Håndtering af borgernes rettigheder iht. GDPR

Når en borger henvender sig personligt eller telefonisk med henblik på at udøve sine rettigheder, skal du sikre dig, at borgeren også er den, som vedkommende præsenterer sig som. Du skal således sikre dig, at du ikke giver uvedkommende personer indsigt i borgerens oplysninger, og du skal sikre dig, at du ikke foretager sletning eller lignende om andre personer, end den, der fremsætter anmodningen.  

Ved personligt fremmøde kan du bede om at se legitimation (fx kørekort, pas eller andet ID). Det er ikke nok, at borgeren oplyser sit cpr.nr.  

Ved telefoniske forespørgsler skal du stille kontrolspørgsmål, så du sikrer dig, at personen er den, han/hun udgiver sig for at være.  

Desuden må du kun sende eventuelle dokumenter via digital post til den borger, henvendelsen handler om. Dette gælder dog ikke, hvis der foreligger en dokumenteret fuldmagt eller et værgemål – her kan du sende dokumenterne til værgen/fuldmægtigen via digital post.  

Du må mundtligt udlevere oplysninger, og du må udlevere dokumenter, hvis:  

• du kender personen og er sikker på, at det er ham/hende, eller
• legitimation med billede er forevist, fx pas, kørekort og lign., eller
• borgeren kan svare på min. 3 kontrolspørgsmål, fx ”Hvad er mellemnavnet?”, ”Hvor boede du før?”, ”Hvor boede din far?” og lign.  

Hvis du er i tvivl, skal du afvise at udlevere oplysninger mundtligt og i stedet sende svar via digital post til den person, som henvendelsen drejer sig om.  

Hvis du ikke kan identificere borgeren, skal du – hvis det er muligt – underrette borgeren om det. Det kan fx tænkes at være i en situation, hvor du alene behandler borgerens e-mailadresse uden at kunne identificere borgeren ud fra e-mailadressen.  

Husk, at pårørende kun kan få oplysninger, hvis der foreligger dokumenteret fuldmagt fra borgeren. Pårørende skal ud over at dokumentere fuldmagt også kunne legitimere sig/ svare på kontrolspørgsmål.

Formålet med indsigtsretten er at give borgerne mulighed for at få oplyst, hvilke personoplysninger kommunen behandler om dem. Dermed skabes der åbenhed omkring de personoplysninger, som Nyborg Kommune behandler. Borgeren kan på den baggrund kontrollere, at personoplysningerne er korrekte og i øvrigt behandles lovligt.  

Der er ingen særlige krav til, hvordan borgeren skal bede om indsigt. Det kan ske via e-mail, brev, telefonisk eller ved personlig henvendelse til kommunen. 

Det er heller ikke et krav, at borgeren begrunder sit ønske om indsigt.

Kommunen kan godt bede borgeren om at præcisere sin anmodning om indsigt. Vi kan dog ikke afvise en anmodning, hvis borgeren ikke ønsker at præcisere den. I så fald skal vi give indsigt i alle de oplysninger, som vi behandler om borgeren.

Tidsfrist for besvarelse af anmodninger om indsigt

Kommunen skal svare på en anmodning om indsigt uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen.  

Hvis anmodningen er kompliceret, kan kommunen forlænge svarfristen med yderligere to måneder. I disse tilfælde skal kommunen senest en måned efter, at vi har modtaget anmodningen, gøre borgeren opmærksom på den forlængede sagsbehandlingstid og begrundelsen herfor.  

Hvis kommunen afviser en anmodning om indsigt, skal borgeren underrettes om dette straks og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen. En afvisning af anmodningen om indsigt er en forvaltningsretlig afgørelse, og afslaget skal derfor indeholde en begrundelse og en klagevejledning i henhold til forvaltningslovens regler herom. Afslag på en anmodning om indsigt kan påklages til Datatilsynet.  

Sådan håndterer du en anmodning om indsigt  

Alle anmodninger om indsigt, der ikke relaterer sig til en bestemt sag eller afdeling behandles i Byrådssekretariatet (ved jurist Christine Stæhr Andersen eller jurist Maria Drud).  

