-system.
• Personoplysninger videregivet uden lovhjemmel eller uden dokumenteret samtykke f.eks. til en pårørende eller til en anden myndighed.
• Brud indberettet af en leverandør, der kan have haft betydning for sikkerheden omkring persondata.
• Hackerangreb.
• Fysisk indbrud, hvor gerningsmanden har skaffet sig adgang til dokumenter med personoplysninger.  

3. Hvad skal du gøre i tilfælde af et brud på persondatasikkerheden?

Der er en række ting, du skal gøre, når du er blevet opmærksom på et brud:  

• Begræns bruddet. Kontakt Digitalisering og I-sikkerhed, hvis du er i tvivl om, hvordan du kan begrænse bruddet.
• Indberet bruddet til Digitalisering og I-sikkerhed via dette link
• Du kan blive bedt om at underrette den registrerede om bruddet. Det er Digitalisering og I-sikkerhed, der foretager denne vurdering og hjælper dig med at underrette den registrerede.  

4. Behov for yderligere information?

Du kan læse mere om brud på persondatasikkerheden på intranettet

Du kan også blive klogere på brud ved at læse Datatilsynets vejledning om håndtering af brud på persondatasikkerheden på Datatilsynets hjemmeside   

Har du yderligere spørgsmål, eller er i tvivl, om der er sket et brud på persondatasikkerheden, er du altid velkommen til at kontakte Digitalisering og I-sikkerhed.

​Udsendt 1. februar 2021

Indtil nu har proceduren for sletning af følsomme/fortrolige mails været, at de skulle slettes senest efter 30 dage. Denne procedure ændres nu, sådan at det er muligt at opbevare følsomme/fortrolige mails, hvis der er et arbejdsbetinget behov herfor. Det er op til din leder at beslutte, hvornår der er tale om et arbejdsbetinget behov.  

Det er vigtigt, at alle mails indeholdende følsomme og fortrolige personoplysninger slettes efter 30 dage, eller så snart det arbejdsbetingede behov for at gemme mailen ophører.

Hold styr på følsomme/fortrolige mails

Det kan være uoverskueligt at gennemgå alle mails for at undersøge, om de indeholder følsomme/fortrolige personoplysninger og dermed skal slettes. Derfor foreslår vi følgende metode til at lette proceduren:  

1. Åbn Outlook og gå til fanen ”Hjem”
2. Tryk på ikonet ”Kategoriser”
    
3. Tryk på ”Alle kategorier”
4. Udvælg en farvekategori og omdøb den f.eks. til GDPR
5. Markér alle indkomne mails, som indeholder følsomme/fortrolige persondata, med din udvalgte farvekategori. Du kan nu nemt få overblik over de mails, du skal være opmærksom på at få slettet.
6. Kig en gang om ugen din GDPR-kategoriserede mails igennem, og slet dem der er mere end 30 dage gamle, og hvor der ikke er et arbejdsbetinget behov for at gemme dem.

Når du sletter følsomme/fortrolige mails i Outlook, skal du også huske at slette dem fra mappen ”slettet post”. 

Husk at alle journalpligtige mails skal journaliseres, inden der foretages sletning.

Du kan læse mere om sletning af mails på intranettets side om Sikker E-mail.

Udsendt 4. januar 2021

Almindelige personoplysninger

Alle personoplysninger, som ikke er klassificeret på anden vis, er det vi kalder for almindelige personoplysninger. Eksempler på almindelige personoplysninger kan være:

• Navn
• E-mail
• Fødselsdato
• Adresse
• Telefonnr.
• IP-adresse

Følsomme og fortrolige personoplysninger

I Nyborg Kommune skelner vi ikke mellem fortrolige og følsomme personoplysninger, da vi altid skal behandle og opbevare disse persondata varsomt og i sikre IT-systemer. Tilsvarende skal vi, når vi kommunikerer med borgere, kollegaer og eksterne samarbejdspartnere være opmærksomme på vores tavshedspligt og anvende sikre kommunikationskanaler, når indholdet er følsomt.

