Retningslinjer for brug og offentliggørelse af billeder

Opgave i samfundets interesse/offentlig myndighedsudøvelse:

Som led i Nyborg Kommunes virke som offentlig myndighed, har vi behov for at kunne anvende billeder til at vise offentligheden, hvordan vi varetager vores pålagte opgaver. Eksempler herpå kan være offentliggørelse af billeder på en institutions hjemmeside, hvor man viser offentligheden det arbejde, som pågår i institutionen.

Tilsvarende kan der være behov for at offentliggøre billeder af borgere på nyborg.dk, fx ifm. afholdelse af kommunale/offentlige arrangementer.

Før der kan ske offentliggørelse af billeder, så skal man dog altid foretage en helhedsvurdering af billedet. I helhedsvurderingen skal man inddrage Nyborg Kommunes interesse i at offentliggøre billedet, dvs. offentliggøres billedet af hensyn til at en opgave i samfundets interesse (fx at fremvise det arbejde, der pågår i kommunen), borgerens mulighed for at udnytte sine databeskyttelsesretlige rettigheder, samt offentlighedens interesse i at se billedet.. Der er fx friere adgang til at offentliggøre billeder af publikum til koncerter, billeder fra fritidsklubber, foreninger mv. Modsat kræves der typisk samtykke til at offentliggøre billeder fra besøgende hos lægen eller sygehuset osv.

Man skal endvidere tage stilling til, om personen på billedet fremstilles negativt. Man skal eksempelvis ikke offentliggøre billeder af personer, hvor personen fremstår på mindre flatterende vis.

Helt overordnet betyder ovenstående, at I skal undersøge(se også flowchart):

• Er det i samfundets interesse, at der sker offentliggørelse af billedet? Offentliggøres billedet for at fremvise kommunens arbejde? Såfremt dette kan besvares bekræftende, så gå til pkt. 2.
• Hvad er konteksten på billedet? Er billedet taget i uskyldig sammenhæng, fx i en fritidsklub, eller under følsomme omstændigheder, fx under et lægebesøg. Hvis billedet er taget i uskyldig sammenhæng, gå videre til pkt. 3.
• Fremstår personen negativt/mindre flatterende? Hvis ikke, så kan billedet som det klare udgangspunkt publiceres. Man skal dog altid sikre sig, at borgerne har mulighed for at gøre indsigelse over offentliggørelsen.

Samtykke:

For situationer der falder udenfor offentliggørelse i samfundets interesse kan man bede om samtykke til at offentliggøre billeder. Der er ikke formkrav til samtykket, dvs. det kan indhentes både mundtligt og skriftligt. Vi bør dog bestræbe os på, at det indhentes skriftligt, da skriftlighed kan være behjælpelig ift. bevisbyrden ved evt. tvister.

Samtykket skal være 1) frivilligt, 2) specifikt, 3) informeret og 4) utvetydigt.

• Kravet om frivillighed betyder b.la., at giver ikke må føle sig presset til at give samtykket. Der må ikke være konsekvenser ved ikke at give et samtykke.
• Samtykket skal være specifikt. Dette betyder, at samtykket skal vedrøre noget specifikt. Man kan fx ikke give generelle samtykker. Samtykket skal vedrøre en specifik aktivitet (fx prøvedag i bokseklub) eller et specifikt billede.
• Samtykket skal være informeret, dvs. samtykkegiver skal oplyses om 1) den dataansvarliges identitet, 2) formålet med den påtænkte behandling, 3) hvilke oplysninger der behandles, og 4) retten til at trække samtykket tilbage.
• Afslutningsvist skal samtykket være en utvetydig viljetilkendegivelse. Dette betyder, at man ikke må være i tvivl om, at personen rent faktisk har givet sit samtykke til behandlingen/offentliggørelsen. Dette kan fx ske ved med en underskrift på et stykke papir, et klart ”ja” i et telefonopkald eller lignende.

Brug af medarbejderbillede på intranettet:

Man kan frit lægge portrætbilleder af de ansatte på intranettet med henblik på, at de ansatte kan sætte ansigt på de kollegaer, de har kontakt med. Der er endvidere ikke tale om offentliggørelse, da intranettet ikke kan tilgås af den bredere offentlighed.

Brug af billeder og videoer af medarbejdere som led i rekruttering:

Nyborg Kommune kan godt som arbejdsgiver bruge billeder af ansatte til at promovere Nyborg Kommune som arbejdsplads. Man skal dog sikre sig, at den ansatte er oplyst om brugen/offentliggørelsen af billedet. Dette gøres ved, at den ansatte kan give sit samtykke til offentliggørelsen i overensstemmelse med punktet ovenfor om samtykke. I forbindelse med samtykket indhold skal den ansatte selvfølgelig oplyses om brugen af billedet, herunder hvor billedet offentliggøres, hvor længe billedet er offentliggjort mv.