Hvis du modtager en anmodning om indsigt, som er mere generel, dvs. at borgeren anmoder om indsigt i oplysninger om sig selv i hele kommunen eller flere afdelinger i kommunen, skal du derfor sørge for, at anmodningen hurtigt muligt bliver videresendt til byraadssekretariat@nyborg.dk.  

Anmodninger om aktindsigt, som vedrører flere afdelinger, behandles som udgangspunkt også af juristerne i Byrådssekretariatet. Sådanne anmodninger sendes derfor ligeledes til byraadssekretariat@nyborg.dk.  

Indsigtsanmodninger, der skal håndteres i Byrådssekretariatet, bliver journaliseret i KMD Nova under sikkerhedsenheden ”Borgerservice”. Juristerne i Byrådssekretariatet indsamler oplysninger fra de forskellige relevante afdelinger og sørger for, at oplysningerne bliver sendt til borgeren. Oplysningerne bliver indsamlet via kontaktpersoner i de enkelte afdelinger.  

Hvis du modtager en anmodning om indsigt, som udelukkende relaterer sig til en sag eller oplysninger i din afdeling, skal din afdeling selv behandle anmodningen. Det samme gælder i forhold til anmodninger om aktindsigt.  

Du skal være opmærksom på, at der er forskel på en anmodning om aktindsigt i henhold til forvaltningslovens regler og en anmodning om indsigt i henhold til databeskyttelsesreglerne.  

Aktindsigtsreglerne regulerer kommunens forpligtelse til at ud­levere dokumenter og oplysninger.

Indsigtsretten efter databeskyttelses­reglerne regulerer den enkelte borgers ret til indsigt i de oplysninger, som kommunen behandler om den på­gældende. Reglerne giver også ret til oplysning om formålene med behandlingen, hvor oplysningerne stammer fra mv.  

En anmodning om aktindsigt skal besvares snarest og senest syv arbejdsdage efter modtagelsen.  

En anmodning om indsigt skal besvares uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen.  

Der skal som udgangspunkt gives indsigt og/eller aktindsigt efter de regler, der i den konkrete sag/situation er mest gunstig for borgeren.  

Juristerne i Byrådssekretariatet (Christine Stæhr Andersen og Maria Drud) kan kontaktes, hvis der er behov for hjælp til vurdering af, hvorvidt anmodningen skal behandles efter aktindsigtsreglerne eller reglerne om indsigt.  

Hvilke oplysninger skal sendes til borgeren  

Du besvarer indsigtsanmodningen ved at fremsende en kopi af oplysningerne til borgeren.  

Det er kun oplysninger om borgeren selv, der skal udleveres. Hvis der i kopierne fremgår oplysninger om andre personer, skal de sløres eller på anden vis fjernes (medmindre der er tale om børn, som borgeren har forældremyndighed over – oplysninger om borgerens børn behøver man som udgangspunkt ikke at fjerne).  

Foruden kopi af oplysningerne skal borgeren have en række oplysninger om behandlingen. Besvarelsen af indsigtsanmodningen skal derfor i et følgebrev indeholde meddelelse om:  

• formålene med behandlingen
• hvilke personoplysninger der behandles
• konkrete modtagere, som oplysningerne er videregivet til
• eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere, som oplysningerne vil blive videregivet til
• eventuelle modtagere i tredjelande (dette kan f.eks. være tilfældet, hvis en leverandør af et fag-system hoster oplysninger i et andet land)
• hvor oplysningerne stammer fra
• i hvilket tidsrum kommunen opbevarer oplysningerne
• borgerens ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af/ indsigelse mod behandlingen
• retten til at klage til Datatilsynet  

Der er visse typer af oplysninger, som kommunen - på grund af databeskyttelsesreglerne - ikke kan give indsigt i.

De vigtigste undtagelser er:  

• afgørende hensyn til private interesser, herunder hensynet til borgeren selv
• afgørende hensyn til offentlige interesser
• hensynet til forretningshemmeligheder eller ophavsret  

Besvarelsen af indsigtsanmodningen skal være skriftlig, og du skal sørge for, at anmodningen besvares i kortfattet, letforståelig og tilgængelig form i et klart og enkelt sprog.  