Følsomme og fortrolige oplysninger kan eksempelvis være:

• CPR-nr.
• Beskyttet adresse
• Helbredsoplysninger
• Arbejdsløshed
• Strafbare forhold
• Seksuel orientering

I praksis opfatter vi fortrolige/følsomme persondata som data, der ikke tåler at blive sendt ud på et ’åbent postkort

Behandling af personoplysninger

Enhver håndtering af personoplysninger, herunder indsamling, registrering, ændring, søgning, videregivelse, formidling, begrænsning eller sletning, betragtes som en behandling af oplysningerne.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal behandle følsomme og fortrolige personoplysninger, skal du henvende dig til din leder.

​Udsendt 1. december 2020

Sikker mail til en borger

Du kan sende sikker mail til borgere via Outlook på følgende måde:

• Angiv borgerens cpr.nr. i stedet for borgerens mailadresse.
• Brug funktionen ”send sikkert” frem for den almindelige ”send”-funktion.
• Mailen ender i borgerens digitale postkasse, hvor det også er muligt for borgeren at besvare mailen.
• Husk at journalisere udgående og indgående mails. 

Sikker mail til en virksomhed

Send sikker mail til en virksomhed ved at følge disse trin:

• Angiv virksomhedens cvr.nr. i stedet for virksomhedens mailadresse (hvis virksomheden har oprettet en sikker mailadresse, kan denne angives).
• Brug funktionen ”send sikkert” frem for den almindelige ”send”-funktion.
• Mailen ender i virksomhedens digitale postkasse.
• Husk at journalisere udgående og indgående mails. 

Sikker mail til offentlig myndighed

• Angiv myndighedens cvr.nr. eller almindelige mailadresse.
• Brug funktionen ”send sikkert” frem for den almindelige ”send”-funktion.
• Husk at journalisere udgående og indgående mails. 

Husk at slette følsomme mails

Mails der indeholder følsomme persondata, må kun opbevares i op til 30 dage i Outlook. 
Husk derfor løbende at slette mails med følsomme personoplysninger.

Vil du vide mere?  

Læs mere om sikker kommunikation på intranettet. Her finder du også vejledninger, som trinvist hjælper dig til at kommunikere sikkert. Sikker Kommunikation 

Udsendt 2. november 2020

Husk, at der aldrig må stå følsomme personoplysninger i kalenderen i Outlook

Kalenderaftaler må ikke bruges til følsomme personoplysninger, da der ikke er mulighed for logning. Hertil kommer, at alle medarbejdere som udgangspunkt kan se/bør kunne se hinandens kalendere.

Det er en følsom personoplysning, når man kan identificere en bestemt person, og ud fra yderligere oplysninger i kalenderen kan udlede følsomme oplysninger om personen. At en borger eller en medarbejder er indkaldt til visse møder, kan i sig selv være en følsom personoplysning om vedkommende. Desuden er personnummer en følsom oplysning.

Mulighed for at gøre kalender eller kalenderaftale privat

I Nyborg Kommune er udgangspunktet, at kalenderne er åbne, så alle har mulighed for at planlægge møder med hinanden. Det er en fordel, hvis alle kan se, hvor møderne afholdes, så der kan tages hensyn til transporttid.  Du har dog mulighed for at gøre din kalenderaftale privat, så ingen andre kan se den. Du skal være opmærksom på, at det bliver sårbart, hvis du bliver syg eller har andet fravær fra dit arbejde, og en leder/kollega skal kunne se, hvad du har af aftaler, med henblik på at få dem flyttet. 

Der er også mulighed for at gøre kalenderen privat og kun åbne op for de nærmeste kollegaer. Øvrige ansatte i kommunen vil ikke kunne se, hvilke møder, der er i kalenderen. Det ses kun, at du er optaget. 

Det gælder dog for alle tilfælde, at personfølsomme oplysninger i kalenderen skal slettes inden for 30 dage, jf. Datatilsynets retningslinjer. Outlook er ikke et sikkert system beregnet til følsomme personoplysninger, og det er ikke muligt at logge i Outlook. Hvis du derfor benytter dig af private kalenderaftaler/privat kalender med følsomme personoplysninger, skal du løbende rydde op og slette alle følsomme oplysninger, ligesom du gør i mailsystemet.