Særligt ift. brug af video ved rekruttering, så kan man ikke bruge samtykke hertil (der er ikke behov for samtykke). I stedet skal man underrette de pågældende personer i de videoer man påtænker at bruge. Personerne i videoerne skal herefter have mulighed for at gøre indsigelse overfor brugen af videoerne. Herefter må man træffe beslutning om, hvorvidt man ønsker at efterkomme deres indsigelse eller om man vil publicere videoen – der skal dog være meget tungtvejende grunde til ikke at følge den ansattes indsigelse.

Ophængning af gruppebilleder i institutionen/skolen

Datatilsynet har udtalt, at gruppebilleder og billeder af institutionens/skolens børn/medarbejdere gerne må hænge i institutionens lokaler uden samtykke fra forældre og medarbejdere, såfremt de er taget i forlængelse af institutionens/skolens naturlige drift. Dette kunne eksempelvis være billeder fra en tur på en bondegård, hvor en ansat og et barn klapper en pony eller et besøg til den lokale sø, hvor eleverne fanger haletudser. Tilsvarende må klassebilleder gerne hænges op på klassedøren mv.

Gemme billeder til dokumentation af det pædagogiske arbejde

Datatilsynet har udtalt, at de ansatte i institutionen/skolen gerne må tage billeder til brug for dokumentation af det pædagogiske arbejde i institutionen, herunder dokumentation af trivsel mv. Volumen af fotografering (samt opbevaring af billederne) bør dog begrænses så meget som mulig.

Brug af billeder på opslagstavler, skærme og forældreintranet

Datatilsynet har udtalt, at institutioner, skoler mv. gerne må tage billeder af børnene med eller sammen med medarbejderne og dele dem på diverse skærme, opslagstavler og intranettet – også uden samtykke. Man skal dog være opmærksom på, at billederne kun deles med de relevante personer, fx den specifikke klasse/årgang på Aula, og ikke hele årgangen/skolen.

Gruppe- og portrætfotos taget af en professionel fotograf

Datatilsynet har udtalt, at man gerne må bestille en professionel fotograf til at tage gruppe- og portrætbilleder af børn og evt. medarbejdere med henblik på, at fotografen kan sælge billederne til forældre og medarbejdere (inkl. Institutionen) uden samtykke fra forældrene. Ift. salget af billederne, så vil fotografen være ansvarlig for den behandlingen i relation hertil. Bestilte billeder (både portrætbilleder og gruppebilleder af institutionens børn og medarbejdere) må gerne hænges op i institutionen uden samtykke fra forældre og medarbejdere.

Fotobog til når barnet stopper

Datatilsynet har udtalt, at man gerne må – også uden samtykke fra forældrene – gemme udvalgte billeder af hvert enkelt barn fra barnets tid i institutionen med henblik på at lave en fotobog til barnet.

Livestream af læreren og eleverne ved onlineundervisning

Datatilsynet har udtalt, at der ikke er behov for forudgående samtykke fra elever, forældre eller medarbejdere ved brug af kamera/video ved onlineundervisning.

Brug af lukket Facebook-gruppe i et botilbud

Datatilsynet har udtalt, at kommuner gerne må behandle oplysninger, herunder billeder og film med personer, hvis det sker som led i kommunens udførelse af sine opgaver. Datatilsynet mener, at det er sagligt og fornuftigt, at et botilbud informerer pårørende om, hvad beboerne laver, og databeskyttelsesreglerne vil som udgangspunkt ikke stille sig i vejen for det.

Spørgsmål om brug af klassebilleder

Datatilsynet har udtalt, at kommuner gerne må behandle billeder, når det er nødvendigt for udførelsen af dens opgaver. Brug af klassebilleder/gruppebilleder har altid haft en grundlæggende betydning for skoler. Klassebillederne må fortsat gerne hænge fremme på skolen, når eleverne ikke går på skolen længere.

Må taxachaufføren få udleveret billeder af de elever i specialklasserne, han skal hente?

Datatilsynet har udtalt, at når det sker som led i kommunens udførelse af sine opgaver, må kommunen gerne videregive billeder. I det nævnte tilfælde giver det god mening at videregive billederne, så taxachaufføren ved, hvilke børn, der skal hentes

 

Oplysninger om en persons helbredstilstand, som f.eks. medicinske diagnoser, behandlinger, testresultater, medicinering, og andre sundhedsrelaterede data, der dokumenterer en persons fysiske eller mentale helbred kategoriseres som sundhedsoplysninger. Et billede der viser eller giver indikationer af en persons helbredstilstand, kan derfor godt være en personoplysning.

Der gælder særlige regler for udveksling af sundhedsoplysninger efter sundhedsloven, hvorfor Digitalisering og I-sikkerhed altid skal kontaktes før man behandler billeder med helbredsoplysninger.

Billeder skal journaliseres i relevant fagsystem (fx. KMD NOVA) eller gemmes i Skyfish umiddelbart efter de er taget. Herefter skal de slettes fra den konkrete enhed (iPad/mobil/kamera).