Hvis det vurderes, at en indsigtsanmodning skal afvises eller delvist afvises, skal borgeren have en begrundelse herfor samt klagevejledning med oplysning om, at borgeren kan klage til Datatilsynet.  

Der er udarbejdet en tekst , som kan anvendes til besvarelse af indsigtsanmodninger i de tilfælde, hvor der gives indsigt i alle personoplysninger i afdelingen. Du skal selv udfylde de gule felter og i øvrigt rette teksten til, så den passer til den konkrete situation.  

Du finder teksten her  

Husk at du skal sikre dig identifikationen af den borger, der anmoder om indsigt, inden du sender noget til borgeren.   Se mere under "Procedure for identifikation af personer, der anmoder om at udøve deres rettigheder"

Det er vigtigt, at du dokumenterer håndteringen af indsigtsanmodningen. Du skal derfor sørge for at journalisere relevante dokumenter vedr. indsigtsanmodningen, dvs. anmodningen fra borgeren og svar til borgeren. Journaliseringen kan ske i afdelingens fagsystem eller i KMD Nova under afdelingens sikkerhedsenhed.  

Hvis du sender anmodningen videre til håndtering i Byrådssekretariatet, bør du også sørge for at dokumentere, at du har videresendt anmodningen.  

Juristerne i Byrådssekretariatet (Christine Stæhr Andersen og Maria Drud) kan kontaktes ved behov for hjælp til håndtering af en anmodning om indsigt.

Borgerens ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger indebærer, at kommunen ikke må afvise at supplere en sags oplysninger med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre sagen mere fuldstændig og/eller ajourført.  

Tidsfrist for besvarelse af anmodninger om berigtigelse

Kommunen skal svare på en anmodning om berigtigelse uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen.  

Hvis anmodningen er kompliceret, kan kommunen forlænge svarfristen med yderligere to måneder. I disse tilfælde skal kommunen senest en måned efter, at vi har modtaget anmodningen gøre borgeren opmærksom på den forlængede sagsbehandlingstid og begrundelsen herfor.  

Hvis kommunen afviser en anmodning om berigtigelse, skal borgeren underrettes om dette straks og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen. En afvisning om berigtigelse er en forvaltningsretlig afgørelse, og afslaget skal derfor indeholde en begrundelse og en klagevejledning i henhold til forvaltningslovens regler herom. Afslag på en anmodning om berigtigelse kan påklages til Datatilsynet.  

Sådan håndterer du en anmodning om berigtigelse

Anmodninger om berigtigelse behandles af pågældende sagsbehandler.

Hvis du er enig med borgeren i, at oplysningerne er urigtige, berigtiges oplysningerne. Da Nyborg Kommune er en offentlig myndighed, slettes de forkerte oplysninger som udgangspunkt ikke, men de rigtige oplysninger tilføjes til sagen i så nær tilknytning til de urigtige oplysninger som muligt, så det bliver tydeligt og nemt at se, hvad der er rigtige oplysninger, og hvad der er forkerte oplysninger. Når de forkerte oplysninger ikke slettes, skyldes det, at offentlige myndigheder kun i ganske særlige tilfælde kan slette oplysninger, da kommunen skal kunne dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller anden beslutning er truffet på.   

Hvis du ikke er enig med borgeren i, at de registrerede personoplysninger er forkerte, fx fordi der er uenighed om, hvad der er sagt på et møde, er Nyborg Kommune ikke forpligtet til at berigtige oplysningerne. Kommunen har dog en forpligtigelse til at sørge for, at de oplysninger, der behandles er fuldstændige og ajourførte, og du skal derfor dokumentere på sagen, at borgeren ikke mener, at oplysningerne er korrekte, og hvad borgeren mener er korrekt. Det samme gælder i situationer, hvor sagen indeholder kommunens subjektive eller faglige vurdering, og hvor borgeren ikke er enig i den. Her vil kommunen heller ikke være forpligtiget til at berigtige oplysningerne, men du skal sørge for, at det fremgår af sagen, at borgeren er uenig i vurderingen og tilføje borgerens synspunkter.  