Det anbefales derfor, at kalendere og kalenderaftaler som udgangspunkt er åbne og renset for følsomme oplysninger. Der kan sendes en mail med nærmere oplysninger om mødebookingen indeholdende de nødvendige følsomme oplysninger.

Enkelte afdelinger/grupper har af forskellige årsager behov for fortsat at have private kalendere.

Hvis du allerede har skrevet følsomme oplysninger i Outlook, skal du huske at rydde op og få slettet de følsomme oplysninger/kalenderaftaler. Se hvordan du sletter aftaler i Outlook-kalenderen her: Sådan sletter du aftaler i Outlook-kalenderen

Se Nyborg Kommunes retningslinjer for sikker brug af Outlook-kalender her: Outlook Kalender

​Udsendt 26. juni 2020

Sikker behandling af persondata, når du arbejder hjemme

Tænk over, hvordan du behandler personoplysninger på din hjemmearbejdsplads

• Husk at låse pc’en hver gang, du forlader den.
• Hverken ægtefælle, børn eller andre må have adgang til dine mobile enheder (pc, iPad, iPhone mv.).
• Husk at opbevare papirer med følsomme/fortrolige oplysninger på en sikker måde, så ingen uvedkommende kan se dem. Det gælder også familiemedlemmer.
• Overvej om det er nødvendigt at have papirdokumenter med følsomme/fortrolige oplysninger med hjem, og om det er nødvendigt at printe papirer. Måske kan du nøjes med at have dem digitalt.
• Har du brug for papirdokumenter med følsomme/fortrolige oplysninger, skal du sikre, at de opbevares sikkert i dit hjem.
• Papirer med fortrolige/følsomme oplysninger må aldrig smides i din skraldespand derhjemme. Du skal tage dem med på arbejde, så de kan komme i papircontainerne til fortrolige papirer.

Følgende regler skal overholdes for kommunens bærbare enheder som pc, iPad og mobiltelefoner:

• Du skal altid opbevare enheden forsvarligt. Det vil blandt andet sige, at den ikke må efterlades uden opsyn, medmindre den er i aflåste og betryggende omgivelser.
• Enheden skal være tilsluttet automatisk skærmlås med adgangskode eller fingeraftryksscanner.• Du må ikke ændre på sikkerhedsindstillingerne på kommunens bærbare enheder.
• Det er udelukkende dig, der må anvende udstyret. Når enheden forlades skal den sikres mod uautoriseret adgang. Dette indebærer, som minimum, at bærbare enheder skal gøres inaktive, således at opstartspassword skal indtastes på ny.
• Du må ikke installere applikationer eller software på enheden, der kan risikere at bringe kommunale oplysninger i fare. Eksempel på dette kan være apps, der beder om adgang til din Outlook, First Agenda eller andet, hvor der ligger kommunale data.
• Pc’en er forsynet med antivirussoftware, som løbende opdateres ved opkobling til Nyborg Kommunes netværk. Virusskan skal altid være aktiveret.
• Der må ikke benyttes fremmede (ikke kommunale) USB-stik i kommunens computere.

Læs mere om retningslinjerne for bærbare enheder og distance-PC'er her

Har du spørgsmål, er du altid velkommen til at henvende dig til leder af Digitalisering og I-sikkerhed Thomas Holst, mail: tho@nyborg.dk.

Udsendt 18. marts 2020

Har din afdeling/institution styr på kommunens oplysningspligt? 

Alle kommunens afdelinger/institutioner skal have faste procedurer for, hvordan de sikrer, at oplysningspligten overholdes.

