GDPR/informationssikkerhed

Det er et krav, at Nyborg Kommune som dataansvarlig myndighed sikrer beskyttelse af personoplysninger.

Informationssikkerhed drejer sig grundlæggende om:

• Fortrolighed – Behandle fortrolige informationer fortroligt
• Integritet – Korrekt og fuldstændigt indhold af informationer
• Tilgængelighed – Mulighed for at opnå adgang til informationer

Nyborg Kommune skal dermed træffe de fornødne foranstaltninger for at beskytte oplysninger mod uautoriseret anvendelse, fejl i de registrerede eller behandlede oplysninger og til at sikre den højst mulige ”oppetid” for vores løsninger.

Troværdigheden på informationssikkerhedsområdet, herunder borgere, virksomheder og samarbejdspartnere må ikke uden berettigelse kunne drages i tvivl. På den måde kan kommunen opnå og bibeholde et godt omdømme over for omverdenen.

Nyborg Kommune vil derfor fastlægge informationssikkerhedsforanstaltningerne som en afvejning mellem de ofte modstridende hensyn, ønsket om høj sikkerhed, hensynet til brugervenlig it-anvendelse og omkostningerne ved investering i i-sikkerhed.

Relevant lovgivning vedrørende informationssikkerhed:

• Databeskyttelsesforordningen
• Databeskyttelsesloven
• Forvaltningsloven
• Arkivloven

Kontraktlige forpligtelser, der påvirker informationssikkerheden:

• Kontrakter på løsninger og samarbejde med eksterne parter
• Databehandleraftaler
• Licensstyring
• Ansættelsesbreve

Personoplysninger er oplysninger, der kan identificere en person. Der skelnes i lovgivningen mellem almindelige personoplysninger - der ikke er beskyttede - kontra oplysninger, der er fortrolige eller følsomme.

Nyborg Kommuner skelner vi ikke mellem fortrolige og følsomme personoplysninger, da vi altid skal behandle og opbevare disse persondata varsomt og i sikre it-systemer.

Tilsvarende skal vi, når vi kommunikerer med borgere, kollegaer og eksterne samarbejdspartnere være opmærksomme på vores tavshedspligt og anvende sikre kommunikationskanaler, når indholdet er følsomt. Læs mere om, hvordan du kommunikerer sikkert under siden Sikker kommunikation.

Almindelige personoplysninger

Alle personoplysninger, som ikke er klassificeret på anden vis, er det vi kalder for almindelige personoplysninger. Eksempler på almindelige personoplysninger kan være:

Navn E-mail Fødselsdato

Adresse Telefonnr. IP-adresse

Følsomme og fortrolige personoplysninger

I praksis opfatter vi fortrolige/følsomme persondata som data, der ikke tåler at blive sendt ud på et ’åbent postkort’. Listen er lang, men kan eksempelvis være:

CPR-nummer Navne- og adressebeskyttelse Helbredsoplysninger

Seksuel orientering Arbejdsløshed Strafbare forhold

 

Behandling af personoplysninger

Enhver håndtering af personoplysninger, herunder indsamling, registrering, ændring, søgning, videregivelse, formidling, begrænsning eller sletning, betragtes som en behandling af oplysningerne.

Gældende for personoplysninger - både almindelige og følsomme/fortrolige oplysninger - er, at de kun må behandles, hvis der er et hjemmelsgrundlag (f.eks. samtykke eller offentlig myndighedsudøvelse). Derudover skal man altid være opmærksom på princippet om dataminimering, som indebærer, at vi kun må behandle nødvendige personoplysninger. Du kan læse mere om dataminimering samt de øvrige principper for behandling af personoplysninger i "Principper for behandling af personoplysninger".

Et eksempel på dataminimering kan være fjernelse af fødselsdato i bilag til åbne dagsordenspunkter. Hvis en borger har skrevet sit cpr-nummer på et dokument, som skal offentliggøres ifm. dagsordenspunkter på hjemmesiden, bør man fjerne hele cpr-nummeret inden offentliggørelse og ikke kun de sidste 4 cifre. Dette skal ikke gøres fordi fødselsdatoen er en fortrolig oplysning, men ud fra princippet om dataminimering.

Principperne, som har karakter af generelle regler, skal ligesom de øvrige regler overholdes, når vi som myndighed behandler personoplysninger.  

De seks principper for behandling af personoplysninger findes i  databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra a-f og er følgende:  

1. Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed:

   Behandlingen skal overholde databeskyttelsesreglerne og være gennemsigtig

2. Formålsbegrænsning:

   Ved indsamling skal det være klart, hvilke saglige formål oplysningerne skal anvendes til. Senere behandling må ikke være uforenelig med disse formål

3. Dataminimering:

   Behandling, herunder opbevaring af oplysninger, skal begrænses til det, der er nødvendigt for at opfylde formålet

4. Rigtighed:

   Oplysninger skal ajourføres, og urigtige oplysninger skal slettes eller berigtiges

5. Opbevaringsbegrænsning:

   Når det ikke længere er nødvendigt at behandle oplysningerne, skal de anonymiseres eller slettes

6. Integritet og fortrolighed:

   Oplysninger må ikke komme til uvedkommendes kendskab, gå tabt eller blive beskadiget  

 

Derudover indeholder databeskyttelsesforordningen et princip om ansvarlighed, hvilket betyder, at vi som myndighed er ansvarlige for og skal kunne påvise, at de ovenstående principper overholdes.  

Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed

Vi skal som dataansvarlig overholde reglerne for behandling af oplysninger og skal give let tilgængelig information om behandlingen af oplysninger. Det indebærer bl.a., at den person, der behandles oplysninger om, som udgangspunkt skal have oplyst, hvem der er ansvarlig for behandlingen af oplysninger, og hvad der er formålet med behandlingen.   

Formålsbegrænsning

Når der indsamles oplysninger, skal vi være opmærksomme på, hvilke formål oplysningerne indsamles til, og det skal være saglige formål. Man må ikke indsamle oplysninger med den begrundelse, at det måske senere kan vise sig nyttigt at være i besiddelse af oplysningerne. Det er i første omgang os som myndighed, som skal vurdere, om en bestemt indsamling af oplysninger er saglig. Det kan bl.a. bedømmes ud fra, om behandlingen sker i forbindelse med løsningen af en opgave, som det er naturligt for os at løse.  

Dataminimering

Behandlingen af personoplysninger skal begrænses til det, der er nødvendigt for at opfylde formålet. Det betyder, at de personoplysninger vi behandler skal være tilstrækkelige, relevante og begrænsede til formålets opfyldelse. Der er således tale om et ”need-to-have”-princip og ikke et ”nice-to-have”-princip.  

Rigtighed

Oplysningerne skal være rigtige og ajourførte, og hvis oplysningerne viser sig at være urigtige, skal de som udgangspunkt slettes eller berigtiges.  

Opbevaringsbegrænsning

Personoplysninger skal slettes eller gøres anonyme, når det ikke længere er nødvendigt for os at have oplysningerne. Det er i første omgang op til os at vurdere, hvor længe det er nødvendigt at opbevare oplysningerne ud fra det formål, som oplysningerne oprindelig blev indsamlet til.  

Integritet og fortrolighed

Oplysninger skal beskyttes mod uautoriseret eller ulovlig behandling, ligesom det skal sikres, at oplysninger ikke går tabt eller bliver beskadiget. Det betyder blandt andet, at vi skal sikre personoplysningernes troværdighed og korrekthed, samt beskytte mod uvedkommendes adgang til personoplysningerne.