Hvis I har videregivet urigtige eller ufuldstændige personoplysninger til tredjemand, fx ved at videresende en sag til behandling i Ankestyrelsen, skal I på eget initiativ kontakte tredjemand og informere om, hvilke tidligere afgivne oplysninger, der er urigtige og videregive de korrekte oplysninger.   

Borgeren skal have et svar på sin anmodning om berigtigelse, hvoraf fremgår, i hvilket omfang anmodningen kan imødekommes. Besvarelsen skal være skriftlig, og du skal sørge for, at anmodningen besvares i kortfattet, letforståelig og tilgængelig form i et klart og enkelt sprog.  

Hvis det vurderes, at en anmodning om berigtigelse skal afvises eller delvist afvises, skal borgeren have en begrundelse herfor samt klagevejledning med oplysning om, at borgeren kan klage til Datatilsynet.  

Husk at du skal sikre dig identifikationen af den borger, der anmoder om berigtigelse, inden du evt. berigtiger noget eller sender noget til borgeren. Se mere under "Procedure for identifikation af personer, der anmoder om at udøve deres rettigheder"

Det er vigtigt, at du dokumenterer håndteringen af anmodningen om berigtigelse. Du skal derfor sørge for at journalisere relevante dokumenter, dvs. anmodningen fra borgeren og svar til borgeren. Journaliseringen kan ske i afdelingens fagsystem eller i KMD Nova under afdelingens sikkerhedsenhed.  

Juristerne i Byrådssekretariatet (Christine Stæhr Andersen og Maria Drud) kan kontaktes ved behov for hjælp til håndtering af en anmodning om berigtigelse.

Det betyder, at Nyborg Kommune ikke er forpligtet til at slette personoplysninger om en borger, hvis andre regler gør, at oplysningerne ikke må slettes. I offentlighedsloven er der regler om notatpligt og journaliseringspligt, der medfører, at offentlige myndigheder kun i meget få tilfælde vil kunne slette et dokument/ en oplysning. Det kan fx være, hvor der er lovhjemmel til at slette et dokument, eller hvor dokumentet ved en fejl er journaliseret på en sag, og hvor dokumentet efterfølgende journaliseres på den korrekte sag.   

Nyborg Kommune skal dermed som udgangspunkt ikke slette personoplysninger. Oplysningerne arkiveres i stedet efter reglerne i arkivloven.  

Sådan håndterer du en anmodning om sletning  

Anmodninger om sletning behandles af pågældende sagsbehandler.   

Borgeren skal have et svar på sin anmodning om sletning, hvoraf fremgår, i hvilket omfang anmodningen kan imødekommes. Besvarelsen skal være skriftlig, og du skal sørge for, at anmodningen besvares i kortfattet, letforståelig og tilgængelig form i et klart og enkelt sprog.  

Anmodningen skal besvares uden unødig forsinkelse.  

Hvis det vurderes, at en anmodning om sletning skal afvises eller delvist afvises, skal borgeren have en begrundelse herfor samt klagevejledning med oplysning om, at borgeren kan klage til Datatilsynet.  

Husk at du skal sikre dig identifikationen af den borger, der anmoder om sletning, inden du evt. sletter noget eller sender noget til borgeren. Se mere under "Procedure for identifikation af personer, der anmoder om at udøve deres rettigheder"

Det er vigtigt, at du dokumenterer håndteringen af anmodningen om sletning. Du skal derfor sørge for at journalisere relevante dokumenter, dvs. anmodningen fra borgeren og svar til borgeren. Journaliseringen kan ske i afdelingens fagsystem eller i KMD Nova under afdelingens sikkerhedsenhed.  

Juristerne i Byrådssekretariatet (Christine Stæhr Andersen og Maria Drud) kan kontaktes ved behov for hjælp til håndtering af en anmodning om sletning.

Nyborg Kommune skal vurdere, om indsigelsen er berettiget eller ej, også selvom behandlingen af personoplysningerne i øvrigt er lovlig.  

I sin indsigelse mod den ellers lovlige behandling kan borgeren imidlertid komme med så tungtvejende grunde til støtte for, at behandlingen ikke bør finde sted. Kommunen skal derfor vurdere nødvendigheden af behandlingen på ny og evt. stoppe behandlingen i forlængelse heraf.  