• Når en borger ansøger om en ydelse i Borgerservice via et ansøgningsskema, indskrives oplysningspligten i ansøgningsskemaet.
• Hvis en borger ringer til hjælpemiddelterapeuterne og mundtligt ansøger om et hjælpemiddel, skal hjælpemiddelterapeuterne sende et oplysningspligtsbrev til borgeren.
• Hvis en afdeling modtager oplysninger om en borger, fx fra en anden kommune eller et hospital, skal afdelingen sende et oplysningspligtsbrev til borgeren.
• Hvis Teknik- og Miljøafdelingen undersøger lovligheden af en bebyggelse på baggrund af en henvendelse fra en nabo, skal afdelingen sende et oplysningspligtsbrev til ejeren.
• Hvis en borger kontakter Sundhed og Forebyggelse og tilmelder sig et rygestopkursus, skal afdelingen sende et oplysningspligtsbrev til borgeren.
• Når et barn indmeldes i skole, skal skolen sende et oplysningspligtsbrev til forældrene.
• Når en borger tager ophold på et bosted, skal bostedet sende et oplysningspligtsbrev til borgeren.
• Hvis en borger giver samtykke til offentliggørelse af et portrætbillede, udleveres der et oplysningspligtsbrev samtidig med underskrivelse af samtykkeerklæringen.
• Hvis kommunens parkeringsvagter udskriver en bøde og i den forbindelse indhenter oplysninger fra motorregistret, skal der udsendes et oplysningspligts til bilens ejer.

Oplysningspligten gælder også i forhold til ansatte. Hvis der behandles oplysninger om en ansat, skal kommunen orientere den ansatte. 

Afdelingerne/institutionerne kan få hjælp til at tilrette oplysningspligtsbrevet til de konkrete forhold af jurist Christine Stæhr Andersen og jurist Maria Drud i Sekretariatet. 

 ​Udsendt 4. november 2019

Hvad kan du gøre for at øge sikkerheden omkring borgernes personoplysninger?

• Tænk over, hvordan du opbevarer følsomme personoplysninger – både papirdokumenter og elektroniske dokumenter.
• Du har pligt til at sørge for, at ingen uberettiget kan få adgang til oplysningerne.
• Personoplysninger skal altid journaliseres i et IT-system. 
• Slet følsomme personoplysninger fra Outlook inden 30 dage (da der ikke er mulighed for logning i Outlook).
• Husk, at du aldrig må sende følsomme personoplysninger med almindelig mail eller SMS. Følsomme personoplysninger må kun sendes via krypterede forbindelser (sikker mail) eller pr. brev (digital post eller almindelig postforsendelse). 

Stil dig selv disse spørgsmål:

Fysiske forhold

• Kan man se computerskærme/papirer ved at kigge ind af vinduerne eller fra gangarealer?
• Har printeren en placering, hvor uvedkommende ikke kommer forbi?
• Skal printeren sættes op til sikker print som standard eller kun ved udvalgte opgaver?
• Er der følsomme personoplysninger på skriveborde, på opslagstavler i papirkurve efter endt arbejdstid? (borgeroplysninger og personaleoplysninger)
• Overvej om det er nødvendigt at have papirdokumenter med følsomme oplysninger, eller om I kan nøjes med at have dem digitalt.
• Har I brug for papirdokumenter med følsomme oplysninger skal I sikre, at de opbevares i aflåste skabe. Indfør procedurer for aflåsning efter arbejdstids ophør og aftal, hvor nøglen skal ligge.
• Husker du at låse pc’en hver gang, du forlader skrivebordet?
• Husker du at aflåse afdelingskontorer, hvis alle medarbejdere forlader kontoret, fx. ved personalemøder?
• Husker du at aflåse enkeltmandskontorer, hvor uvedkommende kan få adgang, hvis de ikke benyttes i løbet af arbejdsdagen? (fx institutionsleders kontor i en daginstitution eller på et bosted).

Hjemmearbejdspladser

• Sikrer du, at hverken ægtefælle, børn eller andre har adgang til dine mobile enheder?
• Husker du altid at låse pc’en/din mobile enhed, når du forlader den?
• Hvis du har papirdokumenter med hjem, sørger du så for at opbevare dem, så ingen andre har adgang til at se dem?
• Opbevarer du mobile enheder og papirdokumenter på en sikker måde, når du er på farten? (bil, tog mv.)

Tjek din arbejdsplads ved brug af denne tjekliste og få en snak om emnet på et personalemøde:

Tjekliste til IT-brugere/ansatte i Nyborg Kommune

​Udsendt 3. oktober 2019