Hvis IT-løsninger (fx Aula) giver mulighed for det, skal indbyggede kamerafunktioner i sådanne apps anvendes.

Hvis ikke IT-løsninger giver mulighed for dette, skal billeder i udgangspunktet tages med enheder udleveret af Nyborg Kommune.

1. Colourbox

Nyborg Kommune har indgået aftale med billedbureauet Colourbox, der leverer billeder til mange aviser og større organisationer. De har billeder til enhver lejlighed, som du kan bruge til både brochurer, nyhedsbreve og sider til intranettet.

Kommunen har indgået en aftale, så medarbejdere i Nyborg Kommune kan trække på en database med over 150.000 billeder. Søg på et emne og du vil i de fleste tilfælde få rigtig mange billeder at vælge imellem.

For at hente billeder fra hjemmesiden skal du have et brugernavn og et password. Det skal du selv oprette via dette link:

http://intranet.nyborg.dk/da/Vaerktoej/Kommunikation/Colourbox

Du skal ikke indhente samtykke fra personerne på billedet, når du bruger et billede fra Colourbox. Personerne har givet Colourbox tilladelse til at sælge billedet til offentliggørelse på diverse medier.

Så længe vi har aftalen med Colourbox, kan du fortsætte med at bruge de fotos, du har hentet. Men du skal holde rede på, hvilke fotos du har brugt. Hvis vi opsiger aftalen, har du nemlig tre til tolv måneder til at fjerne fotos fra webmedier. Trykt materiale må fortsat bruges, men laver du et genoptryk, skal du finde nye billeder, eller du skal betale Colourbox for at benytte billederne igen. Fotos må naturligvis ikke bruges privat.

2. Skyfish

Skyfish er kommunens web-baserede interne billeddatabase. Her kan vi samlet opbevare billeder fra Nyborg Kommune. Billederne fra Skyfish kan nemt og hurtigt deles både i og uden for Nyborg Kommune, og der er ingen begrænsninger i filstørrelsen. På den måde undgår du problemer med filer, der er for store til at blive sendt via Outlook.

Databasen består af to dele

1. Det store fællesarkiv, hvor alle har mulighed for at se og hente billeder. 
2. Den enkelt afdelings arkiv, hvor det kun er medarbejderne fra afdelingen/institutionen, der kan se, hente og uploade billeder (her er den enkelte medarbejder forpligtet til at sikre sig rettighederne til billedet).

For at få adgang til systemet skal der indsendes et autorisationsskema på den enkelte medarbejder fra lederens postkasse til byraadssekretariat@nyborg.dk

I arkivet ligger billeder af fx lokalsamfundet, portrætter af byrådsmedlemmer, chefgruppe og borgmester, 3 gode billeder fra en bestemt begivenhed, fra kulturlivet og af naturen omkring os. Du kan også finde kommunens logo i Skyfish.

Det er altså ikke meningen, at der skal ligge 100 billeder fra samme event eller 20 billeder fra hvert af de år, hvor eventen har været afholdt.

Alle billeder i fællesarkivet er frikøbte, så vi kan bruge dem til alle slags materialer – men, vær opmærksom på, at hvis fotografens navn er angivet, skal du skrive det på din publikation, annonce eller lignende.

Angiver du fotografens navn til alle de billeder, som du finder i Skyfish, så kan du frit offentliggøre dem i kommunens regi – og altså ikke til privat brug.

Arbejdet med at uploade billeder til fællesmappen (mappen "Billeder") i Skyfish ligger i Sekretariatet. Ved brug af denne løsning sikrer vi, at vigtige billeder ikke kun findes i de enkelte medarbejderes private mapper, hvor kendskabet til disse er lavt, og de evt. går tabt ved jobskifte m.m.

Det er alles ansvar, at der kommer til at ligge gode billeder i Skyfish. Så har du et eller flere billeder, du gerne vil dele med alle, så kan du sende dem i så god en opløsning som muligt (så mange pixels som muligt)  til byraadssekretariat@nyborg.dk – skriv ’Billeder til Skyfish’ i emnefeltet. Du skal oplyse hvilke ord, der skal knyttes til billedet og evt. fotografens navn. Husk dog, at alle billeder skal være frikøbte, så vi kan bruge dem til alle slags materialer og vær opmærksom på, at fotografens navn skal være angivet, hvis vi skal skrive det på publikationen, annoncen eller lignende. 

Billeder, der skal deles til alle Nyborg Kommunes ansatte, kan med fordel vises i et galleri på intranettet. Husk at sortere ud i billederne, så der ikke er dubletter.

Har du billeder, der skal gemmes for altid, og som ikke er egnet til Skyfish, kan de gemmes i KMD-Sag/Nova. Der oprettes en sag med ordlyden ’Billedarkiv – navn på event’. Husk at afslutte sagen efterfølgende.