Et eksempel kan være, at kommunen i et bilag til et åbent dagsordenpunkt har offentliggjort en borgers fødselsdato på kommunens hjemmeside i forbindelse med et høringssvar (det vil som udgangspunkt være lovligt at offentliggøre fødselsdatoen, da der er tale om en ikke-fortrolig personoplysning). Hvis borgeren herefter gør indsigelse mod offentliggørelsen, skal kommunen vurdere, om fødselsdatoen skal fjernes. Samtidig bør man også altid være opmærksom på princippet om dataminimering, som indebærer, at man kun må behandle personoplysninger, der er nødvendige for den opgave, som man skal løse. Man bør derfor overveje, om fødselsdatoen i første omgang bør offentliggøres.  

Sådan håndterer du en anmodning om indsigelse

Anmodninger om indsigelse behandles af pågældende sagsbehandler.  

Borgeren skal have et svar på sin anmodning om indsigelse, hvoraf fremgår, i hvilket omfang anmodningen kan imødekommes. Besvarelsen skal være skriftlig, og du skal sørge for, at anmodningen besvares i kortfattet, letforståelig og tilgængelig form i et klart og enkelt sprog.  

Anmodningen skal besvares uden unødig forsinkelse.  

Hvis det vurderes, at en anmodning om indsigelse skal afvises eller delvist afvises, fordi det vurderes, at behandlingen fortsat er nødvendig, skal borgeren have en begrundelse herfor samt klagevejledning med oplysning om, at borgeren kan klage til Datatilsynet.  

Er kommunen ved lov blevet pålagt at foretage den konkrete behandling af personoplysninger, vil du allerede af den grund ikke kunne imødekomme indsigelsen. Dette vil for en kommune være tilfældet i langt de fleste situationer.  

Husk at du skal sikre dig identifikationen af den borger, der anmoder om indsigelse, inden du sender noget til borgeren. Se mere under "Procedure for identifikation af personer, der anmoder om at udøve deres rettigheder"

Det er vigtigt, at du dokumenterer håndteringen af anmodningen om indsigelse. Du skal derfor sørge for at journalisere relevante dokumenter, dvs. anmodningen fra borgeren og svar til borgeren. Journaliseringen kan ske i afdelingens fagsystem eller i KMD Nova under afdelingens sikkerhedsenhed.  

Juristerne i Byrådssekretariatet (Christine Stæhr Andersen og Maria Drud) kan kontaktes ved behov for hjælp til håndtering af en anmodning om indsigelse.

Sådan håndterer du en anmodning om begrænsning af behandling  

Anmodninger om begrænsning af behandling behandles i Byrådssekretariatet (ved jurist Christine Stæhr Andersen eller jurist Maria Drud).  

Hvis du modtager en anmodning om begrænsning af behandling, skal du derfor sørge for, at anmodningen hurtigt muligt bliver videresendt til byraadssekretariat@nyborg.dk.  

Du bør i afdelingens fagsystem sørge for at dokumentere, at du har videresendt anmodningen.

Retten til dataportabilitet betyder således, at borgeren efter anmodning har ret til at modtage oplysninger om sig selv i et læsevenligt format og til at få flyttet, kopieret eller på anden måde overført sine personoplysninger fra ét IT-miljø i kommunen til et andet uden for kommunen.

Retten til dataportabilitet gælder kun oplysninger, som borgeren selv har givet kommunen, og retten gælder ikke, hvis behandlingen sker i samfundets interesse eller som led i myndighedsudøvelse. Idet langt størstedelen af kommunens opgaver sker som led i myndighedsudøvelse, vil retten til dataportabilitet kun i meget begrænset omfang eller slet ikke være en mulighed for borgeren.  

Sådan håndterer du en anmodning om dataportabilitet  

Anmodninger om dataportabilitet behandles i Byrådssekretariatet (ved jurist Christine Stæhr Andersen eller jurist Maria Drud).  

Hvis du modtager en anmodning om dataportabilitet, skal du derfor sørge for, at anmodningen hurtigt muligt bliver videresendt til byraadssekretariat@nyborg.dk.  

Du bør i afdelingens fagsystem sørge for at dokumentere, at du har videresendt anmodningen.