Arbejdsbeskrivelse for RPA-processer
Her forklarer vi forklarer lidt om, hvilke trin, som man skal igennem fra idé til idriftsættelse af en robot.
Prioritering af RPA-processer foregår internt hos Digitalisering- og I-sikkerhed, og kan evt. løftes op i Digitaliseringsstyregruppen.
1. Indledende møde
Fagområdet skal så vidt muligt udfylde business casen (se nedenfor), og så drøfter vi den på mødet og tilretter. Herudover forventningsafstemmer vi processen.
2. Oprettelse af IT-adgange
RPA-teamet udfylder autorisationsskema, og der oprettes adgang til robotten i de forskellige systemer.
3. Step-by-step workshop
Vi gennemgår, hvad robotten skal gøre trinvis.
Særligt for økonomiske transaktioner: Betalingsprocessen skal godkendes af Økonomiafdelingen, og skal overholde gældende regler i Kasseregnskabsregulativet.
4. Udvikling og beskrivelser af RPA
Her påbegynder RPA-teamet arbejdet med robotten og udarbejder ligeledes kontrakter, flows m.m.
5. Statusmøde(r)
På mødet gennemgås processen, hvor langt udviklingen af robotten er samt eventuelle justeringer.
6. Afleveringsmøde
Her sikres det, at alle er tilfredse med produktet, og processen gennemgås en sidste gang inden idriftsættelse. Kontrakt og flowdiagram gennemgås og der aftales, hvilken dato, robotten skal sættes i gang.
7. Igangsættelse af RPA
Robotten idriftsættes. Den overvåges tæt de første 2 uger af både RPA-teamet og fagområdet, så der kan tages hånd om evt. fejl.
8. Drift og RUS-samtaler
Fagområdet overtaget ansvaret for robotten, og RPA-teamet indkalder til RUS-samtaler (Robot-Udviklings-Samtale) halvårligt, hvor robotten drøftes.